PAGE記賬公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強記賬公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本記賬公司全體員工及在檔案室進行檔案查閱、借閱等活動的外部人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負責集中管理各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則保證檔案內容的完整，涵蓋公司運營的各個方面，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及公司機密、客戶隱私等的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司決策、業(yè)務開展、客戶服務等提供有力支持。二部門職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案室管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司各類檔案，進行分類、編號、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的借閱、查閱進行登記和管理，確保檔案的安全流轉。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.做好檔案室的安全防護工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等。7.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對本部門形成的檔案進行初步整理和分類，確保檔案的質量。三檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.財務會計檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。3.稅務申報及繳納相關資料，如納稅申報表、發(fā)票存根等。4.業(yè)務合同檔案，包括與客戶簽訂的各類記賬服務合同、協(xié)議等。5.員工人事檔案，如入職申請表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。6.內部管理文件，如規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。7.其他與公司經(jīng)營活動相關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件的及時、完整。2.收集的文件應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，一般分為行政管理類、財務會計類、業(yè)務類、人事類等。2.編號為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.文件排列按照文件的形成時間、重要程度等進行排列，確保文件的順序清晰。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號項目名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。四檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務等具有長遠歷史價值和法律意義的檔案，如公司章程修正案、重大投資決策文件等。2.定期保管定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質和重要程度確定。例如，會計憑證保管期限為30年，月度、季度財務報表保管期限為10年等。（二）保管方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，配備檔案柜、貨架等存儲設備，對紙質檔案進行分類存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止紙質檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行存儲，并定期進行備份。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、索引、存儲，確保電子檔案的安全和可檢索性。同時，要制定電子檔案的備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.配備必要的消防設備和器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3做好防潮、防蟲、防盜等工作，安裝防潮設備、防蟲藥品投放裝置，設置防盜報警系統(tǒng)等。4.保持庫房內整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。五檔案的利用（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應根據(jù)申請表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱1.公司內部員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案室，并承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時檔案室工作人員應認真檢查檔案的完整性和質量，如發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄并向借閱人員核實。（三）復印1.查閱人員如需復印檔案，應填寫《檔案復印申請表》，注明復印內容、用途等，經(jīng)審批后，由檔案室工作人員統(tǒng)一復印。2.復印的檔案應與原件內容一致，并加蓋檔案室印章，以證明其真實性和有效性。3.復印后的檔案由查閱人員妥善保管，不得隨意傳播或用于其他非審批用途。六檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對檔案進行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案的保管期限、價值等進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內容、重要程度等因素，結合公司的實際情況，確定檔案是否仍有保存價值，是否需要調整保管期限或進行銷毀。3.鑒定過程中應形成鑒定意見書，詳細記錄鑒定的依據(jù)、結果等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，附上鑒定意見書，報公司領導審批。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應指定專人負責監(jiān)督，并做好記錄。3.銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，保存期限與原檔案保管期限相同。七保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及公司機密、客戶隱私等的檔案信息予以保密。2.在檔案查閱、借閱等過程中，如涉及保密內容，應采取相應的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等。3.嚴禁在非保密場所談論、傳播檔案中的保密信息。（二）安全管理1.加強檔案室的安全防范工作，確保檔案的實體安全。檔案室應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，防止檔案被盜、被搶。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠害等工作，定期檢查檔案存儲環(huán)境和設備，確保檔案的質量不受影響。3.制定檔案安全應急預案，應對可能出現(xiàn)的自然災害、突發(fā)事件等情況，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護檔案的安全。八監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對檔案室管理情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理保管利用等環(huán)節(jié)是否合規(guī)