PAGE辦公室檔案管理制度上墻[公司名稱]辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室及各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司工作的全過程，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.制定檔案管理制度：負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：指導(dǎo)和督促各部門做好檔案的收集、整理工作，定期對各部門檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。3.檔案保管：負(fù)責(zé)公司檔案的集中保管，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全。4.檔案鑒定與銷毀：組織對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。5.檔案利用服務(wù)：負(fù)責(zé)為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)公司檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）各部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定一名專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并按照公司檔案管理制度的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。3.檔案移交：定期將本部門整理好的檔案移交至公司辦公室，辦理交接手續(xù)。4.檔案查閱與利用：根據(jù)工作需要，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可到公司辦公室查閱、借閱本部門的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。6.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司技術(shù)檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。8.公司設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、維修等相關(guān)資料。9.公司基建檔案，包括工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件。10.公司對外宣傳、交流活動中形成的各類資料。11.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所公司辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查公司辦公室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司辦公室負(fù)責(zé)組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見。3.對仍有保存價(jià)值，但內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或修正后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司辦公室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或?qū)n案帶出檔案庫房。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用服務(wù)公司辦公室應(yīng)積極為公司各部門和員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料，為公司決策提供依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.公司辦公室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新