PAGE重點人員幫扶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強對重點人員的幫扶管理工作，規(guī)范幫扶檔案的建立、使用和管理，確保幫扶工作的精準性、有效性和持續(xù)性，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及的各類重點人員幫扶檔案管理工作，包括但不限于因工作失誤、績效問題、心理狀況、家庭變故等因素被列為重點關注對象的員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保幫扶檔案管理工作合法合規(guī)。2.精準幫扶原則：根據(jù)重點人員的具體情況，制定個性化的幫扶措施，提高幫扶工作的針對性和實效性。3.保密原則：對重點人員的個人信息和幫扶檔案內(nèi)容嚴格保密，保護其隱私和權益。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)重點人員的情況變化，及時調(diào)整幫扶措施和檔案內(nèi)容，實行動態(tài)跟蹤管理。二、幫扶檔案的建立（一）建檔主體由人力資源部門牽頭，會同相關業(yè)務部門、心理輔導團隊等組成建檔小組，負責重點人員幫扶檔案的建立工作。（二）建檔流程1.信息收集基本信息：包括重點人員的姓名、性別、年齡、部門、崗位等。問題描述：詳細記錄重點人員存在的問題及表現(xiàn)形式，如工作失誤的具體情況、績效下滑的指標數(shù)據(jù)、心理異常的癥狀表現(xiàn)等。背景資料：了解重點人員的家庭狀況、教育背景、工作經(jīng)歷、近期生活事件等。相關評價：收集上級領導、同事對重點人員的評價和意見。2.綜合評估建檔小組對收集到的信息進行綜合分析，評估重點人員問題的嚴重程度、影響范圍及發(fā)展趨勢。根據(jù)評估結果，確定幫扶等級，分為一般關注、重點關注和特別關注三個等級。3.檔案編制按照統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求，編制重點人員幫扶檔案。檔案內(nèi)容應包括封面、目錄、基本信息表、問題描述、評估報告、幫扶計劃、幫扶記錄、效果評估等部分。對各類信息進行分類整理，確保檔案內(nèi)容完整、準確、清晰。（三）檔案內(nèi)容1.基本信息重點人員的個人基本情況，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。所在部門、崗位、入職時間、學歷、專業(yè)等工作相關信息。2.問題描述詳細記錄重點人員出現(xiàn)的問題及具體表現(xiàn)，如工作業(yè)績不達標、違反工作紀律、人際關系緊張、情緒波動較大等。問題產(chǎn)生的時間、頻率、影響范圍等情況。3.評估報告對重點人員問題的成因分析，包括個人因素、工作環(huán)境因素、家庭因素等。根據(jù)評估結果提出的幫扶建議和初步幫扶計劃。4.幫扶計劃針對重點人員的具體問題，制定個性化的幫扶措施，明確幫扶目標、幫扶內(nèi)容、幫扶責任人、幫扶時間節(jié)點等。幫扶措施應具有可操作性和針對性，如技能培訓、心理輔導、崗位調(diào)整、一對一導師幫扶等。5.幫扶記錄詳細記錄每次幫扶工作的開展情況，包括幫扶時間、地點、參與人員、幫扶內(nèi)容、重點人員反饋等。記錄重點人員在幫扶過程中的表現(xiàn)和變化情況，如工作業(yè)績提升、情緒狀態(tài)改善、人際關系修復等。6.效果評估定期對幫扶效果進行評估，通過對比幫扶前后重點人員的各項指標數(shù)據(jù)，如工作績效、行為表現(xiàn)、心理狀態(tài)等，評估幫扶措施的有效性。根據(jù)效果評估結果，及時調(diào)整幫扶計劃，確保幫扶工作持續(xù)推進。三、幫扶檔案的使用（一）查閱權限1.人力資源部門：負責整體幫扶檔案的管理和協(xié)調(diào)工作，有權查閱所有重點人員幫扶檔案，以便掌握幫扶工作進展情況，進行綜合分析和決策支持。2.幫扶責任人：根據(jù)幫扶工作需要，經(jīng)人力資源部門同意后，可查閱所負責重點人員的幫扶檔案，了解幫扶對象的具體情況，制定和實施幫扶措施。3.相關業(yè)務部門負責人：在涉及重點人員工作安排、績效評估等工作時，可查閱相關幫扶檔案，作為決策參考依據(jù)，但需嚴格遵守保密規(guī)定。4.公司/組織高層領導：因工作需要，經(jīng)人力資源部門審核并報公司/組織主要領導批準后，可查閱重點人員幫扶檔案。（二）使用范圍1.幫扶工作實施：幫扶責任人依據(jù)幫扶檔案制定的幫扶計劃，開展針對性的幫扶工作，確保幫扶措施的有效執(zhí)行。2.績效評估：在對重點人員進行績效評估時，參考幫扶檔案中的相關記錄，綜合考量其在幫扶過程中的表現(xiàn)和進步情況，客觀公正地評價其工作績效。