PAGE農(nóng)牧局財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)農(nóng)牧局財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合農(nóng)牧局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)牧局機(jī)關(guān)及所屬各單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指農(nóng)牧局在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，以及與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的各類文件、合同、報(bào)表、票據(jù)等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。農(nóng)牧局財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的統(tǒng)一管理，各所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受農(nóng)牧局財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)牧局的財(cái)務(wù)活動情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.安全保密原則。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.便于利用原則。財(cái)務(wù)檔案的管理應(yīng)便于查閱和使用，以滿足農(nóng)牧局內(nèi)部財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督以及對外提供財(cái)務(wù)信息等工作的需要。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議、財(cái)務(wù)票據(jù)存根等。（二）編號財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號方法如下：1.會計(jì)憑證類：按照年份和月份順序編號，如“20XX年X月001號20XX年X月XXX號”。2.會計(jì)賬簿類：總賬編號為“1”，明細(xì)賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，其他輔助性賬簿編號為“5”，然后按照年份和賬簿順序依次編號，如“120XX年”“220XX年”等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：按照年份和報(bào)告類型編號，如“年度財(cái)務(wù)報(bào)告20XX年”“季度財(cái)務(wù)報(bào)告20XX年第X季度”“月度財(cái)務(wù)報(bào)告20XX年X月”。4.其他類：按照不同類別分別編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“61”，銀行對賬單編號為“62”，納稅申報(bào)表編號為“63”等，然后按照年份和順序依次編號，如“6120XX年001號6120XX年XXX號”。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬單位在財(cái)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.各財(cái)務(wù)崗位人員應(yīng)在每月末或每季度末將各自負(fù)責(zé)的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行整理，并移交至檔案管理人員。移交時(shí)應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清單》（見附件1），詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、所屬期間等信息。3.對于外部單位或個(gè)人提供的與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、合同等資料，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)簽收，并按照要求進(jìn)行歸檔。（二）整理1.檔案管理人員收到移交的財(cái)務(wù)檔案后，應(yīng)按照分類和編號要求進(jìn)行整理。對憑證、賬簿、報(bào)表等應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，確保整齊、牢固。2.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的清晰可讀。3.整理過程中應(yīng)檢查檔案資料的完整性，如有缺失應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)并補(bǔ)充。4.對財(cái)務(wù)檔案中的各類文件、合同等應(yīng)進(jìn)行分類編號，并編制目錄（見附件2），以便于查閱。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證類保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿類保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為10年，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告永久保管，財(cái)務(wù)相關(guān)合同協(xié)議按照合同約定的履行期限確定保管期限，財(cái)務(wù)票據(jù)存根保管期限為5年。（二）保管要求1.農(nóng)牧局應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照編號順序存放于檔案柜中，不同類別、不同年份的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。4.檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。5.對電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同時(shí)保管，兩者內(nèi)容應(yīng)一致。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.農(nóng)牧局內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》（見附件3），注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》（見附件4）上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》（見附件5），詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和農(nóng)牧局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求將檔案借出，并與借閱人員辦理交接手續(xù)，填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱交接清單》（見附件6）。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。如因特殊需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和農(nóng)牧局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理人員說明并辦理延期手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、財(cái)務(wù)檔案的移交與銷毀（一）移交1.農(nóng)牧局所屬單位因撤銷、合并等原因終止時(shí)，應(yīng)將本單位的財(cái)務(wù)檔案移交至農(nóng)牧局財(cái)務(wù)部門指定的單位或部門保管。2.移交時(shí)應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清冊》（見附件7），詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.農(nóng)牧局財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定對接收的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理和保管，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（二）銷毀1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員提出銷毀意見，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》（見附件8），詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和農(nóng)牧局分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，并報(bào)同級財(cái)政部門和檔案行政管理部門備案。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，確保銷毀的檔案確屬已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、財(cái)務(wù)檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉財(cái)務(wù)檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。（二）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、移交和銷毀等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（三）定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，保證檔案的安全和完整。做好檔案管理的各項(xiàng)記錄工作，建立健全檔案管理臺賬。（四）積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，掌握新的檔案管理技術(shù)和