PAGE培訓檔案管理制度不健全一、總則（一）目的為加強公司培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為公司培訓工作的開展及員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓活動所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓、崗位技能培訓、管理培訓、外部培訓等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應(yīng)如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動從策劃、實施到評估等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及公司機密、員工個人隱私等信息嚴格保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號等工作，確保檔案管理的標準化、規(guī)范化。（四）管理職責1.人力資源部門負責培訓檔案管理制度的制定、修訂和完善。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司培訓檔案的管理工作，對各部門培訓檔案管理情況進行監(jiān)督和指導(dǎo)。負責集中保管公司重要培訓項目的檔案資料，并按規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。2.培訓部門負責本部門組織實施的培訓活動檔案資料的收集、整理、初步審核和移交工作。協(xié)助人力資源部門做好培訓檔案的日常管理和利用工作，提供相關(guān)培訓信息和數(shù)據(jù)支持。3.各部門負責本部門員工參加各類培訓所產(chǎn)生檔案資料的收集、整理和保管工作，并按要求定期向人力資源部門移交。配合人力資源部門和培訓部門做好培訓檔案管理的相關(guān)工作，確保本部門培訓檔案的完整性和準確性。二、培訓檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓計劃檔案1.年度培訓計劃公司年度培訓工作的整體規(guī)劃，包括培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間安排、培訓預(yù)算等。年度培訓計劃的制定依據(jù)、審批文件及調(diào)整記錄。2.專項培訓計劃針對特定崗位、項目或業(yè)務(wù)需求制定的專項培訓計劃，如新產(chǎn)品培訓計劃、領(lǐng)導(dǎo)力提升培訓計劃等。專項培訓計劃的詳細內(nèi)容、實施步驟、預(yù)期效果及相關(guān)審批材料。（二）培訓實施檔案1.培訓通知發(fā)布培訓活動的正式通知，包括培訓主題、時間、地點、培訓講師、培訓對象、培訓內(nèi)容簡介等信息。培訓通知的發(fā)布渠道、發(fā)布時間及相關(guān)簽收記錄。2.培訓教材及資料培訓過程中使用的教材、講義、課件、參考資料等，應(yīng)確保其完整性和準確性。培訓教材及資料的編寫、審核、修訂記錄，以及電子文檔和紙質(zhì)文檔的保存情況。3.培訓簽到表記錄參加培訓人員的姓名、部門、崗位、簽到時間等信息，作為培訓出勤情況的依據(jù)。培訓簽到表應(yīng)妥善保存，以備查詢和核對。4.培訓現(xiàn)場記錄包括培訓照片、視頻、培訓筆記、學員反饋等，反映培訓過程中的實際情況。培訓現(xiàn)場記錄應(yīng)分類整理，與培訓相關(guān)資料相互印證，為培訓效果評估提供參考。5.培訓考核記錄培訓結(jié)束后對學員進行考核的相關(guān)資料，如考試試卷、作業(yè)、實操考核記錄等。培訓考核成績、評語及補考記錄，考核結(jié)果應(yīng)及時反饋給學員和相關(guān)部門。（三）培訓師資檔案1.內(nèi)部培訓師檔案內(nèi)部培訓師的個人基本信息，包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、聯(lián)系方式等。內(nèi)部培訓師的培訓經(jīng)歷、授課經(jīng)驗、專業(yè)技能、培訓課程清單等。內(nèi)部培訓師的培訓效果評估記錄、學員反饋意見及培訓師的改進措施等。2.外部培訓師檔案外部培訓師的基本信息，包括培訓機構(gòu)、培訓師姓名、資質(zhì)證書、授課領(lǐng)域、聯(lián)系方式等。與外部培訓師簽訂的培訓合同、授課協(xié)議等相關(guān)文件。外部培訓師的授課記錄、培訓效果評估報告、費用結(jié)算憑證等。（四）培訓費用檔案1.培訓預(yù)算年度培訓預(yù)算編制情況，包括各項培訓費用的預(yù)算明細、預(yù)算依據(jù)及審批文件。培訓預(yù)算的調(diào)整記錄及相關(guān)審批材料。2.培訓費用報銷培訓費用報銷的相關(guān)憑證，如發(fā)票、收據(jù)、支付憑證等，應(yīng)確保其真實性和合法性。培訓費用報銷審批流程記錄，包括報銷申請、審核意見、審批簽字等。3.培訓費用統(tǒng)計分析定期對培訓費用進行統(tǒng)計分析，包括培訓費用的支出情況、費用構(gòu)成、成本效益分析等。培訓費用統(tǒng)計分析報告，為公司培訓資源配置和成本控制提供決策依據(jù)。（五）培訓效果評估檔案1.培訓前評估對培訓需求進行評估的相關(guān)資料，如培訓需求調(diào)查問卷、崗位技能測評報告、績效分析報告等。培訓前評估的結(jié)果及分析，為培訓方案的設(shè)計和實施提供參考。2.培訓中評估培訓過程中對培訓效果進行評估的相關(guān)記錄，如課堂互動情況、學員參與度、培訓進度跟蹤等。培訓中評估的結(jié)果及反饋，及時發(fā)現(xiàn)培訓過程中存在的問題并進行調(diào)整。3.培訓后評估培訓結(jié)束后對學員進行全面評估的資料，包括考試成績、實操考核結(jié)果、工作績效評估、學員滿意度調(diào)查等。