PAGE基金會(huì)檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基金會(huì)檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。本制度旨在明確基金會(huì)檔案銷毀的原則、范圍、程序等內(nèi)容，保障基金會(huì)各項(xiàng)工作的正常開展，維護(hù)基金會(huì)的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于基金會(huì)總部及下屬各分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的各類檔案的銷毀管理。包括但不限于文件檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、人事檔案、捐贈(zèng)檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.保密性原則：在檔案銷毀過程中，要嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全，防止信息泄露。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確界定需銷毀檔案的范圍和內(nèi)容，避免誤銷重要檔案。4.可追溯性原則：對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便日后查詢和審計(jì)。二、檔案銷毀范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案1.文件檔案：各類已執(zhí)行完畢、無需長期留存的通知、報(bào)告、決議等文件。2.財(cái)務(wù)檔案：超過規(guī)定保管期限的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。3.項(xiàng)目檔案：已完成項(xiàng)目且項(xiàng)目成果已交付使用，相關(guān)檔案不再具有參考價(jià)值的。4.人事檔案：離職人員檔案，在規(guī)定保管期限屆滿后，經(jīng)審核可銷毀的。（二）因機(jī)構(gòu)撤銷、合并等原因不再使用的檔案1.原基金會(huì)分支機(jī)構(gòu)或代表機(jī)構(gòu)撤銷后，其留存的檔案。2.基金會(huì)內(nèi)部部門調(diào)整，不再使用的相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。（三）經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的其他檔案1.重復(fù)、冗余的檔案副本。2.已失效的合同、協(xié)議等檔案。三、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由基金會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、財(cái)務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行全面審查和評估。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件檔案：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途、時(shí)效性等因素，判斷是否已失去參考價(jià)值。例如，已執(zhí)行完畢且無后續(xù)查考需求的臨時(shí)性通知。2.財(cái)務(wù)檔案：按照國家財(cái)務(wù)檔案保管期限規(guī)定，審查會(huì)計(jì)憑證、賬簿等是否達(dá)到保管期限，且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已妥善備份或轉(zhuǎn)移至其他長期保存載體。3.項(xiàng)目檔案：評估項(xiàng)目是否已結(jié)束，項(xiàng)目成果是否已驗(yàn)收合格并交付使用，相關(guān)檔案是否不再對后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施、評估等環(huán)節(jié)具有參考意義。4.人事檔案：依據(jù)人事檔案管理規(guī)定，確定離職人員檔案是否已過保管期限，且無未了結(jié)的人事糾紛或其他需要留存檔案的情況。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對庫存檔案進(jìn)行清查，整理出擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交給鑒定小組，鑒定小組成員根據(jù)各自職責(zé)范圍，對檔案進(jìn)行逐一審查。3.鑒定小組召開會(huì)議，對審查結(jié)果進(jìn)行討論，形成鑒定意見，確定需銷毀檔案的具體范圍。4.對于存在爭議的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)一步查閱相關(guān)資料、咨詢專家意見或進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無誤。四、檔案銷毀程序（一）銷毀申請1.經(jīng)鑒定小組確定需銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至基金會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批基金會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)對《檔案銷毀申請表》進(jìn)行認(rèn)真審查，核實(shí)銷毀檔案的范圍、數(shù)量等信息，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。如審批通過，在申請表上簽署同意銷毀意見；如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門溝通，要求重新核實(shí)或補(bǔ)充相關(guān)材料。（三）銷毀實(shí)施1.選擇具備專業(yè)資質(zhì)的檔案銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)，簽訂委托銷毀合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、銷毀方式、保密要求等條款。2.檔案管理部門按照合同約定，將需銷毀檔案整理、打包，填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并與銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理檔案交接手續(xù)。3.銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)采用符合環(huán)保要求和安全標(biāo)準(zhǔn)的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。在銷毀過程中，檔案管理部門可派人現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作按規(guī)定進(jìn)行。（四）銷毀記錄1.銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)完成銷毀工作后，應(yīng)向檔案管理部門提供《檔案銷毀證明》，證明已將檔案銷毀完畢。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄整理歸檔，保存期限與原檔案保管期限一致。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.基金會(huì)審計(jì)部門定期對檔案銷毀工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查銷毀程序是否合規(guī)、銷毀記錄是否完整、檔案銷毀范圍是否準(zhǔn)確等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對庫存檔案進(jìn)行自查，確保檔案管理工作符合本制度要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理過程中存在的問題。（二）外部監(jiān)督接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案銷毀工作的相關(guān)資料和信息，確?；饡?huì)檔案銷毀工作合法合規(guī)。六、保密與安全（一）保密措施1.在檔案銷毀過程中，參與人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容及銷毀工作相關(guān)信息。2.與銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案銷毀過程中的保密義務(wù)，如因保密不當(dāng)給基金會(huì)造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（二）安全保障1.選擇具備安全保障措施的銷毀服務(wù)機(jī)構(gòu)，確保銷毀場所安全，防止發(fā)生火災(zāi)、爆炸等安全事故。2.在檔案運(yùn)輸過程中，要采取必要的防護(hù)措施，確保檔案安全無損地送達(dá)銷毀地點(diǎn)。七、附