PAGE2019年檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的審批程序，辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料進(jìn)行分類整理，定期移交綜合管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。4.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。8.公司項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料。9.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的文件材料。10.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或機(jī)密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱機(jī)密檔案，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。（三）復(fù)印1.因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.復(fù)印檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋綜合管理部門檔案專用章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，對檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或作為廢紙?zhí)幚?。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集整理，按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件題名,日期,作者,格式,大小等信息，便于檢索和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、存儲(chǔ)，便于查找和管理。3.電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等條件，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案，應(yīng)通過公司電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，按照系統(tǒng)操作流程辦理查閱手續(xù)。2.查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守系統(tǒng)使用規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。3.如需打印電子檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定格式進(jìn)行打印。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.電子檔案的鑒定與銷毀工