培訓后評估報告，總結(jié)培訓效果，分析培訓目標達成情況，提出改進建議和措施。（六）員工培訓檔案1.員工培訓記錄卡記錄員工參加各類培訓的基本信息，包括培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓成績等。員工培訓記錄卡應(yīng)隨員工個人檔案一并保存，作為員工職業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)。2.員工培訓證書及資質(zhì)證明員工參加培訓獲得的各類證書、資質(zhì)證明等原件及復(fù)印件，如學歷證書、職業(yè)資格證書、培訓結(jié)業(yè)證書等。員工培訓證書及資質(zhì)證明的保管情況及使用記錄。三、培訓檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓活動組織部門應(yīng)在培訓項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、準確，不得遺漏重要信息。對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并進行備份保存。3.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文檔和電子文檔，兩者內(nèi)容應(yīng)保持一致。（二）整理方法1.分類整理：按照培訓檔案的內(nèi)容分類，將各類檔案資料分別整理成冊，便于查找和管理。2.編號標識：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和檢索。同時，在檔案資料上標注分類標識，明確其所屬類別。3.目錄編制：為每一類培訓檔案編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的名稱、編號、日期、來源等信息，方便查閱和核對。4.裝訂歸檔：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保護檔案資料的完整性，避免損壞或丟失。裝訂后的檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放于檔案柜中，并建立相應(yīng)的檔案索引。四、培訓檔案的保管與借閱（一）保管要求1.公司設(shè)立專門的培訓檔案保管場所，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.培訓檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和取用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，以便快速定位所需檔案。3.定期對培訓檔案進行檢查和盤點，確保檔案資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。4.電子培訓檔案應(yīng)存儲于安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)設(shè)置合理的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱培訓檔案的，應(yīng)填寫《培訓檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.借閱人應(yīng)按照申請表中注明的借閱時間及時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當面清點檔案資料的數(shù)量和完整性，并要求借閱人在《培訓檔案借閱登記表》上簽字確認。4.借閱人不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄培訓檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的培訓檔案，不得損壞、丟失。如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。6.涉及公司機密或敏感信息的培訓檔案，借閱時應(yīng)嚴格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，限制借閱范圍，并對借閱人進行保密提醒。五、培訓檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.對涉及公司機密、商業(yè)秘密、員工個人隱私等信息的培訓檔案，應(yīng)嚴格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識，嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理過程中，如需要接觸或處理保密檔案資料的，應(yīng)采取必要的保密措施，如在保密場所進行操作、使用加密設(shè)備等。4.對離職員工的培訓檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進行妥善處理，確保其個人信息的安全和保密。（二）銷毀規(guī)定1.培訓檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)由檔案管理人員提出銷毀申請，并填寫《培訓檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《培訓檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責人審核，人力資源部門負責人批準后，方可進行銷毀。3.銷毀培訓檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性