PAGE企業(yè)檔案室保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及檔案室管理的部門(mén)、人員以及與檔案室有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室保密管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)教育，完善保密防護(hù)措施，從源頭上防止檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管控原則：對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等全過(guò)程實(shí)施嚴(yán)格的保密管理。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在檔案室保密管理中的職責(zé)，確保保密工作落實(shí)到人。二、保密職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保檔案使用過(guò)程中的安全。3.定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，保障檔案實(shí)體和信息的安全。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。5.協(xié)助有關(guān)部門(mén)和人員做好檔案保密工作，提供必要的保密培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行保密審查，明確檔案的密級(jí)和保密期限。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，對(duì)涉及本部門(mén)的檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。4.教育本部門(mén)人員遵守檔案保密制度，防止檔案信息在形成過(guò)程中泄露。（三）查閱、借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理查閱、借閱手續(xù)。2.不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容，確需復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意并履行相關(guān)手續(xù)。3.妥善保管所查閱、借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場(chǎng)所查閱、使用檔案。4.查閱、借閱結(jié)束后，及時(shí)歸還檔案，不得留存檔案原件或復(fù)印件。（四）監(jiān)督檢查部門(mén)職責(zé)1.定期對(duì)檔案室保密管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.協(xié)調(diào)解決檔案室保密管理工作中的重大問(wèn)題，保障檔案室保密管理工作的順利開(kāi)展。三、檔案的保密管理（一）檔案的收集與整理1.檔案形成部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.在檔案整理過(guò)程中，要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密審查，確定檔案的密級(jí)和保密期限。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。3.檔案管理人員在接收檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保密標(biāo)識(shí)，確保檔案的完整性和保密性。（二）檔案的存儲(chǔ)1.檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案實(shí)體的安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照不同的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案要進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密區(qū)域，對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止信息泄露。（三）檔案的利用1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室辦理手續(xù)。2.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱、借閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱、使用檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，查閱、借閱人員必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的保密審查，并簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.檔案利用過(guò)程中，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并注明出處。（四）檔案的銷(xiāo)毀1.檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由檔案形成部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度、保管期限等，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息殘留。3.銷(xiāo)毀檔案的過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。四、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和企業(yè)檔案保密管理制度的宣傳教育，使員工了解保密工作的重要性和法律責(zé)任。2.檔案保密知識(shí)培訓(xùn)，包括檔案的密級(jí)劃分、保密期限確定、檔案查閱借閱規(guī)定、檔案安全防護(hù)措施等。3.案例分析，通過(guò)實(shí)際案例分析，讓員工深刻認(rèn)識(shí)檔案保密違規(guī)行為的危害，提高保密意識(shí)。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)保密專(zhuān)家或檔案管理專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案保密知識(shí)和技能。2.開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn)，針對(duì)不同崗位的員工，如檔案管理人員、檔案形成部門(mén)人員、查閱借閱人員等，進(jìn)行有針對(duì)性的保密培訓(xùn)。3.通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、宣傳手冊(cè)等形式，廣泛宣傳檔案保密知識(shí)，營(yíng)造良好的保密氛圍。（三）培訓(xùn)要求1.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案保密知識(shí)的崗前培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。2.對(duì)涉及檔案管理工作的人員，每年至少進(jìn)行一次檔案保密知識(shí)的培訓(xùn)，確保員工掌握最新的保密要求和技能。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織員工進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)和崗位晉升的重要依據(jù)之一。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合保密規(guī)定。2.檔案管理人員的履職情況，如是否嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，是否對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查等。3.檔案安全防護(hù)設(shè)施的運(yùn)行情況，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備是否正常工作。4.員工的保密意識(shí)和行為，是否存在違反檔案保密制度的行為。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查，由檔案室管理人員定期對(duì)檔案室進(jìn)行自查，填寫(xiě)自查報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題。2.不定期抽查，由監(jiān)督檢查部門(mén)對(duì)檔案室進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況和檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查，針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或存在的突出問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入查找原因，采取有效措施加以解決。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限，督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，要依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)整改不力或拒不整改的部門(mén)和人員，要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并采取進(jìn)一步的措施，確保檔案保密管理工作的規(guī)范運(yùn)行。六、保密獎(jiǎng)懲（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)形式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升等，以激勵(lì)員工積極參與檔案保密管理工作。（二）懲罰1.對(duì)違反檔案保