PAGE消防檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強公司消防檔案管理，規(guī)范消防檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保消防檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司消防安全管理提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)消防法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保消防檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：消防檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映公司消防安全管理的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.科學(xué)分類原則：按照消防檔案的類別、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、使用和管理。4.安全保密原則：妥善保管消防檔案，確保檔案安全，防止檔案信息泄露。二、消防檔案的分類與內(nèi)容（一）消防安全基本情況檔案1.單位基本概況公司簡介，包括成立時間、性質(zhì)、經(jīng)營范圍、地址等。公司組織架構(gòu)圖，標(biāo)注各部門職責(zé)及消防安全責(zé)任人。2.消防設(shè)施設(shè)備檔案消防設(shè)施設(shè)備清單，詳細(xì)記錄各類消防設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、位置等信息。消防設(shè)施設(shè)備的產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、維修保養(yǎng)記錄、檢測報告等資料。3.消防安全管理制度檔案公司消防安全責(zé)任制、消防安全管理制度、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案等文件。各項消防安全管理制度的制定、修訂記錄及審批文件。4.消防工作記錄檔案消防工作會議記錄、培訓(xùn)記錄、演練記錄等。消防設(shè)施設(shè)備檢查記錄、隱患排查治理記錄、火災(zāi)事故調(diào)查處理記錄等。（二）消防安全管理情況檔案1.日常消防安全檢查檔案定期消防安全檢查計劃及實施情況記錄。消防安全檢查記錄表格，詳細(xì)記錄檢查時間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。2.火災(zāi)隱患排查治理檔案火災(zāi)隱患排查治理工作方案及實施記錄?；馂?zāi)隱患清單，包括隱患部位、隱患內(nèi)容、整改措施、整改責(zé)任人、整改期限等信息。火災(zāi)隱患整改跟蹤記錄，確保隱患得到及時有效的整改。3.消防設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案消防設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃及實施記錄。維護(hù)保養(yǎng)合同、維護(hù)保養(yǎng)記錄表格，記錄維護(hù)保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修更換的零部件等信息。消防設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)費用清單。4.消防安全培訓(xùn)檔案消防安全培訓(xùn)計劃及實施記錄。培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄等資料。員工消防安全培訓(xùn)檔案，記錄員工參加培訓(xùn)的時間、內(nèi)容、考核成績等信息。5.滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練檔案滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練計劃及實施記錄。演練方案、演練總結(jié)報告、演練照片、影像資料等。演練效果評估記錄，對演練的組織實施、人員表現(xiàn)、應(yīng)急響應(yīng)等方面進(jìn)行評估。三、消防檔案的建立與收集（一）責(zé)任部門與人員1.公司消防安全管理部門負(fù)責(zé)消防檔案的統(tǒng)一管理工作，指定專人負(fù)責(zé)消防檔案的建立、收集、整理、歸檔等工作。2.各部門應(yīng)明確本部門的消防檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門消防檔案資料的收集、整理，并及時移交公司消防安全管理部門。（二）建立與收集要求1.消防檔案應(yīng)隨消防安全管理工作的開展同步建立，確保檔案資料的及時性和完整性。2.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集、整理本部門的消防檔案資料，并定期移交公司消防安全管理部門。3.消防檔案資料應(yīng)真實可靠，不得偽造、篡改。對于重要的文件、記錄等應(yīng)留存原件，并同時保存復(fù)印件。4.收集的消防檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件、記錄、報表、證書、圖紙等各類相關(guān)資料。四、消防檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照消防檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.同一類別的檔案資料應(yīng)按照時間順序、重要程度等因素進(jìn)行排序。3.對于零散的文件、記錄等應(yīng)進(jìn)行裝訂、粘貼，確保檔案資料整齊規(guī)范。（二）歸檔方法1.消防檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序裝訂成冊，并編制檔案目錄。電子檔案應(yīng)按照分類文件夾進(jìn)行存儲，文件命名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于查找。2.歸檔的消防檔案應(yīng)編制檔案編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的管理和查詢。檔案編號應(yīng)包括檔案類別代碼、年份代碼、流水號等信息。3.檔案目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找和核對檔案。五、消防檔案的保管與存儲（一）保管期限1.消防安全基本情況檔案應(yīng)長期保管。2.消防安全管理情況檔案中的日常消防安全檢查檔案、火災(zāi)隱患排查治理檔案、消防設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案、消防安全培訓(xùn)檔案、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練檔案等應(yīng)根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于三年。（二）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的消防檔案保管場所，確保檔案存放安全、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。2.消防檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥等。（三）存儲方式1.紙質(zhì)消防檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和取用。2.電子消防檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)至少保存兩份，分別存放在不同的地點。六、消防檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司消防安全管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司消防檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《消防檔案查閱申請表》，經(jīng)公司消防安全管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《消防檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，將申請表提交給公司消防安全管理部門。3.公司消防安全管理部門對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱人員到檔案保管場所查閱檔案。4.查閱人員查閱檔案時應(yīng)遵守檔案保管場所的規(guī)定，不得損壞檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并在《消防檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.消防檔案僅供公司內(nèi)部人員因工作需要使用，不得擅自對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)制消防檔案資料，應(yīng)填寫《消防檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)公司消防安全管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋公司公章。3.消防檔案資料的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途進(jìn)行，不得用于其他非消防安全管理工作的目的。七、消防檔案的銷毀（一）銷毀條件1.消防檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因火災(zāi)、水災(zāi)等不可抗力因素導(dǎo)致檔案損壞、滅失，無法修復(fù)的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他情形。（二）銷毀程序1.公司消防安全管理部門應(yīng)定期對消防檔案進(jìn)行清理，提出檔案銷毀意見，并填寫《消防檔案銷毀申請表》。2.《消防檔案銷毀申請表》應(yīng)包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并附擬銷毀檔案清單。3.《消防檔案銷毀申請表》經(jīng)公司消防安全管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。4.消防檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間