PAGE檔案室相關(guān)文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文件形成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對各類文件實行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理活動合法合規(guī)。3.高效利用原則：在確保文件安全的前提下，充分發(fā)揮文件的作用，提高文件利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、文件管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司文件管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等，確保文件的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對文件進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立健全文件檢索體系，方便文件的查找和利用。4.定期對文件進行鑒定，對已失去保存價值的文件，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。5.負責(zé)文件的借閱、歸還、查閱等服務(wù)工作，嚴格執(zhí)行文件借閱審批制度，確保文件的合理使用。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進文件管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高文件管理效率和服務(wù)水平。7.對公司各部門文件管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織文件管理培訓(xùn)，提高員工的文件管理意識和技能。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件的形成、收集、整理和歸檔工作，確保文件的真實、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司文件管理制度的要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件。3.嚴格執(zhí)行文件借閱審批制度，對本部門借閱的文件負責(zé)催還和保管，確保文件安全。4.配合檔案室做好文件管理的其他相關(guān)工作，如文件鑒定、銷毀等。（三）文件形成部門職責(zé)1.文件形成部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的收集、整理和歸檔工作，確保文件的形成過程符合公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定。2.在文件形成過程中，應(yīng)保證文件內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，對文件的格式、字體、編號等進行規(guī)范統(tǒng)一。3.及時將形成的文件移交本部門檔案管理人員進行整理和歸檔，不得積壓或擅自銷毀文件。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的文件，如合同協(xié)議、項目文檔、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)文件：公司財務(wù)方面的文件，如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事文件：關(guān)于公司員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、檔案等方面的文件。5.技術(shù)文件：公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件，如技術(shù)圖紙、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。（二）編號規(guī)則1.文件編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。2.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)文件分類，分別用兩位大寫字母表示，如行政文件用“XZ”表示，業(yè)務(wù)文件用“YW”表示等。4.流水號：按文件形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號，如“0001”“0002”等。5.示例：2023年第5份行政文件的編號為“2023XZ0005”。四、文件的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照公司文件管理制度的規(guī)定，及時收集本部門形成的各類文件，確保文件不遺漏、不丟失。2.對于外來文件，如上級機關(guān)下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)指定專人負責(zé)簽收、登記，并及時移交檔案室或相關(guān)部門處理。3.文件收集過程中，應(yīng)注意文件的完整性，包括正文、附件、簽字頁等，確保文件內(nèi)容完整無缺。（二）整理方法1.按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件進行分類。2.對每份文件進行編號，編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識別和管理。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。4.按照文件的形成時間順序或重要程度進行排列，確保文件排列有序。5.對文件進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。對于紙張較多的文件，可采用三孔一線或膠裝的方式裝訂。6.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、頁號等信息，確保目錄與文件內(nèi)容一致。五、文件的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在文件形成后的次年上半年內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件移交檔案室。2.對于重大項目文件、重要合同協(xié)議等，應(yīng)在項目結(jié)束或合同履行完畢后的一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的文件進行核對，確保文件編號、題名、日期等信息準(zhǔn)確無誤。2.填寫《文件歸檔移交清單》，清單應(yīng)包括文件編號、題名、日期、頁數(shù)、移交部門、移交人、接收人等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。3.將《文件歸檔移交清單》一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨文件移交檔案室。4.檔案室接收文件后，按照檔案管理要求進行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。六、文件的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保文件的安全保存。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并根據(jù)文件的類別、數(shù)量等合理安排存放空間。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的文件，如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀要等，應(yīng)永久保管。3.長期保管的文件：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件，保管期限一般為15年至50年，如重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表等。4.短期保管的文件：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的文件，保管期限一般為5年以下，如一般性的通知文件、臨時性的工作計劃等。（三）定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對文件進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查文件的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并分析原因，采取相應(yīng)的改進措施，確保文件的安全保管。七、文件的利用（一）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、題名、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司機密的文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可借閱。3.檔案室對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并向借閱人提供相應(yīng)的文件。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞文件，如有遺失或損壞，應(yīng)及時向檔案室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱文件，可直接到檔案室查閱。查閱時，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并對查閱情況進行登記。2.查閱重要文件或涉及公司機密的文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱人應(yīng)在檔案室指定的地點查閱文件，不得將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用統(tǒng)計1.檔案室應(yīng)建立文件利用統(tǒng)計制度，對文件的借閱、查閱等利用情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括文件編號、題名、利用時間、利用部門、利用人等信息，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期上報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.通過文件利用統(tǒng)計分析，了解文件的利用需求和規(guī)律，為優(yōu)化文件管理提供依據(jù)。八、文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文件鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理的原則。2.對文件的鑒定，應(yīng)從文件的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，準(zhǔn)確判斷文件的保存價值。（二）鑒定組織1.成立文件鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.文件鑒定小組負責(zé)對公司到期文件進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份文件進行逐件審查，根據(jù)文件的保存價值確定其保管期限。2.分析比較法：通過對同類文件的分析比較，判斷文件的保存價值。3.效益評估法：從文件對公司工作的實際效益出發(fā)，評估文件的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，由文件鑒定小組填寫《文件銷毀清單》，注明文件編號、題名、日期、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實施銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