PAGE退休人員檔檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強退休人員檔案管理，確保退休人員檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所有退休人員檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則退休人員檔案由公司/組織指定的專門部門或崗位進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則檔案內容應真實反映退休人員的工作經歷、政治面貌、獎懲情況等信息，保證檔案信息的準確性。3.安全保密原則采取有效措施確保退休人員檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及個人隱私的檔案內容予以保密。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理流程，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司/組織相關工作提供支持。二、檔案內容（一）履歷材料包括退休人員的個人基本信息登記表、工作經歷表、學歷學位證書復印件、職稱證書復印件等，反映其個人成長軌跡和工作經歷。（二）自傳材料退休人員撰寫的關于自己生平經歷、思想發(fā)展等方面的材料。（三）考核鑒定材料歷年的工作考核表、績效評估報告、獎懲決定等，體現(xiàn)其工作表現(xiàn)和業(yè)績。（四）政治歷史情況的審查材料如入黨入團志愿書、政治歷史問題審查結論等，反映其政治面貌和政治歷史情況。（五）參加黨團組織的材料黨團關系證明、黨團活動記錄等。（六）獎勵材料各級政府、部門及公司/組織頒發(fā)的榮譽證書、獎狀等復印件。（七）處分材料受到黨紀政紀處分或公司/組織內部處罰的相關文件。（八）工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批材料等。（九）其他可供組織參考的材料如體檢報告、培訓結業(yè)證書、專業(yè)技術資格證書等與退休人員工作生活相關的材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門在退休人員辦理退休手續(xù)時，負責收集其檔案相關材料，并確保材料的完整性和真實性。2.各部門應及時將涉及退休人員的考核鑒定、獎懲等材料移交至人力資源部門，以便歸入檔案。3.鼓勵退休人員主動提供本人認為有價值且未納入檔案的相關材料，由人力資源部門審核后決定是否歸入檔案。（二）整理1.人力資源部門指定專人負責檔案整理工作。按照檔案內容分類標準，對收集到的材料進行分類、排序、編目。2.每份材料應保持完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。對于不符合要求的材料，應及時與相關部門或人員溝通補充或更正。3.編制檔案目錄，清晰標注每份材料的類別、名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱。四、檔案保管（一）保管部門退休人員檔案由公司/組織人力資源部門設立的專門檔案庫房進行保管。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施。（二）保管要求1.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和退休人員姓名順序排列，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應控制在適宜范圍內，確保檔案保存環(huán)境良好。（三）電子檔案管理1.建立退休人員電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質檔案內容進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.安排專人負責電子檔案的維護和管理，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格設置電子檔案的訪問權限，只有經過授權的人員才能查閱、修改電子檔案信息，確保電子檔案的安全性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內部因工作需要查閱退休人員檔案的，須填寫《退休人員檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至人力資源部門審批。2.人力資源部門對查閱申請進行審核，批準后方可安排查閱。查閱應在指定的檔案查閱室進行，查閱人員必須遵守檔案查閱紀律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（二）借閱1.特殊情況借閱：因特殊原因需要借閱退休人員檔案的，須由借閱人所在部門負責人簽署意見，并經人力資源部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱人需填寫《退休人員檔案借閱申請表》，明確借閱期限、借閱用途等。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人必須妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復制檔案內容。借閱期滿后，應按時歸還檔案，人力資源部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人的責任。六、檔案轉遞（一）轉遞條件與范圍退休人員因工作調動、戶口遷移等原因需要轉遞檔案的，由人力資源部門根據(jù)相關規(guī)定辦理檔案轉遞手續(xù)。（二）轉遞手續(xù)1.人力資源部門收到檔案轉遞通知后，對檔案進行認真核對，確保檔案材料齊全、完整。2.在檔案轉遞時，應填寫《退休人員檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案轉遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息，并密封檔案，加蓋騎縫章。3.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞給接收單位，并要求接收單位在《退休人員檔案轉遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時返回。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露退休人員檔案中的任何信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，對涉及個人隱私和敏感信息的內容應予以重點保護，不得隨意公開。3.加強對檔案庫房的安全管理，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。（二）安全保障1.配備必要的安全設備，如消防器材、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應按照應急預案及時采取措施，保護檔案安全，并及時向上級報告。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理負責人職責1.全面負責退休人員檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題，為公司/組織相關工作提供檔案信息支持。（二）檔案管理人員職責1.負責退休人員檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。3.根據(jù)工作需要，及時對檔案進行更新和維護，保證檔案內容的準確性和完整性。4.做好檔案管理相