PAGE柳州醫(yī)專檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)柳州醫(yī)專檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于柳州醫(yī)專各部門(mén)及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案室對(duì)全校各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)學(xué)校的安全和利益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室1.負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.制定和完善檔案管理制度，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門(mén)檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合檔案室做好檔案管理的各項(xiàng)工作，接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類柳州醫(yī)專檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、醫(yī)療、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等十二大類。1.黨群類：主要包括學(xué)校黨組織、工會(huì)、共青團(tuán)等組織形成的文件材料。2.行政類：包括學(xué)校行政工作中形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.教學(xué)類：涵蓋教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面的檔案。4.科研類：涉及學(xué)校科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定等相關(guān)材料。5.醫(yī)療類：包含醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療管理、醫(yī)療糾紛等檔案。6.基建類：有關(guān)學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件。7.設(shè)備類：學(xué)校各類設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等檔案。8.出版類：學(xué)校出版的刊物、書(shū)籍等相關(guān)檔案。9.外事類：學(xué)校對(duì)外交流合作、外事活動(dòng)等形成的檔案。10.財(cái)會(huì)類：學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。11.聲像類：以照片、錄音、錄像等形式記錄學(xué)校工作的檔案。12.實(shí)物類：學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”四級(jí)編號(hào)方法。2.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案行政管理部門(mén)給定，代表柳州醫(yī)專這一獨(dú)立全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類，每一大類賦予一個(gè)目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：在每一類目錄下，按檔案整理順序依次編寫(xiě)案卷號(hào)。5.件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，按文件排列順序編寫(xiě)件號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.學(xué)校教職工在辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)移交所在部門(mén)檔案工作小組，不得據(jù)為己有或長(zhǎng)期留存?zhèn)€人手中。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目等工作。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。4.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)準(zhǔn)確，裝訂整齊牢固，備考表填寫(xiě)完整。五、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案室應(yīng)配備專用的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：是反映學(xué)校一般性工作，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置清楚、保管狀況良好。2.清查工作每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的鑒定小組，按照檔案保管期限表和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷逐件鑒定。3.鑒定小組應(yīng)詳細(xì)審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度等，綜合判斷檔案的價(jià)值，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期和方式。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.凡利用檔案者，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，不得損害學(xué)校和他人的利益。（二）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及個(gè)人隱私或不宜公開(kāi)的檔案，未經(jīng)本人同意，不得提供利用。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件，查閱時(shí)應(yīng)在查閱登記本上填寫(xiě)查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與學(xué)校信息化建設(shè)整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息系統(tǒng)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、權(quán)限控制等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。九、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案室工作人員1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等，確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識(shí)。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，對(duì)違反檔案管理制度的行為及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。（二）各部門(mén)檔