PAGE酒店員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店員工檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為酒店人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店全體在職員工及離職員工檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：員工檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工個(gè)人情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保密員工檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工工作變動(dòng)和個(gè)人情況變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.履歷材料：包括員工入職申請(qǐng)表、個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件等。2.身份信息：身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等。3.照片：近期免冠一寸照片。（二）勞動(dòng)合同1.勞動(dòng)合同文本：員工與酒店簽訂的勞動(dòng)合同原件及續(xù)簽合同文本。2.合同變更記錄：如有合同變更情況，相關(guān)變更協(xié)議及說明。（三）薪資福利記錄1.薪資調(diào)整記錄：歷次薪資調(diào)整審批表、通知等。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)、相關(guān)文件。3.福利享受情況：社保、公積金繳納記錄，各類福利補(bǔ)貼發(fā)放記錄等。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加酒店內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書，相關(guān)晉升、調(diào)崗記錄。（五）績效考核1.考核表：月度、季度、年度績效考核表及結(jié)果反饋記錄。2.績效改進(jìn)計(jì)劃：針對(duì)績效不達(dá)標(biāo)的員工制定的績效改進(jìn)計(jì)劃及跟蹤記錄。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：獲得酒店或上級(jí)部門獎(jiǎng)勵(lì)的證書、表彰文件等。2.違紀(jì)記錄：員工違紀(jì)事件調(diào)查處理報(bào)告、處罰決定等。（七）工作經(jīng)歷1.崗位變動(dòng)記錄：崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表、審批文件等。2.工作業(yè)績報(bào)告：重要項(xiàng)目成果報(bào)告、工作突出表現(xiàn)記錄等。（八）其他材料1.健康體檢報(bào)告：員工定期健康體檢報(bào)告。2.解除/終止勞動(dòng)合同證明：員工離職時(shí)出具的解除或終止勞動(dòng)合同證明。3.其他與員工相關(guān)的重要資料：如員工獲得的榮譽(yù)證書、發(fā)表的文章等。三、檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌員工檔案的收集工作，明確各部門檔案收集責(zé)任人，定期提醒相關(guān)責(zé)任人提交檔案材料。2.各部門：指定專人負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理和初步審核，確保材料真實(shí)、完整后及時(shí)移交人力資源部門。（二）收集時(shí)間1.新員工入職：新員工入職后一個(gè)月內(nèi)，由所在部門將其檔案材料收集齊全并移交人力資源部門。2.材料變更：員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、薪資福利等發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)在變更事項(xiàng)確定后一周內(nèi)將變更材料提交至人力資源部門。（三）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的材料進(jìn)行分類整理，同一類材料應(yīng)集中存放。2.編號(hào)規(guī)范：對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.目錄明確：編制檔案目錄，詳細(xì)列出檔案內(nèi)每份材料的名稱、編號(hào)、日期等信息，目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。4.裝訂整齊：對(duì)紙張較多的材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱。四、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜架，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將員工檔案信息錄入系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.永久保管：員工的重要榮譽(yù)證書、勞動(dòng)合同原件、解除/終止勞動(dòng)合同證明等具有長期保存價(jià)值的材料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案材料根據(jù)其重要性和時(shí)效性確定保管期限，一般為5年至10年不等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案材料，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案清查1.定期清查：人力資源部門每年定期對(duì)員工檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性，確保檔案信息與員工實(shí)際情況一致。2.不定期清查：根據(jù)工作需要或發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。五、檔案利用（一）利用范圍1.人力資源管理決策：為酒店人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬管理、員工晉升、崗位調(diào)配等工作提供參考依據(jù)。2.員工個(gè)人查詢：員工本人因工作需要或個(gè)人發(fā)展需求，可申請(qǐng)查閱本人檔案。3.其他合法用途：根據(jù)法律法規(guī)要求或酒店經(jīng)營管理需要，經(jīng)授權(quán)可提供檔案信息用于其他合法用途。（二）利用流程1.內(nèi)部使用：酒店各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。2.員工查詢：員工本人申請(qǐng)查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。人力資源部門應(yīng)安排專人協(xié)助員工查閱檔案，并解答員工疑問。3.外部提供：因法律法規(guī)要求或其他特殊情況需要向外部提供員工檔案信息時(shí)，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)，確保信息提供合法、合規(guī)。（三）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對(duì)接觸員工檔案的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.環(huán)境管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙和密碼，不得隨意透露。3.信息管理：電子檔案應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制信息的查閱和使用范圍。對(duì)涉及員工隱私的信息，應(yīng)進(jìn)行加密處理。（二）安全防范1.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報(bào)警器、監(jiān)控?cái)z像頭等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.防潮防蟲：采取防潮、防蟲措施，如放置干燥劑、防蟲藥品等，確保檔案不受潮、不被蟲蛀。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，安裝殺毒軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。七、檔案的轉(zhuǎn)移與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)移1.員工離職：員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時(shí)，收回其檔案，并開具《檔案轉(zhuǎn)移證明》。2.檔案轉(zhuǎn)出：員工檔案需要轉(zhuǎn)出酒店時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照接收單位要求，整理好檔案材料，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，并確保檔案轉(zhuǎn)移過程中的安全和準(zhǔn)確。（二）檔案銷毀1.銷毀鑒定：對(duì)保管期限屆滿或確無保存價(jià)值的檔案材料，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、銷毀理由等。2.銷毀審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