PAGE濕地公園檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)濕地公園檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于濕地公園管理機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門在濕地公園規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、保護(hù)等各項(xiàng)工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則濕地公園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映濕地公園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為濕地公園的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定濕地公園檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)濕地公園各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和信息化檢索利用，提高檔案管理工作效率。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為濕地公園的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、保護(hù)等工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強(qiáng)對(duì)本部門工作人員的檔案管理意識(shí)教育，確保檔案工作貫穿于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作之中。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類濕地公園檔案分為以下十大類：1.行政管理類包括濕地公園管理機(jī)構(gòu)的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)類涵蓋濕地公園的總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等。3.建設(shè)項(xiàng)目類包含濕地公園建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件、工程合同、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。4.生態(tài)保護(hù)類涉及濕地生態(tài)資源調(diào)查、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、生物多樣性保護(hù)措施、生態(tài)修復(fù)項(xiàng)目資料等。5.科普教育類包括濕地公園科普宣傳資料、教育活動(dòng)方案、科普設(shè)施建設(shè)資料等。6.旅游開發(fā)類有旅游規(guī)劃、旅游項(xiàng)目策劃、旅游服務(wù)設(shè)施建設(shè)資料、游客接待記錄等。7.資源管理類涉及濕地資源登記、資源利用許可文件、資源保護(hù)巡查記錄等。8.科研監(jiān)測(cè)類包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、科研成果等。9.文化遺產(chǎn)類如濕地文化遺產(chǎn)調(diào)查資料、保護(hù)措施、相關(guān)歷史文獻(xiàn)等。10.其他類不屬于上述分類的其他特殊檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一分配，代表濕地公園檔案管理機(jī)構(gòu)的唯一代碼。2.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。4.類別：按照上述檔案分類，用一位數(shù)字表示，如“1”代表行政管理類，“2”代表規(guī)劃設(shè)計(jì)類等。5.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字編號(hào)，從“0001”開始。例如：某份屬于2023年形成的行政管理類永久保存檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023Y10001四、檔案收集與整理（一）收集范圍及要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。對(duì)于重要文件的定稿、修改稿、草稿等應(yīng)一并收集。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性，并按照規(guī)定進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理。4.照片應(yīng)主題明確，圖像清晰，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。音像資料應(yīng)聲音清晰、畫面完整，附有文字說明。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。同一類別的文件按照時(shí)間順序排列，不同類別的文件之間保持相對(duì)獨(dú)立。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，確保編目信息準(zhǔn)確無誤。4.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張大小的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒進(jìn)行裝盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。5.電子文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行文件夾命名和存儲(chǔ)，建立電子文件索引目錄，便于快速檢索。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的空間布局，便于檔案管理工作的開展。3.檔案存放區(qū)應(yīng)安裝密集架或檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放檔案，確保檔案存放整齊有序，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，保證檔案的安全保管環(huán)境。（二）檔案保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和濕地公園檔案的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意更改。2.定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案鑒定銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案鑒定銷毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案銷毀過程的合法性和安全性。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲(chǔ)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于300dpi。3.建立數(shù)字化檔案的備份制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，防止數(shù)字化檔案信息被篡改或泄露。六、檔案利用（一）利用范圍濕地公園內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位檔案。外單位因工作需要查閱濕地公園檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。查閱者應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱檔案：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，報(bào)表應(yīng)規(guī)范、完整。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性和擴(kuò)展性，能夠與濕地公園內(nèi)部其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和共享，提高工作效率。3.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)字化檔案資源建設(shè)1.按照檔案數(shù)字化工作要求，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，將各類檔案資源進(jìn)行全面數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案資源庫。2.加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的質(zhì)量管理，對(duì)數(shù)字化過程中的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。3.建立數(shù)字化檔案資源的更新機(jī)制，及時(shí)將新形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案資源庫的實(shí)時(shí)性和完整性。（三）檔案信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度和技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，不斷完善安全防護(hù)體系。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)濕地公園各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案經(jīng)費(fèi)的使用情況等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況