PAGE社區(qū)居委會(huì)檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)居委會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)居委會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)居委會(huì)的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)居委會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，方便社區(qū)工作人員、居民及相關(guān)部門查閱和使用檔案。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)居委會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)居委會(huì)的各類檔案，進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲蛀、防盜等工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高社區(qū)工作人員的檔案意識(shí)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等具體工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.積極參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，不斷提高檔案管理水平。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。嚴(yán)格按照檔案管理要求，確保檔案的質(zhì)量。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.社區(qū)居委會(huì)制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等。3.社區(qū)居委會(huì)組織的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.社區(qū)居委會(huì)與居民簽訂的各類協(xié)議、合同等。5.社區(qū)居委會(huì)開展的各項(xiàng)活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。6.社區(qū)居委會(huì)工作人員的人事檔案、考核材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。（三）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。可分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社會(huì)事務(wù)類、綜合治理類、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括社區(qū)居委會(huì)的重要文件、決議、合同等，應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱和利用。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括社區(qū)居委會(huì)的一般性文件、資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、資料等。（三）保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)居委會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案。2.居民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與自身相關(guān)的檔案。3.上級(jí)部門、其他社區(qū)居委會(huì)及相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用方式及限制1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.涉及社區(qū)居委會(huì)機(jī)密或不宜公開的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。3.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào),題名、日期、保管期限等信息。3.經(jīng)社區(qū)居委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理人員和監(jiān)銷人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)居委會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，提升社區(qū)服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。4.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化掃描按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接將掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并