PAGE機(jī)關(guān)檔案室管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理機(jī)關(guān)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為機(jī)關(guān)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置機(jī)關(guān)設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供依據(jù)和參考。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、信件、手稿、照片、錄音、錄像等材料。3.本機(jī)關(guān)組織召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等材料。4.本機(jī)關(guān)開展的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的文件材料、工作記錄、成果報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)在辦理完畢后立即移交檔案室。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定，保證檔案有足夠的存放空間。3.庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫(kù)房管理1.嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.建立庫(kù)房巡查制度，每天對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放情況、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。（四）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)和備份管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合本機(jī)關(guān)工作特點(diǎn)和檔案實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.對(duì)已鑒定失去保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底進(jìn)行。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機(jī)關(guān)保管的檔案。外單位查閱檔案，需經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行拍照、錄像、復(fù)制等，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，由檔案室工作人員核對(duì)無誤后，在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.機(jī)關(guān)撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或檔案館。2