PAGE安全管理部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安全管理部檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在安全管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安全管理部在日常安全管理工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安全管理部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映安全管理工作的實際情況。3.保密性原則：對涉及公司機密和敏感信息的檔案，嚴格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案的整理、分類和保管應(yīng)便于查詢和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責安全管理部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案管理的規(guī)范化。3.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.負責檔案的借閱、歸還登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為安全管理工作提供參考依據(jù)。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進行操作。（二）各部門職責1.各部門負責本部門在安全管理工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交安全管理部檔案管理人員。2.各部門應(yīng)指定專人負責與檔案管理人員的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案移交工作的順利進行。3.在檔案管理工作中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理人員的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全管理相關(guān)的法律法規(guī)、標準規(guī)范、政策文件等。2.安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預案等。3.安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故調(diào)查報告等。4.安全培訓計劃、培訓記錄、考核資料等。5.安全設(shè)施設(shè)備的采購、安裝、維護、檢測等資料。6.危險化學品、易燃易爆物品等的管理資料。7.與外部單位簽訂的安全協(xié)議、合同等。8.其他與安全管理工作有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在安全管理工作中形成的各類文件、資料、記錄收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件、資料、記錄應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并定期進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為法規(guī)標準類、制度文件類、安全檢查類、培訓教育類、設(shè)施設(shè)備類、危險物品管理類、協(xié)議合同類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案的及時入庫。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，便于存放和查找。3.對于重要的檔案，應(yīng)進行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式。（二）保管期限1.法規(guī)標準類、制度文件類檔案應(yīng)長期保管。2.安全檢查類、培訓教育類、設(shè)施設(shè)備類、危險物品管理類等檔案的保管期限根據(jù)實際情況確定，一般不少于[X]年。3.協(xié)議合同類檔案的保管期限按照合同約定執(zhí)行，但不得少于合同履行完畢后的[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止損壞和丟失。3.對于重要的檔案，可采用異地備份的方式，確保檔案的安全性。（四）檔案保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保檔案的安全。2.檔案庫房的溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、通風設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境的良好。五、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱安全管理部檔案的公司內(nèi)部人員。2.經(jīng)公司批準的外部單位人員，如政府監(jiān)管部門、審計機構(gòu)等。（二）借閱手續(xù)1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.外部單位人員借閱檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，方可借閱。3.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的內(nèi)容進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人如需復印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。（五）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)積極為安全管理工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.鼓勵各部門充分利用檔案信息資源，開展安全管理分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓等工作，提高安全管理水平。3.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管價值。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保管價值。3.確保檔案鑒定工作的科學性和準確性，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由安全管理部負責人、檔案管理人員及相關(guān)部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保管價值。2.參考檔案目錄、索引等工具，了解檔案的大致內(nèi)容，提高鑒定效率。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)安全管理部負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明“已銷毀”字樣，并由銷毀人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立安全管理部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和準確性，方便檔案的查詢和利用。3.確保檔案信息的安全，防止信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，便于查詢和檢索。3.檔案信息維護：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護，更新檔案信息，確保信息的準確性和完整性。4.檔案信息安全管理：采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案