PAGE學(xué)校工會(huì)與檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校工會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校工會(huì)工作中的作用，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校工會(huì)各類文件、資料、記錄等檔案的管理工作，涵蓋工會(huì)組織建設(shè)、會(huì)員管理、活動(dòng)開(kāi)展、權(quán)益維護(hù)等各個(gè)方面形成的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校工會(huì)檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校工會(huì)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校工會(huì)機(jī)密、會(huì)員隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)校工會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等日常工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.按照規(guī)定向?qū)W校檔案管理機(jī)構(gòu)或上級(jí)工會(huì)移交檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管等工作，保證檔案質(zhì)量。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會(huì)組織建設(shè)方面：包括工會(huì)成立文件、換屆選舉材料、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員變更等檔案。2.會(huì)員管理方面：會(huì)員登記表、會(huì)員證發(fā)放記錄、會(huì)員會(huì)費(fèi)收繳記錄、會(huì)員獎(jiǎng)懲情況等檔案。3.活動(dòng)開(kāi)展方面：各類活動(dòng)的策劃方案、通知、預(yù)算、總結(jié)、照片、視頻等檔案。4.權(quán)益維護(hù)方面：教職工權(quán)益訴求記錄、維權(quán)工作相關(guān)文件、處理結(jié)果等檔案。5.財(cái)務(wù)管理方面：工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支賬目、審計(jì)報(bào)告等檔案。6.其他方面：與學(xué)校工會(huì)工作相關(guān)的重要文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并做好備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如分為組織建設(shè)類、會(huì)員管理類、活動(dòng)開(kāi)展類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)鼠、防盜等安全設(shè)施。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在適宜范圍，相對(duì)濕度應(yīng)控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.學(xué)校工會(huì)檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括工會(huì)成立、換屆選舉等重要文件，涉及教職工重大權(quán)益問(wèn)題的檔案等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體根據(jù)檔案性質(zhì)確定。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，全面檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校工會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)工會(huì)、學(xué)校相關(guān)部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.涉及教職工權(quán)益等問(wèn)題，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.校外人員查閱檔案，除填寫(xiě)申請(qǐng)表外，還需提供單位介紹信，經(jīng)學(xué)校工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改或損壞檔案。（四）檔案復(fù)制1.如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)校工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)。2.經(jīng)學(xué)校工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。