PAGE檔案室工作人員崗位制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，規(guī)范檔案室工作人員的行為，特制定本崗位制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室工作人員，包括檔案管理員、檔案整理員、檔案借閱登記員等相關(guān)崗位人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全和保密工作，采取有效措施防止檔案資料的丟失、損壞、泄露。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)至上原則：以公司各部門需求為導(dǎo)向，積極提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要。二、崗位職責(zé)（一）檔案管理員1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)制定檔案收集計劃，定期向公司各部門收集各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行科學(xué)分類、編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查詢和利用。2.檔案存儲與保管負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求，保持庫房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。對檔案進行妥善存放，按照檔案保管期限和類別進行有序排列，建立檔案存放位置索引，便于快速查找。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如破損、褪色、霉變等，確保檔案的安全和完整。3.檔案利用與服務(wù)負(fù)責(zé)辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，嚴(yán)格按照規(guī)定審查借閱人員的資格和借閱目的，確保檔案的合理利用。為公司各部門提供檔案信息咨詢服務(wù)，協(xié)助查找和提供所需檔案資料，積極配合公司各項工作的開展。根據(jù)公司需求，對檔案進行整理、匯編、統(tǒng)計等工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和信息服務(wù)。4.檔案信息化管理負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理，及時錄入、更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。利用檔案管理系統(tǒng)開展檔案檢索、借閱登記、統(tǒng)計分析等工作，提高檔案管理工作的效率和信息化水平。定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，保障檔案信息安全。（二）檔案整理員1.檔案資料整理協(xié)助檔案管理員對各類檔案資料進行集中整理，包括文件的分類、排序、裝訂、編頁等工作。對零散的檔案資料進行系統(tǒng)梳理，補充缺失的文件信息，確保檔案資料的連貫性和完整性。2.檔案數(shù)字化處理按照檔案數(shù)字化工作要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，符合檔案數(shù)字化存儲標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案編目與索引編制協(xié)助檔案管理員進行檔案編目工作，準(zhǔn)確填寫檔案目錄各項信息，如題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等。根據(jù)檔案整理情況，編制檔案索引，包括分類索引、主題索引、人名索引等，方便檔案的快速查找和利用。（三）檔案借閱登記員1.借閱登記與管理負(fù)責(zé)建立檔案借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案借閱的日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，對借閱申請進行審核，確保借閱行為符合規(guī)定。定期對檔案借閱登記臺賬進行核對和清理，督促借閱人員按時歸還檔案，對逾期未還的檔案進行跟蹤和催還。2.借閱檔案跟蹤在檔案借閱期間，負(fù)責(zé)跟蹤借閱檔案的使用情況，了解借閱人員是否妥善保管檔案，有無違規(guī)使用或損壞檔案的情況。如發(fā)現(xiàn)借閱檔案存在問題，及時與借閱人員溝通，要求其采取措施予以解決，并記錄相關(guān)情況。3.借閱檔案歸還檢查在借閱人員歸還檔案時，負(fù)責(zé)對歸還檔案進行認(rèn)真檢查，核對檔案數(shù)量、完整性、是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或損壞，要求借閱人員說明原因，并按照規(guī)定進行處理，如責(zé)令其賠償或修復(fù)等。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告、請示批復(fù)等文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同協(xié)議、項目文件、招投標(biāo)文件、客戶資料、財務(wù)報表等檔案資料。3.人事檔案：包含員工的入職登記表、履歷表、培訓(xùn)記錄、考核評價、工資福利、獎懲情況等人事檔案材料。4.其他檔案：如公司的榮譽證書、資質(zhì)證書、知識產(chǎn)權(quán)文件、審計報告、法律文件等具有保存價值的各類檔案資料。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和時間要求，及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交檔案室。2.完整準(zhǔn)確：檔案資料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.分類整理：移交檔案室的檔案資料應(yīng)進行初步分類整理，便于檔案室工作人員進一步規(guī)范整理。（三）歸檔程序1.移交登記：各部門檔案移交人員與檔案室檔案管理員進行交接，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.整理審核：檔案管理員對移交的檔案資料進行詳細(xì)整理和審核，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、準(zhǔn)確。3.入庫存儲：審核合格的檔案資料按照規(guī)定存放在檔案庫房相應(yīng)位置，并建立檔案存放位置索引。四、檔案存儲與保管（一）庫房建設(shè)與管理1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地點。2.庫房布局：庫房應(yīng)合理劃分辦公區(qū)、檔案存放區(qū)、整理區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作有序開展。3.安全設(shè)施配備：庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案安全。4.環(huán)境條件控制：庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放方式1.分類存放：檔案應(yīng)按照不同類別、保管期限進行分類存放，便于管理和查找。2.排列有序：同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行有序排列，建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的具體存放位置。3.裝具選擇：根據(jù)檔案的特點和保存要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤存儲架等，確保檔案存放安全、整齊。（三）檔案保管期限1.永久保管：對公司具有重要歷史價值、法律憑證作用或涉及公司核心機密的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為30年、10年等。3.保管期限變更：檔案保管期限如有變更，應(yīng)及時進行調(diào)整，并做好記錄。（四）檔案檢查與維護1.定期檢查：檔案管理員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次重點抽查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。2.專項檢查：在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障等，應(yīng)及時對檔案進行專項檢查，確保檔案安全。3.維護處理：對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案破損、褪色、霉變等問題，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案利用與服務(wù)（一）借閱制度1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案室。2.借閱審批：檔案管理員對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)；不符合借閱條件的，應(yīng)向借閱人員說明原因。3.借閱期限：一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還：借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室提出申請。歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）查閱制度1.查閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案室。2.查閱方式：檔案室應(yīng)根據(jù)查閱申請，為查閱人員提供必要的查閱條件，查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱記錄：檔案管理員應(yīng)對查閱情況進行記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、數(shù)量等信息。（三）服務(wù)要求1.熱情周到：檔案室工作人員應(yīng)熱情接待檔案利用人員，耐心解答問題，積極提供幫助。2.高效快捷：在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案查閱、借閱等服務(wù)工作，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)需求。3.嚴(yán)格保密：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護1.系統(tǒng)選型：根據(jù)公司檔案管理需求，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作要求。2.系統(tǒng)安裝與調(diào)試：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的安裝、調(diào)試工作，確保系統(tǒng)正常運行。3.系統(tǒng)維護與升級：定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時處理系統(tǒng)故障和問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數(shù)據(jù)錄入與管理1.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案管理系統(tǒng)要求，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，避免錯誤數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)。3.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.用戶權(quán)限設(shè)置：根據(jù)檔案管理工作需要，為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.安全審計：對檔案管理系統(tǒng)的操作進行安全審計，記錄用戶操作行為，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。3.數(shù)據(jù)加密：對重要檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行檔案鑒定工作。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.集體決策原則：檔案鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進行集體討論，形成鑒定意見，避免個人主觀因素影響鑒定結(jié)果。（二）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理員根據(jù)檔案保管期限和實際情況，對到期檔案進行初步篩選，確定需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組組建：成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理負(fù)責(zé)人等。3.鑒定審查：鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的價值和保存意義，提出鑒定意見。4.結(jié)果公示：將檔案鑒定結(jié)果進行公示，征求公司各部門意見，確保鑒定結(jié)果公正、合理。5.審批確定：經(jīng)公示無異議后，將檔案鑒定結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審批確定。（三）銷毀程序1.銷毀清單編制：對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、