PAGE檔案三合一制度編制工作一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案整理、分類、編號及編目等工作，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本檔案三合一制度編制工作方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）編制依據(jù)1.《中華人民共和國檔案法》2.《機關檔案工作條例》3.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）4.其他相關法律法規(guī)及行業(yè)標準（四）基本原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。3.符合國家和行業(yè)有關檔案管理的規(guī)范和標準。二、檔案分類方案（一）分類原則根據(jù)公司檔案的來源、時間、內容和形式等特征，按照科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則進行分類。（二）具體分類1.行政管理類綜合管理：包括公司年度工作計劃、總結、規(guī)章制度、會議紀要、大事記等。組織人事：員工招聘、培訓、考核、任免、獎懲、工資福利、人事檔案等。行政事務：公文處理、機要保密、信訪、接待、車輛管理、辦公用品管理等。財務管理：財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。審計監(jiān)察：內部審計、專項審計、效能監(jiān)察、違紀違規(guī)查處等。法務工作：合同管理、訴訟案件、知識產權保護等。2.業(yè)務經營類市場營銷：市場調研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶信息等。生產管理：生產計劃、調度、質量控制、設備管理、安全生產等。技術研發(fā)：科研項目立項、研究報告、技術合同、專利成果等。物資采購：采購計劃、供應商管理、采購合同、物資驗收等。銷售業(yè)務：銷售合同、銷售統(tǒng)計、售后服務等。3.基本建設類項目前期：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目設計：初步設計、施工圖設計、設計變更等。項目施工：工程招投標文件、施工合同、工程進度報告、工程質量驗收報告等。項目竣工：竣工驗收報告、竣工決算審計報告、工程檔案移交清單等。4.黨群工作類黨組織建設：黨委工作計劃、總結、會議記錄、黨員教育管理等。紀檢工作：黨風廉政建設、紀檢監(jiān)察工作文件、案件查處等。工會工作：工會工作計劃、總結、職工代表大會文件、勞動競賽活動等。共青團工作：團委工作計劃、總結、團員教育管理、青年活動等。5.聲像電子類照片檔案：反映公司重大活動、重要會議、生產經營、基本建設等方面的照片。錄音檔案：公司重要會議、領導講話、專題講座等的錄音資料。錄像檔案：公司重大活動、工程建設、產品宣傳等的錄像資料。電子檔案：公司辦公自動化系統(tǒng)產生的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。三、檔案編號方案（一）編號原則檔案編號應具有唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性，便于檔案的識別、檢索和管理。（二）編號方法1.行政管理類檔案編號采用“年度類別順序號”的編號方法。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類綜合管理中的第1份檔案。其中，“XZ”代表行政管理類，“001”為順序號。2.業(yè)務經營類檔案編號按照“年度業(yè)務類別順序號”進行編號。如：2023SJ005，即2023年市場營銷業(yè)務中的第5份檔案?！癝J”表示業(yè)務經營類市場營銷。3.基本建設類檔案編號采用“項目編號階段順序號”的方式。例如：J202301Q010，其中J代表基本建設類，202301為項目編號，“Q”表示項目前期階段，010是順序號。4.黨群工作類檔案編號編號格式為“年度黨群類別順序號”。如2023DQ003，代表2023年黨群工作類黨組織建設中的第3份檔案?！癉Q”表示黨群工作類。5.聲像電子類檔案編號照片檔案編號：“年度照片類別順序號”，如2023ZP020，“ZP”表示照片檔案，20為順序號。錄音檔案編號：“年度錄音類別順序號”，例如2023LY008。錄像檔案編號：“年度錄像類別順序號”，如2023LX015。電子檔案編號：“年度電子類別順序號”，如2023DZ030。四、檔案編目方案（一）編目原則編目應準確反映檔案的內容和特征，便于檔案的查閱和利用。（二）編目內容1.案卷封面包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、密級、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等內容。2.卷內文件目錄序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.備考表說明卷內文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況。4.檔號章填寫全宗號、年度、保管期限、件號、頁號等。（三）編目要求1.案卷封面應使用耐久性強的書寫材料填寫，字跡工整、清晰。2.卷內文件目錄應按照文件排列順序逐件填寫，題名應準確概括文件主要內容。3.備考表應隨卷內文件一同裝訂，填寫內容應真實、準確。4.檔號章應加蓋在文件首頁右上角適當位置。五、檔案整理流程（一）收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集范圍包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（二）分類1.按照檔案分類方案對收集的檔案進行分類。2.同一類別的檔案應按照時間順序或重要程度進行排列。（三）編號1.根據(jù)檔案編號方案為每一份檔案賦予唯一的編號。2.編號應清晰、準確，便于識別和管理。（四）編目1.按照檔案編目方案進行編目工作。2.編目內容應完整、準確，符合規(guī)范要求。（五）裝訂1.對紙質檔案進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.裝訂應避免壓字、損壞文件。（六）裝盒1.將裝訂好的檔案裝入檔案盒。2.在檔案盒上標明全宗號、年度、保管期限、起止件號等信息。六、檔案保管制度（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備。（二）保管要求1.按照檔案保管期限進行分類存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。（三）借閱管理1.建立檔案借閱登記制度，嚴格登記借閱時間、借閱人、借閱內容等信息。2.借閱檔案應經檔案管理部門負責人批準，借閱期限不得超過規(guī)定時間。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、損毀檔案。（四）保密管理1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全。2.對涉及公司機密的檔案應采取加密存儲、專人保管等措施。3.未經授權，任何人不得擅自查閱、復制、傳播公司機密檔案。七、檔案利用制度（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，為公司各項工作提供支持和服務。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者需求，辦理借閱手續(xù)后提供檔案原件借閱。3.出具證明：為利用者出具檔案相關證明材料。（三）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用內容等。2.申請表經所在部門負責人簽字后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，符合要求的予以辦理。4.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，借閱檔案應按照規(guī)定期限歸還。（四）利用反饋1.檔案管理部門應定期收集利用者對檔案利用工作的意見和建議。2.根據(jù)利用反饋情況，及時改進檔案管理工作，提高檔案利用效率和質量。八、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案專家組成。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值和科學研究價值等。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其價值。2.綜合分析法：結合檔案形成的背景、來源、內容等因素，綜合分析檔案價值。（五）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案題名、文號、責任者、日期、