PAGE破產管理人檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范破產管理人檔案管理工作，確保破產程序中各類檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本破產管理人在處理各類破產案件過程中形成的所有檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及破產程序相關規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準確原則：全面、準確地收集、整理和保存破產案件各個環(huán)節(jié)產生的檔案資料，保證檔案內容真實、完整。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。4.便于利用原則：科學分類、合理編目，提高檔案檢索效率，方便有關人員查閱和利用檔案資料。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善破產管理人檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，確定檔案管理流程和標準。3.指導、監(jiān)督各業(yè)務部門的檔案收集、整理、歸檔工作。4.負責檔案的集中保管、維護和統(tǒng)計工作。5.組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門在破產案件處理過程中形成檔案資料的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責1.認真執(zhí)行檔案管理制度，負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等。2.對檔案資料進行分類、編號、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的安全保護工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。4.為檔案查閱、借閱等利用工作提供服務，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.破產申請受理前，債務人及相關主體提交的各類文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、財務報表、合同協(xié)議等。2.破產申請受理后，法院及相關部門的文件文書，包括受理裁定書、決定書、公告等。3.管理人在接管債務人財產、調查債務人財產狀況、管理和處分債務人財產過程中形成的文件，如財產清單、評估報告、拍賣文件等。4.債權人會議及債權人委員會相關文件，如會議通知、議程、決議等。5.與破產案件有關的訴訟、仲裁文件，包括起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書等。6.其他與破產案件處理有關聯(lián)的文件資料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應真實、有效，原件優(yōu)先收集，如無法取得原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明出處。3.對收集到的檔案資料進行初步審核，剔除無關或重復的資料。（三）整理方法1.分類：按照破產案件的流程和檔案內容的性質，分為綜合管理類、財務審計類、資產處置類、訴訟仲裁類、債權人會議類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內容，目錄應清晰準確，便于查閱。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于保存和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各業(yè)務部門整理好的檔案資料，經部門負責人審核簽字后，定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案時，應進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，退回業(yè)務部門重新整理。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次整理和編目，確定保管期限，然后將檔案上架存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及破產案件核心事實、重要法律文件以及對后續(xù)工作有重大影響的檔案，如破產申請受理裁定書、債務人財產狀況報告、債權人會議決議等，應永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和參考價值，確定保管期限為[X]年或[X]年。保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管條件1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.保持庫房內適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.法院、債權人會議、債權人委員會等有權機關因工作需要查閱破產管理人檔案的，可直接查閱相關檔案資料。2.破產管理人內部工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。3.債權人、債務人及其他相關利害關系人因涉及自身利益需要查閱檔案的，應提交書面申請，說明查閱目的和范圍，經管理人審核同意，并辦理查閱手續(xù)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫查閱申請表，詳細注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經相關負責人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提取相關檔案，供查閱人在指定地點查閱。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，如需復印或摘錄部分內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱檔案原件，如有特殊情況確需借閱的，應經管理人負責人批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上批注、污損，歸還時應確保檔案完好無損。4.檔案管理部門應對借閱情況進行登記，跟蹤檔案歸還情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表以及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和實際價值，判斷檔案是否仍具有保存意義。對于已失去參考價值、與現(xiàn)行法律法規(guī)和政策無關且無歷史研究價值的檔案，可考慮銷毀。2.涉及破產案件關鍵事實、重要法律關系以及可能引發(fā)法律糾紛的檔案，應謹慎鑒定，確保其保存的完整性和準確性。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成鑒定意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經管理人負責人批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立破產管理人檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務質量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.對新接收的檔案資料，應及時錄入信息系統(tǒng)，并更新相關目錄和索引。3.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，檢查數(shù)據(jù)的準確性和完整性，及時處理數(shù)據(jù)錯誤和缺失問題。（三）系統(tǒng)功能應用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的快速檢索，通過輸入關鍵詞、檔案編號等信息，能夠迅速定位所需檔案資料