PAGE單位檔案管理制度不健全[單位名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。單位檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映單位各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則。全面收集、整理單位工作活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足單位各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是單位檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定和完善單位檔案管理制度，對單位檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計單位各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格控制檔案的流向。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位全體員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對收集到的文件材料進行初步整理，分類存放，并定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財務(wù)憑證等。3.本單位召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.本單位開展的各類活動形成的文件材料，如調(diào)研活動、培訓(xùn)活動、宣傳活動等。5.本單位機構(gòu)設(shè)置、人員任免、職稱評定、工資調(diào)整等方面的文件材料。6.本單位固定資產(chǎn)管理、物資采購、招投標(biāo)等方面的文件材料。7.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件材料。8.本單位員工個人在工作中形成的重要文件材料，如科研成果、獲獎證書等。（二）收集要求1.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成的時間順序或重要程度進行排列。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號方法可采用“年度類別順序號”的形式，如“2023行政001”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂成冊，隨檔案一同保管；另一份制成電子文檔，便于計算機檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)拆除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.對破損、褪色或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點和發(fā)展的觀點，從單位工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值，綜合考慮檔案的重要性、完整性和系統(tǒng)性。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年不等。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定失去保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊》報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施銷毀工作。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字注明銷毀情況。5.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》存檔備查。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》（見附件），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱本單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人同意。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定填寫《檔案查閱申請表》，明確查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.綜合檔案室檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，對檔案進行查找，并提供相應(yīng)的檔案供查閱人員使用。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上登記查閱時間、檔案名稱、查閱目的等信息，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。4.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印件、照片應(yīng)與原件核對無誤后，加蓋綜合檔案室印章。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案安全。（三）利用服務(wù)綜合檔案室應(yīng)積極為單位各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)單位工作需要，及時、準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案信息。同時，應(yīng)加強對檔案利用效果的跟蹤和反饋，了解檔案在單位工作中的作用，不斷改進檔案管理工作。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確和及時。（二）移交工作1.單位撤銷、合并或職能調(diào)整時