PAGE生產(chǎn)部文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)部文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)生產(chǎn)部各項工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)部各部門及全體員工在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則生產(chǎn)部文件檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則文件檔案應(yīng)如實反映生產(chǎn)部的工作活動和歷史面貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.便于利用原則文件檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于生產(chǎn)部員工查閱和使用，提高工作效率。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件檔案的安全和保密。二、文件檔案管理職責(zé)（一）生產(chǎn)部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)生產(chǎn)部文件檔案管理工作，制定和完善文件檔案管理制度。2.監(jiān)督、檢查文件檔案管理工作的執(zhí)行情況，對存在的問題及時提出整改意見。3.協(xié)調(diào)解決文件檔案管理工作中的重大問題，確保文件檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）文件檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)生產(chǎn)部文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常管理工作。2.按照文件檔案管理制度的要求，對文件檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等工作，確保文件檔案的規(guī)范化管理。3.建立文件檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制文件檔案的借閱范圍和借閱期限，做好文件檔案的借閱記錄。4.定期對文件檔案進(jìn)行清查、核對，確保文件檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。5.負(fù)責(zé)文件檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備的正常運行。6.積極參加公司組織的文件檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。（三）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門文件檔案的齊全、完整。2.督促本部門員工及時將辦理完畢的文件材料按規(guī)定歸檔，對本部門文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3.根據(jù)工作需要，向文件檔案管理員提出查閱文件檔案的申請，并負(fù)責(zé)本部門員工查閱文件檔案的登記和歸還工作。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守文件檔案管理制度，妥善保管好自己在工作中形成的文件材料，及時將辦理完畢的文件材料移交本部門負(fù)責(zé)人或文件檔案管理員。2.按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱文件檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀文件檔案。3.積極配合文件檔案管理工作，為文件檔案的收集、整理、歸檔等工作提供必要的支持和協(xié)助。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.生產(chǎn)計劃類包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.生產(chǎn)指令類如生產(chǎn)任務(wù)單、生產(chǎn)調(diào)度令等。3.工藝文件類工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。4.質(zhì)量文件類質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、質(zhì)量記錄等。5.設(shè)備管理類設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程等。6.安全管理類安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告等。7.物資管理類物資采購計劃、物資出入庫記錄、庫存清單等。8.人員管理類員工考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。9.其他文件類與生產(chǎn)部工作相關(guān)的其他文件，如會議紀(jì)要、通知、報告等。（二）文件編號1.文件編號采用“部門代碼+年份+流水號”的方式，確保文件編號的唯一性。2.部門代碼：生產(chǎn)部代碼為“SC”。3.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。4.流水號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始。5.示例：SC23001，表示生產(chǎn)部2023年形成的第1份文件。四、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作實際需要，明確文件的主題、目的、內(nèi)容和要求。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、明了。3.文件起草人應(yīng)在文件首頁注明起草日期、起草人姓名等信息。（二）文件審核1.重要文件在起草完成后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司政策要求，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確。2.審核人應(yīng)在文件上簽署審核意見和審核日期，并注明審核人姓名。3.經(jīng)審核不符合要求的文件，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，直至審核通過。五、文件的審批與發(fā)布（一）文件審批1.文件審核通過后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，對文件進(jìn)行全面審查，簽署審批意見和審批日期，并注明審批人姓名。2.涉及生產(chǎn)部重大決策、重要事項的文件，需經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.一般文件由生產(chǎn)部經(jīng)理審批即可。（二）文件發(fā)布1.文件經(jīng)審批通過后，由文件檔案管理員負(fù)責(zé)按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行發(fā)布。2.發(fā)布文件時，應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性和完整性，避免出現(xiàn)錯發(fā)、漏發(fā)等情況。3.文件發(fā)布后，文件檔案管理員應(yīng)及時將文件的發(fā)布情況進(jìn)行記錄，包括發(fā)布時間、發(fā)布范圍、接收部門等信息。六、文件的收集與整理（一）文件收集1.文件檔案管理員應(yīng)定期收集各部門及員工在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，確保文件的及時歸檔。2.各部門及員工應(yīng)主動將辦理完畢的文件材料移交文件檔案管理員，不得擅自留存。3.文件收集過程中，應(yīng)注意文件的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文件應(yīng)及時退回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補充或修改。（二）文件整理1.文件檔案管理員收到文件材料后，應(yīng)按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.將整理好的文件按照類別和時間順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、牢固。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的電子文件目錄，便于查找和利用。七、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件整理完畢后，應(yīng)及時歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別和年度順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.建立紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的檔案管理體系，確保文件檔案的安全和完整。電子檔案應(yīng)定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）文件保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速檢索檔案。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進(jìn)行處理。5.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同進(jìn)行，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和安全性。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并在清單上簽字確認(rèn)。八、文件的借閱與使用（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件檔案的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報文件檔案管理員審批。文件檔案管理員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并在申請表上簽字。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《文件借閱申請表》到文件檔案管理員處領(lǐng)取文件檔案。文件檔案管理員應(yīng)按照申請表上的借閱期限進(jìn)行登記，并將文件檔案交給借閱人。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)與借閱申請手續(xù)相同。（二）文件使用1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告文件檔案管理員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人如需復(fù)印或摘錄文件檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件檔案管理員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的文件應(yīng)注明出處，并與原件核對無誤。3.文件使用完畢后，借閱人應(yīng)及時將文件檔案歸還文件檔案管理員。文件檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的文件檔案是否完整、無損，如有問題應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。九、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.生產(chǎn)部員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)經(jīng)營信息等重要文件檔案予以保密。2.在文件的起草、審核、審批、發(fā)布、保管、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將公司文件檔案帶出公司或提供給外部單位和個人。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值或保管期限已滿的文件檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件檔案前，應(yīng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同進(jìn)行，對擬銷毀的文件檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否已無保存價值。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的文件檔案，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明文件檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。《文件銷毀申請表》經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.批準(zhǔn)后的《文件銷毀申請表》交文件檔案管理員組織實施銷毀工作。銷