PAGE學(xué)生會學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)生會學(xué)生檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生會全體成員的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生的實際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)生會工作期間的各類資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護學(xué)生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、年齡、班級、聯(lián)系方式等基本情況。（二）學(xué)生會任職履歷1.歷任職務(wù)：記錄在學(xué)生會擔(dān)任的具體職務(wù)，如主席、副主席、部長、副部長等。2.任職時間：明確在各職務(wù)上的任職起止時間。3.工作職責(zé)：簡要描述在各職務(wù)上承擔(dān)的主要工作職責(zé)。（三）工作表現(xiàn)記錄1.活動策劃與組織：參與策劃和組織的學(xué)生會活動名稱、時間、地點、活動效果等。2.工作成果：取得的工作成績，如活動獲得的獎項、為學(xué)生會爭取的資源等。3.團隊協(xié)作：在團隊工作中的表現(xiàn)，與其他成員的合作情況、溝通能力等。4.問題解決：處理工作中遇到的問題及解決方案，體現(xiàn)其應(yīng)變能力和工作能力。（四）獎懲情況1.獎勵：獲得的學(xué)校、學(xué)生會或其他組織頒發(fā)的獎勵，包括榮譽稱號（如優(yōu)秀學(xué)生會干部、優(yōu)秀志愿者等）、獎學(xué)金、競賽獎項等，記錄獎勵名稱、頒發(fā)單位、時間。2.懲罰：受到的批評、警告、處分等情況，記錄原因、時間、處理結(jié)果。（五）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)經(jīng)歷1.參加學(xué)生會組織的培訓(xùn)課程：課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容及收獲。2.自主學(xué)習(xí)與提升：參加與學(xué)生會工作相關(guān)的課外學(xué)習(xí)、講座、研討會等情況。（六）其他相關(guān)材料1.個人述職報告：定期撰寫的個人工作述職報告，總結(jié)工作經(jīng)驗和不足。2.工作照片、視頻等資料：能夠直觀反映工作場景和成果的影像資料。3.學(xué)生對學(xué)生會工作的建議和意見：體現(xiàn)其對學(xué)生會發(fā)展的思考和貢獻。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新成員入職：學(xué)生會新成員加入時，由所在部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集其個人基本信息表格，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.信息錄入：將收集到的基本信息錄入電子檔案系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案文件夾，按照統(tǒng)一格式整理存放。3.檔案編號：為每位學(xué)生會成員的檔案分配唯一編號，編號規(guī)則應(yīng)便于識別和查詢。（二）收集要求1.定期收集：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期（每月或每學(xué)期）收集本部門成員的工作表現(xiàn)記錄、獎懲情況等資料，確保檔案內(nèi)容及時更新。2.主動提交：學(xué)生會成員應(yīng)主動向所在部門負(fù)責(zé)人提交個人取得的獎勵證書、培訓(xùn)證明等相關(guān)材料，以便及時歸檔。3.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案收集工作的有序進行。四、檔案整理與分類（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.資料齊全：檢查每份檔案中的資料是否完整，如有缺失應(yīng)及時補充。2.格式規(guī)范：對各類資料進行統(tǒng)一格式排版，如標(biāo)題字體、字號、段落間距等，確保檔案整體美觀。3.順序清晰：按照檔案內(nèi)容的分類順序，依次排列各類資料，便于查閱。（二）分類方法1.按年度分類：將每年的學(xué)生會成員檔案按照年份進行分類存放。2.按部門分類：在每個年度檔案中，再按照成員所在部門進行細(xì)分。3.個人檔案單獨成冊：每個學(xué)生會成員的檔案單獨裝訂成冊，封面標(biāo)注成員姓名、編號、所在部門等信息。五、檔案保管與存儲（一）保管責(zé)任1.專人保管：學(xué)生會設(shè)立專門的檔案保管人員，負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作。2.責(zé)任追究：保管人員應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況，將追究其責(zé)任。（二）存儲方式1.文件柜存儲：采用專用文件柜存放紙質(zhì)檔案，文件柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉。2.電子存儲：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)生會成員檔案信息錄入系統(tǒng)進行存儲。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲環(huán)境要求：檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生會內(nèi)部查閱：學(xué)生會成員因工作需要可查閱本人檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案保管人員同意后，在指定地點查閱。2.上級領(lǐng)導(dǎo)查閱：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生會指導(dǎo)老師等因工作需要查閱學(xué)生會成員檔案時，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)學(xué)生會主席批準(zhǔn)后，由檔案保管人員陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請：學(xué)生會成員因特殊原因需要借閱本人檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由和歸還時間，經(jīng)學(xué)生會主席批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應(yīng)提前向檔案保管人員申請并說明原因。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.建立查閱與借閱登記臺賬：詳細(xì)記錄查閱和借閱的時間、人員、檔案名稱、查閱或借閱理由、歸還時間等信息。2.記錄保存期限：查閱與借閱登記臺賬應(yīng)至少保存[X]年，以備查詢。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.限制接觸：嚴(yán)格限制能夠接觸學(xué)生檔案的人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱檔案。2.信息加密：對電子檔案系統(tǒng)中的學(xué)生檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。3.保密協(xié)議：與接觸檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全防范1.防火防盜：檔案存儲場所應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期檢查：定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全存儲，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.應(yīng)急處理預(yù)案：制定檔案安全應(yīng)急處理預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等情況時，能夠迅速采取有效的應(yīng)對措施，減少損失。八、檔案更新與維護（一）定期更新1.年度更新：每年對學(xué)生會成員檔案進行一次全面更新，確保檔案內(nèi)容與成員實際情況相符。2.實時更新：對于成員工作表現(xiàn)、獎懲情況等信息的變化，應(yīng)及時進行更新，確保檔案的時效性。（二）維護責(zé)任1.檔案保管人員負(fù)責(zé)檔案的日常維護工作，包括檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對損壞的檔案進行修復(fù)等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助檔案保管人員做好本部門成員檔案的更新與維護工作，及時提供相關(guān)資料。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.學(xué)生畢業(yè)離校或退出學(xué)生會后，其檔案保存[X]年后，經(jīng)學(xué)生會主席批準(zhǔn)，可以進行銷毀處理。2.檔案因損壞、遺失等原因無法繼續(xù)保存的，經(jīng)鑒定后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.制定銷毀清單：檔案保管人員應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀檔案的清單，包括檔案編號、姓名、所在部門等信息。2.審批簽字：銷毀清單經(jīng)學(xué)生會主席簽字批準(zhǔn)后生效。3.銷毀實施：由檔案保管人員會同至少一名學(xué)生會成員共同實施銷毀工作