PAGE管理制度檔案數(shù)字化一、總則（一）目的為了加強公司管理制度檔案的管理，提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和數(shù)字化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的管理制度檔案的數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實反映公司管理制度的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理公司管理制度檔案，保證數(shù)字化檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，保障數(shù)字化檔案的存儲安全，防止信息泄露和丟失。4.便捷性原則：提高檔案檢索、利用的便捷性，為公司管理決策提供高效服務(wù)。二、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的管理制度檔案整理后移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）檔案整理1.對收集到的管理制度檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.按照檔案的形成時間、內(nèi)容類別等進行分類，編制唯一的檔案編號，并建立詳細的檔案目錄。（三）數(shù)字化掃描1.選擇專業(yè)的數(shù)字化掃描設(shè)備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整。2.根據(jù)檔案的紙張類型、大小等選擇合適的掃描分辨率，一般文本檔案分辨率不低于200dpi，圖紙等特殊檔案分辨率根據(jù)實際情況確定。3.對掃描圖像進行去噪、去污、裁剪等預(yù)處理，保證圖像質(zhì)量。（四）圖像存儲1.將數(shù)字化掃描后的圖像存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.建立圖像存儲的索引目錄，方便快速查找和調(diào)用。（五）數(shù)據(jù)掛接1.將數(shù)字化圖像與對應(yīng)的檔案目錄信息進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的關(guān)聯(lián)查詢。2.利用檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。（六）質(zhì)量檢查1.對數(shù)字化后的檔案進行質(zhì)量抽檢，檢查圖像清晰度、完整性、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等。2.發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。三、檔案數(shù)字化管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定公司管理制度檔案數(shù)字化工作計劃和方案。2.組織實施檔案數(shù)字化工作，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。3.對數(shù)字化檔案進行審核、驗收和存儲管理。4.建立和維護檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，提供檔案查詢、利用等服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門管理制度檔案的收集、整理和移交工作。2.配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字化相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）數(shù)字化技術(shù)人員職責(zé)1.負責(zé)數(shù)字化掃描設(shè)備的操作和維護，確保設(shè)備正常運行。2.對掃描圖像進行預(yù)處理和數(shù)據(jù)掛接等技術(shù)處理工作。3.協(xié)助檔案管理部門解決數(shù)字化過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。四、檔案數(shù)字化安全管理（一）存儲安全1.建立安全的存儲環(huán)境，配備防火、防潮、防盜、防蟲等設(shè)施。2.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)存儲安全。3.采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）訪問安全1.對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制訪問人員范圍。2.采用身份認證、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，保障數(shù)據(jù)傳輸安全。3.定期對系統(tǒng)用戶進行安全培訓(xùn)，提高安全意識。（三）保密管理1.對涉及公司機密的管理制度檔案進行加密處理，防止信息泄露。2.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，制定保密制度和措施，加強對數(shù)字化檔案的保密管理。五、檔案數(shù)字化利用（一）查詢服務(wù)1.公司員工可通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)查詢管理制度檔案。2.提供多種查詢方式，如按檔案編號、關(guān)鍵詞、時間范圍等進行查詢。（二）借閱服務(wù)1.確因工作需要借閱數(shù)字化檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，應(yīng)及時歸還檔案。（三）統(tǒng)計分析服務(wù)1.利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對管理制度檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析。2.為公司管理決策提供數(shù)據(jù)支持，如分析制度執(zhí)行情況、制度更新需求等。六、檔案數(shù)字化維護與更新（一）系統(tǒng)維護1.定期對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.及時處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)正常使用。（二）數(shù)據(jù)更新1.隨著公司管理制度的修訂、補充和廢止，及時對數(shù)字化檔案進行更新。2.檔案管理部門應(yīng)定期檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對管理制度檔案數(shù)字化工作進行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、數(shù)字化流程、安全管理、利用情況等方面。（二）考核評價1.建立檔案數(shù)字化工作考核評價機制，對各部門和相關(guān)人員的工作進行考核評價。