PAGE工程建設(shè)檔案館上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、維護(hù)、管理及竣工驗(yàn)收等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建工程以及技術(shù)改造、設(shè)備更新等項(xiàng)目。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程建設(shè)檔案由公司工程建設(shè)檔案館集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。5.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。6.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）工程建設(shè)檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司工程建設(shè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司各類工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為公司各部門及項(xiàng)目建設(shè)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極配合工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、審計(jì)、稽查等工作。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理意識(shí)。6.參與公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各類文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司工程建設(shè)檔案管理制度的要求，及時(shí)向工程建設(shè)檔案館移交項(xiàng)目檔案，并辦理交接手續(xù)。3.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理的日常工作，接受工程建設(shè)檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。4.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位做好檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的同步形成和規(guī)范整理。（三）參建單位職責(zé)1.嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同要求，做好本單位承擔(dān)工程建設(shè)任務(wù)中形成的文件資料的收集、整理和歸檔工作。2.接受項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將整理好的檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位，并協(xié)助做好檔案的審核和驗(yàn)收工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)文件。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類整理，做到字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.收集的電子文件應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照工程建設(shè)項(xiàng)目的階段、專業(yè)等進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。2.組卷：將同一類別的文件資料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，便于查找和利用。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄、備考表等，填寫檔案的編號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，確保檔案編目準(zhǔn)確、規(guī)范。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中及時(shí)將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。（二）移交時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案移交工程建設(shè)檔案館。2.對(duì)于分階段竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，應(yīng)在每個(gè)階段竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將該階段形成的檔案移交工程建設(shè)檔案館。（三）移交手續(xù)1.項(xiàng)目建設(shè)單位向工程建設(shè)檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、移交日期等信息，并一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.工程建設(shè)檔案館應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目建設(shè)單位溝通解決。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.工程建設(shè)檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用裝訂、裝盒等方式進(jìn)行保管，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的實(shí)體安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、定期備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.凡因工作需要查閱檔案的單位和個(gè)人，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.工程建設(shè)檔案館對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核后，為查閱人提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和工程建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)向工程建設(shè)檔案館出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息，并承諾按時(shí)歸還。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的安全和完整。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工程建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和同類項(xiàng)目檔案的鑒定經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并一式三份，分別由工程建設(shè)檔案館、財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)留存。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工程建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司工程建設(shè)項(xiàng)目提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合工程建設(shè)檔案管理的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能的自動(dòng)化管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。