PAGE律所印章及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律所印章及檔案管理，保障律所正常運(yùn)營，維護(hù)律所合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于律所全體員工。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章及檔案管理合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確印章及檔案管理責(zé)任人，實(shí)行專人專管。3.安全保密原則：確保印章及檔案的安全，防止泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則：在保證安全的前提下，提高印章及檔案使用效率，滿足律所業(yè)務(wù)需求。二、印章管理（一）印章種類1.律所公章：用于律所對外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)的簽署。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等的蓋章。4.合同專用章：用于律所簽訂合同的蓋章。5.部門章：用于律所內(nèi)部部門文件、通知等的蓋章。（二）印章的刻制1.印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要提出申請，經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.新刻印章需在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。（三）印章的保管1.律所公章、法定代表人章由律所負(fù)責(zé)人指定專人保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜，應(yīng)立即報告律所負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)措施，防止損失擴(kuò)大。3.印章保管人因特殊原因需要臨時交接印章時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。（四）印章的使用1.使用印章必須填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、文件名稱、使用部門、使用人等信息，并按規(guī)定程序?qū)徟?.審批流程：一般文件、合同等由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同等由律所負(fù)責(zé)人審批。涉及財務(wù)事項(xiàng)的文件由財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，律所負(fù)責(zé)人審批。3.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請表》用印，核對用印文件內(nèi)容與申請表一致，不得擅自更改或擴(kuò)大用印范圍。4.用印時應(yīng)在文件規(guī)定位置加蓋印章，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊。5.用印完畢后，印章保管人應(yīng)及時將印章歸位保管，并在《印章使用登記表》上記錄用印時間、文件名稱、用印人等信息。（五）印章的停用與銷毀1.因律所機(jī)構(gòu)變更、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政部門提出申請，經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時收回，由行政部門統(tǒng)一保管。3.對于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，報律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在律所負(fù)責(zé)人或指定人員的監(jiān)督下銷毀，并留存銷毀記錄。三、檔案管理（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類案件的卷宗、法律文書、證據(jù)材料等。2.行政檔案：包括律所的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.財務(wù)檔案：包括財務(wù)報表合同、票據(jù)、憑證等。4.人事檔案：包括員工的入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。（二）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案收集人應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效的資料，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.整理后的檔案應(yīng)按照一定的順序編號、裝訂，并編制檔案目錄。（三）檔案的歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，由檔案管理人員統(tǒng)一保管。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺賬，記錄檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于查找和利用。（四）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱事由、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，并按規(guī)定程序?qū)徟?.審批流程：一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要檔案由律所負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員應(yīng)按照審批后的《檔案借閱申請表》提供檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向借閱人提出。（五）檔案的查閱1.律所員工因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（六）檔案的保管期限1.業(yè)務(wù)檔案的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。2.行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為[X]年。3.保管期限屆滿的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，報律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序銷毀，并留存銷毀記錄。（七）檔案的保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案安全。四、監(jiān)督與檢查（一）律所成立印章及檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對印章及檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）監(jiān)督小組應(yīng)檢查印章及檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)