PAGE鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在歷史研究、社會(huì)治理等方面的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本縣實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于鹿邑縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處以及相關(guān)部門涉及保甲制度檔案的收集、整理、保管、利用等活動(dòng)。定義與原則1.定義：本辦法所稱鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案，是指在鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史上實(shí)施保甲制度過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.原則：遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則，確保檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范、有序進(jìn)行。檔案管理職責(zé)分工檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門開展保甲制度檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案質(zhì)量。3.集中保管鹿邑縣具有重要價(jià)值的鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案，建立健全檔案保管制度，保障檔案安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源共享，提高檔案利用效率。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、本部門保甲制度檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.建立健全本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、本部門的檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，保障檔案管理工作的正常開展。3.按照規(guī)定定期向縣檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的保甲制度檔案，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合縣檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。檔案收集收集范圍1.保甲組織的設(shè)立、變更、撤銷等文件材料。2.保甲長(zhǎng)的任免、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)記錄。3.保甲制度實(shí)施過程中的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。4.保甲戶口清查、田賦征收、治安維護(hù)等工作的文件、報(bào)表、臺(tái)賬等。5.涉及保甲制度的會(huì)議記錄、報(bào)告、批示等。6.與保甲制度相關(guān)的群眾來信來訪、檢舉揭發(fā)材料及處理結(jié)果。7.反映保甲制度實(shí)施情況的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.其他具有保存價(jià)值的與保甲制度有關(guān)的文件材料。收集要求1.各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本單位在工作中形成的與保甲制度相關(guān)的檔案材料。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造、損毀。3.對(duì)散存于個(gè)人手中的與保甲制度有關(guān)的檔案材料，應(yīng)積極動(dòng)員其向所在單位或縣檔案管理部門移交。檔案整理整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。可分為綜合類、組織建設(shè)類、戶口管理類、田賦征收類、治安管理類等類別。2.立卷：將同一類別的檔案材料按照一定的順序進(jìn)行排列，組成案卷。每個(gè)案卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，標(biāo)明文件材料的順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。3.編目：對(duì)整理好的案卷進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括案卷號(hào)、題名、責(zé)任者、起止日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。檔案保管保管場(chǎng)所1.縣檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于保管鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立符合檔案保管要求的檔案室，妥善保管本單位的保甲制度檔案。保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.應(yīng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，如檔案數(shù)字化存儲(chǔ)、縮微技術(shù)等，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。保管期限根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管：反映鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度全貌、具有重大歷史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案材料。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)研究鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史、社會(huì)治理等有重要參考價(jià)值的檔案材料，保管期限一般為50年。3.短期保管：在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限一般為10年。檔案鑒定1.縣檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。檔案利用利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，開展檔案利用工作。2.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)原則：以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)歷史研究為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。利用方式1.查閱：利用者可根據(jù)需要，到縣檔案管理部門或各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門檔案室查閱保甲制度檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門同意后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定繳納復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案材料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。利用審批1.內(nèi)部查閱利用保甲制度檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個(gè)人查閱、借閱、復(fù)制檔案，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并填寫利用申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)1.建立鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.推進(jìn)檔案信息資源共享，提高檔案利用效率，為社會(huì)提供便捷的檔案信息服務(wù)。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保檔案數(shù)字化副本與原件一致。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案的基本信息，如題名、責(zé)任者、日期、保管期限等；全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案的數(shù)字化副本。3.信息管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的防護(hù)措施，確保檔案信息安全。實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.試點(diǎn)階段：選擇部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)或部門作為檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，先行開展檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善方案。3.全面實(shí)施階段：在試點(diǎn)成功的基礎(chǔ)上，全面推進(jìn)鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案信息化建設(shè)工作，確保按時(shí)完成建設(shè)任務(wù)。4.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，檢查建設(shè)成果是否符合規(guī)劃要求，是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查主體1.縣檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)鹿邑縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)保甲制度檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處負(fù)責(zé)對(duì)本轄區(qū)內(nèi)保甲制度檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保障措施的落實(shí)情況。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：縣檔案管理部門和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，督促整改。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，集中力量進(jìn)行整治。3.隨