PAGE醫(yī)院康復科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院康復科檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在康復醫(yī)療、教學、科研及管理工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院康復科各部門及全體工作人員在醫(yī)療服務、行政管理、教學培訓、科研活動等過程中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：康復科檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映康復科各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及患者隱私、醫(yī)療技術秘密等檔案信息予以保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理機構與人員職責（一）檔案管理機構成立醫(yī)院康復科檔案管理小組，由康復科主任擔任組長，護士長及各業(yè)務骨干為成員。檔案管理小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)康復科檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.負責檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，保障檔案的安全。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為康復科的醫(yī)療、教學、科研及管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務。5.定期參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.醫(yī)療檔案類：包括患者康復病歷、診斷報告、治療方案、康復評估記錄等。2.行政管理檔案類：涵蓋科室工作計劃、總結、會議記錄、考勤記錄、財務報表等。3.教學培訓檔案類：有教學計劃、教案、課件、實習帶教記錄、學員考核成績等。4.科研檔案類：包含科研項目申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、論文發(fā)表記錄等。5.設備檔案類：涉及康復設備的購置合同、說明書、維修記錄、報廢申請等。6.人事檔案類：包括科室人員的招聘資料、履歷表、考核評價、晉升記錄等。（二）檔案編號1.采用“年份+類別代碼+流水號”的編號方式。例如，2023年醫(yī)療檔案類的第10份檔案編號為：2023YL010。2.類別代碼按照上述檔案分類依次設定為：YL（醫(yī)療檔案）行政（行政管理檔案）JX（教學培訓檔案）KY（科研檔案）SB（設備檔案）RS（人事檔案）。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門及工作人員在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應納入檔案收集范圍。2.患者在康復治療過程中產(chǎn)生的各類醫(yī)療文書，如門診病歷、住院病歷、康復治療記錄、檢查檢驗報告等。3.科室組織的各類會議、培訓、學術交流活動形成的文件、記錄、紀要等。4.科研項目從立項到結題全過程產(chǎn)生的相關材料，包括項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文發(fā)表等。5.康復設備的采購、驗收、安裝、調(diào)試、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)的文件資料。6.科室人員的人事任免、考核、培訓、獎懲等方面的材料。（二）收集要求1.各部門及工作人員應及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理員。2.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理員按照檔案分類標準對收集到的檔案材料進行分類整理。2.同一類檔案按照時間順序或重要程度進行排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。3.對于醫(yī)療檔案，應按照病歷書寫規(guī)范進行整理，確保病歷資料的連貫性和完整性。4.對行政管理檔案、教學培訓檔案、科研檔案、設備檔案、人事檔案等，應根據(jù)各自特點進行分類裝訂，編制相應的目錄和索引。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理員對整理好的檔案進行核對后，按照編號順序依次裝入檔案盒或檔案柜，并填寫檔案盒（柜）標簽。2.建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.每年定期對檔案進行歸檔總結，分析檔案管理工作中存在的問題，及時采取改進措施。（二）保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應及時采取修復、復制等措施。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須辦理登記手續(xù)，借閱期限屆滿后及時歸還。歸還時，檔案管理員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究責任。5.對電子檔案應進行多介質(zhì)備份存儲，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保電子檔案的安全性和可用性。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因醫(yī)療、教學、科研、管理等工作需要，科室內(nèi)部人員可借閱相關檔案。2.外單位因工作需要查閱康復科檔案的，須經(jīng)康復科主任批準，并辦理相關借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)檔案管理小組組長或科室負責人簽字批準后，借閱人方可到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理員根據(jù)借閱申請表，為借閱人提供相應的檔案，并在檔案借閱登記本上進行詳細記錄，包括借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損、拆散或抽取、撤換檔案材料。2.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理員同意，并在指定地點進行操作。復印或摘錄的檔案材料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人核實并追究責任。（四）檔案利用1.檔案管理員應積極主動地為科室工作人員提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要及時準確地查找和提供相關檔案資料。2.鼓勵科室工作人員充分利用檔案資源開展醫(yī)療、教學、科研及管理工作，如撰寫論文、總結經(jīng)驗、制定工作計劃等。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合康復科檔案的實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、科學分析、準確判定的原則，確保檔案鑒定結果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立醫(yī)院康復科檔案鑒定小組，由檔案管理小組組長擔任組長，檔案管理員、各部門負責人及業(yè)務骨干為成員。檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組按照檔案保管期限表，對檔案進行逐卷逐件審查，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.對于保管期限已滿但仍有重要參考價值的檔案，可適當延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應充分聽取各方面的意見，確保鑒定結果的準確性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理小組組長審核簽字后，報醫(yī)院主管部門批準。3.檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同實施。銷毀過程中，應確保檔案信