PAGE員工基本信息檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司員工基本信息檔案的管理，確保員工信息的準確性、完整性和安全性，規(guī)范員工信息的使用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工基本信息檔案的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保員工信息管理符合相關(guān)法律要求。2.準確性原則：保證員工信息的真實、準確、完整，避免虛假或錯誤信息。3.保密性原則：對員工信息嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：規(guī)范員工信息檔案的建立、存儲、使用、更新和銷毀等流程。二、員工基本信息檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期：記錄員工的法定姓名、性別及出生年月日。2.民族、籍貫：明確員工所屬民族和籍貫。3.身份證號碼：員工唯一的身份標識。4.婚姻狀況：如未婚、已婚、離異等。5.聯(lián)系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，確保能及時與員工取得聯(lián)系。（二）教育背景1.學歷：從小學到最高學歷的完整記錄。2.畢業(yè)院校：詳細列出畢業(yè)院校名稱。3.專業(yè)：所學專業(yè)。4.入學時間、畢業(yè)時間：明確入學和畢業(yè)的具體年份。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司名稱：記錄員工曾工作過的公司全稱。2.入職時間、離職時間：準確填寫在各公司的工作起止時間。3.職位：在各公司擔任的職位。4.工作職責及業(yè)績：簡要描述在各職位上的主要工作職責及取得的業(yè)績。（四）培訓經(jīng)歷1.培訓課程名稱：參加過的各類培訓課程名稱。2.培訓機構(gòu)：培訓課程的舉辦機構(gòu)。3.培訓時間：培訓開始和結(jié)束的時間。（五）技能證書1.證書名稱：如職業(yè)資格證書、專業(yè)技能證書等。2.頒發(fā)機構(gòu)：證書的頒發(fā)單位。3.頒發(fā)時間：證書獲得的時間。（六）薪酬福利信息1.基本工資：員工的基礎(chǔ)薪資水平。2.績效工資：與績效掛鉤的工資部分。3.獎金：包括月度、季度、年度獎金等。4.福利項目：如社保、公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（七）獎懲記錄1.獎勵類型：如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等。2.獎勵時間：獲得獎勵的時間。3.處罰類型：如警告、記過、辭退等。4.處罰時間：受到處罰的時間及原因。三、員工基本信息檔案的建立（一）新員工入職時1.人力資源部門負責向新員工發(fā)放《員工基本信息登記表》，要求員工如實填寫各項信息。2.新員工應在入職后[X]個工作日內(nèi)將填寫完整的登記表提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的信息進行初步審核，核對身份證等相關(guān)證件原件，確保信息真實準確。（二）信息補充與更新1.員工如個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓經(jīng)歷等發(fā)生變化，應在變化發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)填寫《員工信息變更申請表》，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對變更信息進行審核，必要時要求員工提供相關(guān)證明材料，審核通過后及時更新員工基本信息檔案。四、員工基本信息檔案的存儲（一）存儲方式1.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進行存儲。2.電子檔案存儲在公司專門的人力資源管理系統(tǒng)中，設(shè)置不同的權(quán)限級別，確保信息安全。3.紙質(zhì)檔案按照員工姓名順序進行分類歸檔，存放在專用的檔案柜中。（二）存儲期限1.員工在職期間，其基本信息檔案應持續(xù)保存。2.員工離職后，其基本信息檔案應至少保存[X]年，以滿足可能的查詢和追溯需求。（三）檔案安全1.對電子檔案設(shè)置嚴格的訪問密碼和權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，如外部硬盤或云端存儲。3.紙質(zhì)檔案柜應加鎖，防止檔案丟失或損壞。同時，保持檔案存放環(huán)境的干燥、通風，避免檔案受潮、發(fā)霉。五、員工基本信息檔案的使用（一）內(nèi)部使用1.人力資源部門可根據(jù)工作需要查閱員工基本信息檔案，如進行人員招聘、崗位調(diào)配、績效考核、薪酬核算等。2.其他部門因工作需要查閱員工基本信息檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責人簽字，報人力資源部門負責人審批后，方可查閱。查閱過程中應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。3.公司高層管理人員因決策需要查閱員工基本信息檔案時，可直接向人力資源部門提出申請，人力資源部門應及時提供相關(guān)信息，并做好記錄。（二）外部使用1.如因法律糾紛、政府部門調(diào)查等原因需要向外部機構(gòu)提供員工基本信息時，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導審批，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，辦理必要的手續(xù)。2.向外部機構(gòu)提供員工基本信息時，應確保提供的信息準確、合法，且僅限于必要的范圍。同時，要求外部機構(gòu)對獲取的信息嚴格保密，不得用于其他任何目的。六、員工基本信息檔案的更新（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工基本信息檔案進行全面梳理，核實各項信息的準確性和完整性。2.對于信息發(fā)生變化的員工，及時更新其檔案內(nèi)容，并確保電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性。（二）動態(tài)更新1.員工信息如有實時變化，如職位晉升、薪資調(diào)整、獎懲變動等，人力資源部門應在信息確定后及時更新員工基本信息檔案。2.定期與社保、公積金等相關(guān)部門核對員工信息，確保公司記錄與外部機構(gòu)信息一致，如有差異及時進行調(diào)整。七、員工基本信息檔案的保密與安全（一）保密措施1.與接觸員工基本信息檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。2.對涉及員工隱私的信息，如身份證號碼、薪酬福利等，在使用和傳遞過程中應進行加密處理。3.禁止在非工作場合談論員工基本信息檔案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員泄露員工信息。（二）安全管理1.加強對檔案管理人員的安全意識培訓，提高其對信息安全重要性的認識。2.安裝必要的網(wǎng)絡安全防護軟件，防止電子檔案受到病毒、黑客攻擊等威脅。3.定期對檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失。八、員工基本信息檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其基本信息檔案保存期限屆滿，且不再有查詢和追溯需求時，可以進行銷毀。2.因公司業(yè)務調(diào)整、檔案管理規(guī)定變更等原因，需要銷毀部分不再適用的員工基本信息檔案時，應按照規(guī)定程序進行。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出員工基本信息檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的清單。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由人力資源部門指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.紙質(zhì)檔案應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保信息無法恢復。電子檔案應進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對員工基本信息檔案的管理情況進行自查，檢查檔案的完整性、準確性、保密性等方面是否符合規(guī)定要求。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對檔案管理中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部檢查1.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供員工基本信息檔案管理情況。2.根據(jù)外部檢查意見，及時整改檔案管理中存在的問題，不斷完善管理制度。十、附則（一）解釋