PAGE檔案信息化管理制度包括一、總則（一）目的為加強公司檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平，確保檔案信息的真實性、完整性、安全性和可用性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案信息化管理工作中的活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司檔案信息化管理工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度，確保檔案信息資源的集中管理和有效利用。2.安全保密原則建立健全檔案信息化安全保密制度，采取有效技術(shù)手段和管理措施，保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.便捷高效原則充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。4.與時俱進原則緊跟信息技術(shù)發(fā)展步伐，不斷推進檔案信息化建設，持續(xù)完善檔案信息化管理體系，適應公司發(fā)展和業(yè)務變化的需要。二、檔案信息化管理機構(gòu)與職責（一）檔案信息化管理領導小組公司成立檔案信息化管理領導小組，由公司主要領導擔任組長，各相關(guān)部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案信息化建設工作，審議檔案信息化建設規(guī)劃、年度計劃、管理制度等重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案信息化建設過程中的重大問題。（二）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案信息化管理制度、標準和規(guī)范，并組織實施。2.負責公司檔案信息化建設的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和指導工作，推進檔案管理系統(tǒng)的建設與應用。3.負責公司各類檔案的收集、整理、數(shù)字化加工、存儲、保管和利用等工作，確保檔案信息的準確、完整和安全。4.負責對公司各部門檔案信息化管理工作進行監(jiān)督檢查，指導和幫助各部門做好檔案信息化管理工作。5.負責檔案信息化管理人才的培養(yǎng)和培訓工作，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務水平。（三）信息技術(shù)部門職責1.負責為檔案信息化建設提供技術(shù)支持和保障，確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.負責檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、維護、升級和優(yōu)化工作，根據(jù)檔案管理部門的需求，及時調(diào)整和完善系統(tǒng)功能。3.負責制定檔案信息化技術(shù)標準和規(guī)范，指導檔案管理部門做好檔案數(shù)字化加工、存儲等技術(shù)工作。4.負責與檔案管理部門共同做好檔案信息安全防護工作，制定安全策略，實施安全措施，防止信息安全事故的發(fā)生。（四）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并按照公司檔案信息化管理要求，做好檔案信息的錄入、存儲和利用等工作。2.負責本部門檔案信息化管理設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。3.配合檔案管理部門做好檔案信息化建設相關(guān)工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查和指導。三、檔案信息化建設（一）規(guī)劃與計劃1.檔案管理部門應根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理工作實際需要，制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務、步驟和保障措施等。2.檔案信息化建設規(guī)劃應納入公司信息化建設總體規(guī)劃，并與公司其他業(yè)務系統(tǒng)建設相銜接。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案信息化建設規(guī)劃，制定年度工作計劃，明確年度工作目標、任務、進度安排和責任人等，并報檔案信息化管理領導小組審批后組織實施。（二）系統(tǒng)建設1.檔案管理部門應根據(jù)公司檔案管理業(yè)務需求，選擇符合國家相關(guān)標準和公司實際情況的檔案管理系統(tǒng)，并組織實施系統(tǒng)建設工作。2.檔案管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、編目、檢索、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化和規(guī)范化。3.在檔案管理系統(tǒng)建設過程中，應充分考慮系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、兼容性和擴展性，確保系統(tǒng)能夠滿足公司未來發(fā)展的需要。4.檔案管理系統(tǒng)建設完成后，應進行全面的測試和驗收工作，確保系統(tǒng)功能符合設計要求，數(shù)據(jù)準確、完整、安全。（三）數(shù)字化加工1.檔案管理部門應按照檔案數(shù)字化加工標準和規(guī)范，對公司各類檔案進行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化加工應遵循真實性、完整性、可讀性和可移植性原則，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.檔案數(shù)字化加工過程中，應采取有效的質(zhì)量控制措施，對數(shù)字化檔案進行抽檢和驗收，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。4.數(shù)字化檔案應進行分類存儲，建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息的檢索和利用。（四）數(shù)據(jù)存儲與備份1.檔案管理部門應建立安全可靠的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，對檔案信息進行集中存儲和管理。2.數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、容災等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.檔案管理部門應定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，異地存放。4.應制定數(shù)據(jù)備份計劃，明確備份周期、備份方式、備份數(shù)據(jù)的存儲位置等，并嚴格按照計劃執(zhí)行備份操作。四、檔案信息化管理流程（一）檔案收集1.各部門應按照公司檔案管理規(guī)定，及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應制定檔案收集范圍和標準，明確各類檔案的收集渠道、時間要求和質(zhì)量標準等。3.在檔案收集過程中，應注意收集檔案的完整性和準確性，確保檔案信息的齊全、完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照檔案整理標準和規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。3.檔案整理過程中，應建立檔案整理工作記錄，詳細記錄檔案整理的過程和結(jié)果。（三）檔案數(shù)字化加工1.檔案管理部門應根據(jù)檔案整理結(jié)果，確定需要進行數(shù)字化加工的檔案范圍，并組織實施數(shù)字化加工工作。2.數(shù)字化加工人員應按照數(shù)字化加工操作規(guī)程，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.在數(shù)字化加工過程中，應建立數(shù)字化加工工作記錄，詳細記錄數(shù)字化加工的過程和結(jié)果，包括掃描圖像的文件名、存儲路徑、圖像處理情況、數(shù)據(jù)掛接情況等。（四）檔案存儲1.數(shù)字化檔案應按照檔案分類方案進行存儲，建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。2.檔案存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)存儲、檢索、備份、恢復等功能，確保檔案信息的安全和有效利用。3.檔案管理部門應定期對檔案存儲系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)安全可靠。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照檔案利用規(guī)定，填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案利用申請表，為利用者提供相應的檔案信息服務，確保利用者能夠及時、準確地獲取所需檔案信息。3.在檔案利用過程中，應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。利用者不得擅自復制、轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案。4.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，詳細記錄檔案利用的時間、利用者姓名、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作應成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員等組成。鑒定小組應按照檔案鑒定標準和程序，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，報公司主管領導審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。五、檔案信息化安全管理（一）安全管理制度1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全管理職責、安全管理措施、安全操作規(guī)程等，確保檔案信息化安全管理工作有章可循。2.安全管理制度應包括檔案信息系統(tǒng)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)備份與恢復制度、檔案信息化設備管理制度、檔案信息安全審計制度等。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全。2.對檔案信息系統(tǒng)進行安全防護，設置安全訪問控制策略，限制非授權(quán)人員訪問檔案信息系統(tǒng)。3.對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）人員安全管理1.加強檔案信息化管理人員的安全意識教育和培訓，提高管理人員的安全防范意識和技能。2.與檔案信息化管理人員簽訂安全保密協(xié)議，明確管理人員的安全保密責任和義務。3.對檔案信息化管理人員的工作權(quán)限進行嚴格管理，定期進行權(quán)限審查和清理，防止權(quán)限濫用。（四）應急處置1.制定檔案信息化安全應急預案，明確應急處置流程、應急處置措施、應急處置責任等，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速、有效地進行處置。2.定期組織檔案信息化安全應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高應急處置能力。3.發(fā)生檔案信息化安全事故時，應立即啟動應急預案，采取相應的應急處置措施，及時報告公司主管領導，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。六、檔案信息化管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對公司各部門檔案信息化管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、數(shù)字化加工、存儲、利用、安全管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.在監(jiān)督檢查過程中，應建立監(jiān)督檢查工作記錄，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。（二）考核評價1.建立檔案信息化管理考核評價制度，對公司