PAGE檔案局三項機制配套制度一、總則（一）目的為了深入貫徹落實檔案局三項機制，進一步規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本配套制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，保證檔案的完整性。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、保管和利用，提高管理效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司/組織的利益。二、檔案形成與收集（一）檔案形成責(zé)任1.各部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的直接責(zé)任，應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的形成工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確、完整。2.員工在履行工作職責(zé)過程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理歸檔，不得私自留存或銷毀。（二）收集范圍1.公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)運營、財務(wù)管理、人力資源管理、項目建設(shè)等方面形成的各類文件材料，包括但不限于：上級文件、通知、指示等；公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)報告等；業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、項目文檔等；財務(wù)報表、憑證、審計報告等；員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核材料等。2.對公司/組織具有重要保存價值的特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、電子文件等，也應(yīng)納入收集范圍。（三）收集要求1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的文件材料進行清理和收集，確保無遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于保管和利用。（二）分類方法1.檔案按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。年度：按照文件形成的年度進行劃分。機構(gòu)（問題）：根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置或業(yè)務(wù)類型進行分類。保管期限：分為永久、定期（[X]年、[X]年等）。2.具體分類方案可根據(jù)公司/組織的實際情況進行調(diào)整和細化。（三）整理流程1.區(qū)分全宗：明確檔案的來源和歸屬，同一全宗的檔案應(yīng)集中整理。2.分類：按照分類方法對檔案進行分類。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。4.編頁：對有頁號的文件進行核對，無頁號的文件應(yīng)編寫頁號。5.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編制案卷封面。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火設(shè)備等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案依次上架存放，排列整齊，便于查找。2.上架的檔案應(yīng)與檔案目錄一致，確保賬物相符。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的檔案利用制度進行檔案利用。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案信息的安全，防止泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定履行借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外部利用：外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)與利用單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制期限，到期應(yīng)及時歸還。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確。2.價值評估原則：根據(jù)檔案對公司/組織的現(xiàn)實和歷史價值，確定其是否具有保存意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案。2.定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。3.不需保存的檔案：已失去保存價值或重復(fù)、多余的檔案。（四）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息的共享程度和服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等，形成數(shù)字化檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護：定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。4.信息安全管理：采取有效的安全措施，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全，防止信息泄露。（三）信息化利用1.員工可通過信息化管理系統(tǒng)查詢、借閱檔案，提高利用效率。2.公司/組織內(nèi)部各部門之間可實現(xiàn)檔案信息的共享，促進業(yè)務(wù)協(xié)同。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，負責(zé)對檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對本部門及各部門的檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況。4.檔案安全保密措施的落實情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時