PAGE康復(fù)科臺(tái)賬檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)康復(fù)科臺(tái)賬檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高康復(fù)科工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本科實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于康復(fù)科全體工作人員在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的各類臺(tái)賬檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映康復(fù)科工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與康復(fù)科工作相關(guān)的各類檔案，避免遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對(duì)于涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自披露。二、臺(tái)賬檔案管理職責(zé)（一）科室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)康復(fù)科臺(tái)賬檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和督促科室工作人員做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案工作的順利開展。3.定期檢查檔案管理工作情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并組織落實(shí)。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與醫(yī)院其他部門及外部機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，保障檔案信息的有效溝通與共享。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)康復(fù)科臺(tái)賬檔案的日常管理工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.建立健全檔案目錄索引和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（三）各崗位工作人員職責(zé)1.在工作過(guò)程中，按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料、記錄等移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.對(duì)本崗位產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行初步整理，保證資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，并配合檔案管理人員做好檔案的歸檔工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料，不得違規(guī)借閱、查閱檔案。三、臺(tái)賬檔案的分類與編號(hào)（一）分類康復(fù)科臺(tái)賬檔案分為醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)科研檔案、行政管理檔案、設(shè)備物資檔案、患者檔案等五大類。1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括康復(fù)治療方案、病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、會(huì)診記錄、治療記錄、康復(fù)評(píng)估報(bào)告等。2.教學(xué)科研檔案：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究論文、科研成果等。3.行政管理檔案：有科室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、考勤記錄、人員考核資料、規(guī)章制度等。4.設(shè)備物資檔案：包含設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說(shuō)明書、設(shè)備維修記錄、物資采購(gòu)清單、出入庫(kù)記錄等。5.患者檔案：主要是患者基本信息、康復(fù)治療記錄、隨訪記錄、滿意度調(diào)查等。（二）編號(hào)1.采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案中的第5份病歷，編號(hào)為2023YL005。2.類別代碼：醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案（YL）、教學(xué)科研檔案（JK）、行政管理檔案（XZ）、設(shè)備物資檔案（SB）、患者檔案（HZ）。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。四、臺(tái)賬檔案的收集與整理（一）收集1.檔案管理人員應(yīng)定期向各崗位工作人員收集檔案資料，明確收集時(shí)間和要求。2.各崗位工作人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理人員，不得拖延或積壓。3.對(duì)于外單位發(fā)送的與康復(fù)科工作相關(guān)的文件、資料等，由專人負(fù)責(zé)簽收，并及時(shí)移交檔案管理人員進(jìn)行登記和整理。（二）整理1.檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。對(duì)同一類檔案資料，按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排序。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備。對(duì)不符合要求的檔案資料，及時(shí)與相關(guān)人員溝通，補(bǔ)充完善。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊規(guī)范。4.按照編號(hào)規(guī)則對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在每份檔案資料首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。五、臺(tái)賬檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照類別分別存放在檔案柜中。每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明類別名稱，便于查找。2.建立檔案歸檔目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查詢。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限，合理安排存放位置。3.對(duì)檔案庫(kù)房配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與歸檔目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施。六、臺(tái)賬檔案的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)科室主任批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行檔案借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并將檔案交借閱人簽收。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)印或摘錄的，須經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。（二）查閱1.本科室工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理人員處進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定要求。2.外單位人員查閱檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)科室主任批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，不得提供涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案資料。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、臺(tái)賬檔案的保密與銷毀（一）保密1.康復(fù)科全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案資料予以保密。2.在檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問(wèn)權(quán)限等，防止檔案信息泄露。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房或泄露給無(wú)關(guān)人員。如因工作需要必須對(duì)外提供檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限、已無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)科室主任審核、醫(yī)院檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)