PAGE檔案館保密提醒制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的保密工作，確保檔案信息的安全，防止泄密事件的發(fā)生，特制定本保密提醒制度，使其成為檔案館工作人員日常工作中的重要指引，保障公司/組織的合法權(quán)益和正常運營秩序，維護國家利益和社會穩(wěn)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館全體工作人員，包括檔案管理人員、查閱利用服務(wù)人員以及其他因工作需要接觸檔案信息的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)以及公司/組織的各項保密規(guī)定，確保保密工作在法律框架內(nèi)進行。2.預(yù)防為主原則強調(diào)保密意識的培養(yǎng)，通過加強教育、完善制度、規(guī)范流程等措施，提前預(yù)防泄密風(fēng)險，做到防患于未然。3.全面覆蓋原則涵蓋檔案館工作的各個環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、銷毀等，確保保密工作無死角。4.責(zé)任明確原則明確各崗位人員的保密職責(zé)，做到責(zé)任到人，一旦出現(xiàn)泄密事件，能夠迅速追溯責(zé)任主體。二、保密提醒的內(nèi)容與要求（一）檔案收集過程中的保密提醒1.在接收各部門或外部單位移交檔案時，提醒移交人員對檔案的完整性和保密性負責(zé)，不得擅自留存、銷毀或泄露檔案內(nèi)容。2.強調(diào)移交檔案過程中要注意包裝和標(biāo)識，避免檔案信息在傳遞過程中被無意獲取或損壞。對于涉及敏感信息的檔案，要采取加密或密封等特殊措施。3.提醒檔案管理人員在接收檔案時，要嚴格按照規(guī)定進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并及時記錄交接情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或損壞，應(yīng)立即與移交人員溝通核實，并采取相應(yīng)的補救措施。（二）檔案整理過程中的保密提醒1.告知檔案整理人員在整理檔案時，要保持工作區(qū)域的相對獨立和安靜，避免無關(guān)人員干擾。對于涉及機密的檔案，應(yīng)在專門的保密場所進行整理。2.提醒整理人員嚴格遵守檔案分類、編號等整理規(guī)則，不得擅自更改檔案內(nèi)容或順序。在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在涉密風(fēng)險，應(yīng)及時向上級報告，并采取相應(yīng)的保密措施。3.強調(diào)整理人員要妥善保管整理過程中使用的工具和設(shè)備，防止因工具丟失或設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息泄露。整理工作結(jié)束后，要對工作區(qū)域進行清理，確保無殘留的檔案碎片或信息。（三）檔案保管過程中的保密提醒1.要求檔案保管人員熟悉檔案庫房的安全保密規(guī)定，嚴格控制庫房進出人員。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房，確需進入的，必須經(jīng)過審批并在專人陪同下進行。2.提醒保管人員定期對檔案庫房進行安全檢查，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施的檢查，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時報告并采取措施加以解決。3.強調(diào)檔案保管人員要按照規(guī)定對檔案進行存放和排列，確保檔案存放有序，便于查找和管理。對于重要或涉密檔案，要采取專柜存放、加密存儲等特殊保管措施，并做好詳細的記錄。4.提醒保管人員在日常工作中要注意個人行為規(guī)范，不得在庫房內(nèi)談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在工作時間以外私自進入庫房查看檔案。離開庫房時，要確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電，防止意外情況發(fā)生導(dǎo)致檔案信息泄露。（四）檔案查閱利用過程中的保密提醒1.在接待查閱利用檔案的人員時，提醒查閱人員遵守查閱利用規(guī)定，不得擅自拍照、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出指定的查閱場所。如需摘抄或復(fù)印檔案，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。2.告知查閱利用服務(wù)人員在提供檔案查閱服務(wù)時，要認真核對查閱人員的身份和查閱權(quán)限，按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案資料。對于涉及敏感信息的檔案，要嚴格限制查閱范圍，并做好查閱記錄。3.提醒查閱利用服務(wù)人員在查閱過程中要關(guān)注查閱人員的行為舉止，如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違規(guī)操作或可能導(dǎo)致檔案信息泄露的行為，應(yīng)及時制止并向上級報告。查閱工作結(jié)束后，要及時收回檔案，檢查檔案是否完整無損，并做好查閱登記的清理工作。（五）檔案銷毀過程中的保密提醒1.要求檔案銷毀人員嚴格按照檔案銷毀程序進行操作，確保銷毀過程的合法性和保密性。在銷毀檔案前，要對擬銷毀檔案進行認真核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.提醒銷毀人員在銷毀檔案時，要選擇安全可靠的銷毀方式和場所，防止檔案信息在銷毀過程中被泄露。銷毀過程要進行全程監(jiān)督，確保銷毀徹底，不留任何痕跡。3.強調(diào)銷毀人員要妥善保管銷毀記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，以備日后查詢和審計。