PAGE機關基層黨組織檔案制度一、總則（一）目的為加強機關基層黨組織檔案管理，確保黨組織工作的規(guī)范化、制度化、科學化，充分發(fā)揮檔案在黨組織建設、決策參考、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關基層黨組織所形成的各類檔案，包括但不限于黨組織建設、黨員管理、組織活動、會議記錄、文件資料等方面的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映機關基層黨組織的工作實際，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理黨組織工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行分類、編號、整理、裝訂，保證檔案管理的標準化、規(guī)范化。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及黨和國家機密以及不宜公開的檔案信息進行妥善保管，防止失密、泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門機關基層黨組織應設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作。檔案管理部門應配備必要的辦公設備和檔案保管設施，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作：按照檔案管理的規(guī)范要求，及時收集各類檔案資料，進行分類整理、編號裝訂，妥善保管檔案，并為黨組織及相關人員提供檔案查閱、借閱服務。2.制定檔案管理制度和工作計劃：結(jié)合黨組織工作實際，制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理的流程和要求，并根據(jù)工作需要制定年度檔案管理工作計劃，確保檔案管理工作有序進行。3.對檔案進行統(tǒng)計和分析：定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，掌握檔案管理工作的動態(tài)，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。4.負責檔案信息化建設：積極推進檔案信息化管理，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務水平。5.參與檔案鑒定和銷毀工作：按照規(guī)定程序，參與檔案的鑒定工作，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見，并負責組織實施檔案銷毀工作。6.開展檔案宣傳和培訓工作：向黨組織及相關人員宣傳檔案法律法規(guī)和檔案管理知識，提高大家的檔案意識；組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨組織建設方面：包括黨組織設置、換屆選舉、黨員發(fā)展、黨員教育管理、黨組織表彰獎勵等方面的文件、資料、記錄等。2.黨員管理方面：黨員名冊、黨員檔案、黨員組織關系介紹信、黨員黨費收繳記錄、黨員參加組織生活情況記錄等。3.組織活動方面：黨組織開展的各類會議、學習、培訓、主題黨日、志愿服務等活動的方案策劃、通知、記錄、總結(jié)、照片、視頻等資料。4.文件資料方面：上級黨組織下發(fā)的各類文件、黨組織印發(fā)的文件、工作簡報、情況匯報、調(diào)研報告等。5.其他方面：與機關基層黨組織工作相關的其他具有保存價值的資料，如榮譽證書、錦旗、重要工作成果等。（二）收集要求1.及時收集：各部門和相關人員應在工作完成后及時將形成或收到的檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性。2.完整準確：移交的檔案資料應齊全完整，內(nèi)容真實準確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理：檔案管理部門收到檔案資料后，應按照檔案管理的規(guī)范要求進行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務工作類等大類，大類下再根據(jù)具體情況設置若干二級類目和三級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度流水號、分類編號等方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案資料的整齊牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。同時，應定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映機關基層黨組織主要職能活動和歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映機關基層黨組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本機關有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準確無誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應及時記錄并采取措施進行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍：本機關黨員、工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。外部單位查閱檔案應按照有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.查閱程序：查閱檔案時，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱要求：查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞；查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：因特殊工作需要，本機關黨員、工作人員可借閱與其工作相關的檔案資料。外部單位借閱檔案應按照有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.借閱程序：借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人審批同意后，借閱人員方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱要求：借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容；借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。2.鑒定標準：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，對檔案進行鑒定。3.鑒定程序：檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價值，提出鑒定意見。對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。（二）銷毀工作1.銷毀審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核、黨組織負責人批準后，方可進行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀記錄：對檔案銷毀的時間、地點、方式、數(shù)量等情況進行詳細記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀記錄應長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標積極推進檔案信息化建設，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設1.系統(tǒng)功能：電子檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能，滿足檔案管理工作的實際需要。2.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確無誤。3.數(shù)據(jù)安全：采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。