PAGE貧困生資助檔案保管制度一、總則（一）目的為加強貧困生資助檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在貧困生資助工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類貧困生資助項目所涉及的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映貧困生資助工作的實際情況，確保信息準確無誤。2.完整性原則：全面收集、整理貧困生資助過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及貧困生個人隱私的信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有序進行。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善貧困生資助檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理貧困生資助檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行全面監(jiān)督和指導。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理工作質量。（二）資助工作人員職責1.在資助工作過程中，負責及時收集、整理本崗位產(chǎn)生的各類文件、資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號，定期移交檔案管理部門。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保所提供檔案材料的真實性、完整性和準確性，不得擅自涂改、偽造檔案內容。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，及時歸還檔案。（三）其他部門職責1.各部門應積極配合檔案管理部門做好貧困生資助檔案的管理工作，在工作中形成的與資助相關的文件、資料，應及時移交檔案管理部門。2.對涉及貧困生資助的重大事項，相關部門應主動提供必要的文件、資料，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集和整理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.貧困生資助申請材料，包括申請表、家庭經(jīng)濟情況證明、相關證件復印件等。2.資助審核過程中形成的各類文件、資料，如審核意見、公示材料、評審記錄等。3.資助資金發(fā)放憑證，如銀行轉賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收單等。4.受資助學生的反饋材料，如感謝信、學習成績進步證明等。5.與貧困生資助工作相關的其他文件、資料，如政策文件、會議紀要、調研報告等。（二）收集要求1.資助工作人員應在工作結束后及時將相關文件、資料收集齊全，確保檔案材料的時效性。2.收集的檔案材料應內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.按照貧困生資助項目的類別和時間順序進行分類，同一項目的檔案材料集中整理。2.對每份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，確保目錄與檔案內容一一對應。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明項目名稱、檔案類別、起止日期等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。3.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，便于檔案管理工作的開展。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式，確保檔案信息的安全和完整。2.紙質檔案應按照檔案類別和保管期限進行分類存放，排列整齊有序，便于查找和利用。3.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應選用質量可靠、存儲容量足夠的設備，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（三）保管期限1.貧困生資助檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括資助政策文件、重大資助項目的相關材料、涉及貧困生權益的重要文件等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括資助申請材料、審核記錄、資金發(fā)放憑證等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的工作文件、臨時性的資助材料等。5.檔案保管期限屆滿后，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和有效利用。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴格限制無關人員進入檔案庫房。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作的安全運行。4.制定檔案應急預案，對可能發(fā)生的自然災害、火災、盜竊等突發(fā)事件，應制定相應的應對措施，確保檔案的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱貧困生資助檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內容進行審核，符合查閱規(guī)定的，予以批準，并指定專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、污損檔案內容。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱貧困生資助檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理部門應向借閱人員出具《檔案借閱清單》，明確檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等內容，并要求借閱人員簽字確認。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的責任。5.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人員溝通解決。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期限屆滿的貧困生資助檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、資助工作人員代表等組成。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應明確檔案的存毀情況，對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，報檔案管理部門負責人審核，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責