PAGE業(yè)務(wù)檔案立檔與保管制度一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)檔案的立檔與保管工作，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、風(fēng)險防范等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的立檔與保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)務(wù)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集業(yè)務(wù)活動中形成的各種文件資料，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實可靠。5.安全性原則：采取有效措施確保業(yè)務(wù)檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、立檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)業(yè)務(wù)文件材料的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、往來信函、會議紀(jì)要、審批文件、技術(shù)資料、客戶資料等。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時登記并妥善保管。（二）文件材料的整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。分類標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)業(yè)務(wù)類型、時間順序、重要程度等因素確定，確保同一類別的文件材料集中在一起。2.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件進行修補或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將文件材料左側(cè)對齊，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。（三）文件材料的歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時歸檔到檔案管理部門。歸檔時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、歸檔時間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)按照既定的檔案分類方案，將歸檔的文件材料準(zhǔn)確放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并建立檔案目錄索引，方便查閱。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)合同類：包括公司與客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)報表類：如銷售報表、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表等。3.業(yè)務(wù)審批類：涵蓋業(yè)務(wù)活動中的各類審批文件、報告等。4.客戶資料類：包含客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、客戶反饋等。5.技術(shù)資料類：涉及業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)文檔、圖紙、專利等。6.會議紀(jì)要類：記錄公司業(yè)務(wù)會議的紀(jì)要文件。7.其他業(yè)務(wù)類：不屬于上述分類的其他業(yè)務(wù)文件材料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023年業(yè)務(wù)合同類的第一份檔案編號為2023HT001。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)上述檔案分類，分別用相應(yīng)的大寫字母表示，如HT表示業(yè)務(wù)合同類，BB表示業(yè)務(wù)報表類等。4.流水號：按照檔案歸檔的先后順序，從001開始依次編號。四、保管期限與銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管：對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、重要歷史記錄等具有長期保存價值的檔案，實行永久保管。2.定期保管：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的性質(zhì)和重要程度，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年等。一般業(yè)務(wù)往來文件、短期業(yè)務(wù)報表等可保管3年。重要業(yè)務(wù)合同、中期財務(wù)報表等可保管5年。涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目的文件材料可保管10年。長期有效的技術(shù)資料、重要客戶關(guān)系記錄等可保管15年。（二）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同確定每份檔案的保管期限。2.在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案的保管期限需要調(diào)整，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并及時更新檔案保管期限記錄。（三）檔案銷毀1.達到保管期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)報經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、執(zhí)行人員、監(jiān)督人員等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。五、保管場所與設(shè)施（一）保管場所選擇1.檔案保管場所應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的區(qū)域。2.避免檔案保管場所靠近水源、火源、污染源等可能對檔案造成損害的地方。（二）保管設(shè)施配備1.文件柜：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、結(jié)構(gòu)堅固的文件柜，用于存放紙質(zhì)檔案。文件柜應(yīng)分類標(biāo)識，便于查找。2.存儲設(shè)備：如硬盤、光盤、磁帶等，用于存儲電子檔案。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行備份，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.防火設(shè)備：配備滅火器、消防栓等消防設(shè)施，確保檔案保管場所的消防安全。4.防潮防蟲設(shè)備：安裝除濕機、防蟲藥等，控制保管場所的濕度和防止蟲害。5.防盜設(shè)備：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等，加強檔案保管場所的安全防范。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人員、檔案名稱等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊情況需要借閱業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案，并要求借閱人員簽字確認。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。借閱期限屆滿，應(yīng)及時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立完善的查閱與借閱記錄臺賬，詳細記錄每次查閱與借閱的情況，包括查閱（借閱）人員、時間、檔案名稱、查閱（借閱）目的、審批意見、歸還時間等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)長期保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進行分類、編號、命名等整理工作。2.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和查找，一般可采用“年份+類別代碼+文件名”的形式。3.對電子文件進行元數(shù)據(jù)采集，記錄文件的形成時間、來源、作者、格式等信息，確保電子檔案的完整性和可追溯性。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并按照檔案分類方案進行分類存儲。2.定期對電子檔案進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤刻錄、硬盤鏡像等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案存儲目錄索引，方便快速查找和訪問電子檔案。（三）電子檔案的檢索與利用1.利用檔案管理軟件建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、分類號、文件名等多種方式進行檢索，提高電子檔案的利用效率。2.為公司內(nèi)部人員提供電子檔案在線查閱和下載服務(wù)，方便其隨時獲取所需檔案信息。同時，對電子檔案的查閱和下載進行權(quán)限管理，確保檔案信息安全。（四）電子檔案的安全管理1.采取有效的安全防護措施，防止電子檔案被病毒感染、黑客攻擊等。安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，并定期進行更新和維護。2.對電子檔案的訪問進行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的電子檔案。3.定期對電子檔案進行檢查，確保電子檔案的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)電子檔案損壞或丟失，應(yīng)及時進行修復(fù)和恢復(fù)。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)公司業(yè)務(wù)檔案的立檔與保管工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.協(xié)調(diào)與公司各部門的關(guān)系，確保業(yè)務(wù)檔案的及時收集和歸檔。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.審核檔案查閱、借閱申請，審批檔案銷毀清單。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)業(yè)務(wù)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作。2.按照檔案分類與編號規(guī)則，對檔案進行準(zhǔn)確分類和編號，建立檔案目錄索引。3.做好檔案保管場所的安全管理工作，定期檢查檔案保管設(shè)施，確保檔案安全。4.辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，登記查閱與借閱記錄。5.負責(zé)電子檔案的收集、整理、存儲、備份、檢索與利用等信息化管理工作。6.協(xié)助相關(guān)部門做好檔案的鑒定和銷毀工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對業(yè)務(wù)檔案的立檔與保管情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理歸檔情況、檔案保管設(shè)施的運行情況、檔案查閱與借閱記錄等。2.檔案管理部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各