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔。三、保密提醒的方式與頻率（一）方式1.培訓(xùn)教育定期組織檔案館工作人員參加保密培訓(xùn)，通過講解保密法律法規(guī)、案例分析、實際操作演示等方式，提高工作人員的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容要結(jié)合檔案館工作實際，注重實用性和針對性。2.會議提醒在檔案館定期召開的工作會議上，將保密工作作為重要議題進行強調(diào)，提醒工作人員關(guān)注保密事項，及時傳達上級有關(guān)保密工作的指示和要求。3.書面通知對于重要的保密事項或新出臺的保密規(guī)定，以書面通知的形式發(fā)送給檔案館全體工作人員，確保工作人員能夠及時了解并遵守相關(guān)要求。書面通知要明確事項內(nèi)容、執(zhí)行要求和時間節(jié)點，便于工作人員遵照執(zhí)行。4.電子提醒利用公司/組織內(nèi)部的辦公系統(tǒng)、郵件等電子平臺，定期發(fā)布保密提醒信息，如保密小貼士、案例警示等，使工作人員能夠隨時隨地接收保密提醒，強化保密意識。（二）頻率1.培訓(xùn)教育每年至少組織[X]次全面的保密培訓(xùn)，根據(jù)實際情況可適時增加專項培訓(xùn)，如針對新入職人員的保密入職培訓(xùn)、針對特定檔案管理環(huán)節(jié)的專題培訓(xùn)等。2.會議提醒每周的工作例會要安排一定時間進行保密提醒，每月至少召開一次專門的保密工作會議，總結(jié)分析近期保密工作情況，部署下一階段保密工作任務(wù)。3.書面通知根據(jù)保密工作需要，不定期發(fā)布書面通知，確保工作人員能夠及時掌握重要的保密信息和工作要求。對于新出臺的保密法律法規(guī)或公司/組織的重大保密決策，要及時以書面通知的形式傳達。4.電子提醒每周至少發(fā)送[X]次保密相關(guān)的電子提醒信息，內(nèi)容可以是簡短的保密知識、近期保密工作動態(tài)或保密違規(guī)案例通報等，通過多樣化的電子提醒方式，保持工作人員對保密工作的關(guān)注度。四、保密提醒的記錄與管理（一）記錄內(nèi)容1.培訓(xùn)教育記錄詳細記錄每次保密培訓(xùn)的時間、地點、培訓(xùn)內(nèi)容、參加人員、培訓(xùn)講師等信息。同時，要記錄培訓(xùn)效果評估情況，如通過考試、問卷調(diào)查等方式收集工作人員對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和反饋意見。2.會議提醒記錄記錄每次涉及保密提醒的會議時間、會議主題、會議內(nèi)容、參會人員等信息。對于會議中強調(diào)的保密事項和工作要求，要進行詳細記錄，并明確責(zé)任人和完成時間節(jié)點。3.書面通知記錄保存每次發(fā)布的書面通知原件，包括通知標(biāo)題、文號、發(fā)布時間、通知內(nèi)容、接收部門和人員等信息。同時，要記錄通知的發(fā)放情況，如是否有簽收記錄、是否進行了跟蹤反饋等。4.電子提醒記錄通過辦公系統(tǒng)或郵件平臺的后臺記錄，保存每次發(fā)送電子提醒信息的時間、標(biāo)題、內(nèi)容、發(fā)送對象等信息。對于重要的電子提醒信息，要關(guān)注接收人員的閱讀情況和反饋意見，必要時進行電話溝通或再次提醒。（二）記錄保存期限各類保密提醒記錄的保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。對于涉及重要保密事項或具有長期參考價值的記錄，應(yīng)適當(dāng)延長保存期限。（三）管理要求1.設(shè)立專門的保密提醒記錄檔案，對各類記錄進行分類整理、編號歸檔，確保記錄的完整性和可查性。2.定期對保密提醒記錄進行檢查和維護，防止記錄丟失、損壞或信息泄露。如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，要及時進行補充、修正或完善。3.在需要查閱保密提醒記錄時，要嚴格按照規(guī)定的審批程序進行，確保查閱行為的合法性和安全性。查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播或篡改記錄內(nèi)容。五、保密提醒的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.成立保密工作監(jiān)督小組，由檔案館負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括部分資深檔案管理人員和相關(guān)部門代表。監(jiān)督小組定期對檔案館保密提醒制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立內(nèi)部舉報機制，鼓勵檔案館工作人員對違反保密提醒制度的行為進行舉報。對于舉報信息，要及時進行調(diào)查核實，如情況屬實，要依法依規(guī)對違規(guī)人員進行嚴肅處理，并保護舉報人的合法權(quán)益。3.加強與公司/組織內(nèi)部審計、紀檢等部門的協(xié)作，定期開展聯(lián)合檢查，對檔案館保密工作進行全面監(jiān)督，確保保密提醒制度的有效執(zhí)行。（二）考核辦法1.將保密提醒制度的執(zhí)行情況納入檔案館工作人員的績效考核體系，設(shè)定明確的考核指標(biāo)和權(quán)重?？己酥笜?biāo)包括參加保密培訓(xùn)的情況、遵守保密提醒要求的情況、對保密工作的貢獻等方面。2.定期對工作人員的保密工作表現(xiàn)進行評估，根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。對于保密工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予績效加分、晉升機會等；對于違反保密提醒制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、扣減績效分數(shù)、警告、罰款、辭退等處罰。3.考核結(jié)果要及時反饋給工作人員，并與個人績效獎金、職業(yè)發(fā)展等掛鉤，形成有效的激勵約束機制，促使工作人員自覺遵守保密提醒制度，做好保密工作。六、附則（一）解釋權(quán)