PAGE保理合同及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保理業(yè)務(wù)合同及檔案管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，防范風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司開展的所有保理業(yè)務(wù)，包括但不限于國內(nèi)保理、國際保理等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同及檔案管理合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：合同及檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況。3.完整性原則：涵蓋保理業(yè)務(wù)從受理到結(jié)束的全過程資料，保證檔案資料的全面性。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶信息等予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、保理合同管理（一）合同簽訂前1.業(yè)務(wù)部門對客戶進(jìn)行盡職調(diào)查，收集客戶基本資料、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營情況、信用記錄等信息，形成調(diào)查報(bào)告。2.法務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料進(jìn)行審核，評估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提出法律意見。3.根據(jù)法務(wù)意見，業(yè)務(wù)部門與客戶就保理業(yè)務(wù)條款進(jìn)行協(xié)商，擬定保理合同文本。合同應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、保理金額、融資期限、利率、還款方式、擔(dān)保條款、爭議解決方式等主要內(nèi)容。4.合同文本經(jīng)公司內(nèi)部審批流程，由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門等相關(guān)部門會(huì)簽，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。（二）合同簽訂過程1.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。2.簽訂過程中，應(yīng)確保合同條款清晰、準(zhǔn)確，無歧義。如有修改或補(bǔ)充條款，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同簽訂的具體操作，確保合同簽訂程序符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（三）合同履行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定，履行融資發(fā)放、應(yīng)收賬款管理、催收等義務(wù)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定進(jìn)行資金收付、賬務(wù)處理等工作。3.風(fēng)險(xiǎn)管理部門對合同履行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患并提出預(yù)警。4.如客戶出現(xiàn)違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如停止融資發(fā)放、進(jìn)行催收、行使擔(dān)保權(quán)利等，維護(hù)公司合法權(quán)益。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，共同研究應(yīng)對方案。（四）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)履行與原合同相同的審批程序。2.如客戶出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為或其他法定解除情形，公司有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)通知客戶。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門等相關(guān)部門，并對合同檔案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。三、檔案管理（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括客戶資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等）、盡職調(diào)查報(bào)告、保理合同、應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓通知書、融資憑證、還款記錄、催收記錄等。2.風(fēng)險(xiǎn)管理檔案：包括風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息、風(fēng)險(xiǎn)處置方案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括資金收付憑證、賬務(wù)記錄、利息計(jì)算清單等。4.法務(wù)檔案：包括法律意見書、合同審核意見、訴訟文件等。（二）檔案收集與整理1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)開展過程中及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并按照檔案分類進(jìn)行初步整理。2.檔案資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章齊全，字跡清晰。3.對于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)安全可靠，便于查閱和使用。（三）檔案歸檔1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門按照檔案分類和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引目錄，便于查詢。3.歸檔后的檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定。4.檔案借閱應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。（五）檔案保管期限1.保理業(yè)務(wù)檔案保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。2.對于涉及重大訴訟、仲裁等案件的檔案，應(yīng)在案件終結(jié)后繼續(xù)保管[X]年。3.保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與，形成鑒定意見。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對保理合同及檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，檔案管理是否符合制度要求。2.業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的合同及檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管部門的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于監(jiān)管部門提出指出的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整公司保理合同及檔案管理制度，確保制度的有效性和適應(yīng)性。五、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)部門未履行盡職調(diào)查義務(wù)、合同簽訂審核不嚴(yán)、合同履行不力等原因?qū)е鹿緭p失的，由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)主要責(zé)任。2.因法務(wù)部門法律意見失誤、合同審核把關(guān)不嚴(yán)等原因?qū)е鹿緭p失的，由法務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因財(cái)務(wù)部門資金收付錯(cuò)誤、賬務(wù)處理不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е鹿緭p失的，由財(cái)務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.因風(fēng)險(xiǎn)管理部門風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測不到位、風(fēng)險(xiǎn)處置不力等原因?qū)е鹿緭p失的，由風(fēng)險(xiǎn)管理部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.因檔案管理部門檔案收集不及時(shí)、整理歸檔錯(cuò)誤、查閱借閱管理不善等原因?qū)е鹿緭p失或信息泄露的，由檔案管理部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于因工作失誤導(dǎo)致公司損失的責(zé)