3.崗位調(diào)整：根據(jù)重點人員的幫扶效果和發(fā)展?jié)摿?，結合公司/組織崗位需求，在進行崗位調(diào)整時，將幫扶檔案作為重要參考依據(jù)，確保崗位調(diào)整的合理性和科學性。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：為重點人員制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃時，參考幫扶檔案中對其個人能力、特點、問題及發(fā)展趨勢的分析，提供個性化的職業(yè)發(fā)展建議和指導。（三）信息共享1.在確保重點人員隱私和信息安全的前提下，人力資源部門可根據(jù)工作需要，與相關業(yè)務部門、心理輔導團隊等進行必要的信息共享，以便協(xié)同開展幫扶工作。2.信息共享應遵循嚴格的審批流程，明確共享內(nèi)容、共享對象和共享期限，確保信息的合理使用和安全保密。四、幫扶檔案的管理（一）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保檔案安全存放。2.對重點人員幫扶檔案進行分類存放，按照幫扶等級、時間順序等進行排列，便于查找和管理。3.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行電子化錄入，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案查閱和使用效率。（二）檔案更新1.幫扶責任人應定期對重點人員的幫扶情況進行記錄和總結，及時更新幫扶檔案內(nèi)容。2.當重點人員的情況發(fā)生重大變化，如問題得到解決、出現(xiàn)新的問題、崗位調(diào)整等，應在一周內(nèi)對幫扶檔案進行相應更新，確保檔案信息的及時性和準確性。3.人力資源部門定期對幫扶檔案進行檢查和審核，對不符合要求的檔案內(nèi)容及時通知相關責任人進行整改。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱幫扶檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱人員應嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改檔案內(nèi)容。3.借閱結束后，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（四）檔案銷毀1.重點人員幫扶檔案保存期限為自幫扶結束之日起[X]年。保存期滿后，由人力資源部門會同相關部門對檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司/組織主要領導批準后，對確需銷毀的檔案，應采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括檔案名稱、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，保存期限為[X]年。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：人力資源部門定期對重點人員幫扶檔案管理工作進行自查，檢查檔案建立、使用、管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.審計監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計部門定期對重點人員幫扶檔案管理情況進行審計，重點檢查檔案信息的真實性、完整性、保密性以及幫扶工作的有效性等方面，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題進行嚴肅處理。3.員工監(jiān)督：鼓勵員工對重點人員幫扶檔案管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)操作、信息泄露等問題，可向人力資源部門或公司/組織領導反映，經(jīng)查實后給予相應獎勵。（二）考核辦法1.將重點人員幫扶檔案管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系，設定明確的考核指標和權重。2.考核指標包括檔案建立的及時性、準確性、完整性，幫扶措施的執(zhí)行效果，檔案使用的規(guī)范性，檔案管理的安全性等方面。3.根據(jù)考核結果，對在重點人員幫扶檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表