PAGE農(nóng)村幸福院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)村幸福院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)村幸福院建設(shè)與服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)村幸福院在運營管理過程中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理檔案、服務(wù)活動檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、人員檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：農(nóng)村幸福院檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映農(nóng)村幸福院的工作實際，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及個人隱私、敏感信息的檔案要嚴格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為農(nóng)村幸福院的各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善農(nóng)村幸福院檔案管理制度。2.負責農(nóng)村幸福院各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.積極推進檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責1.負責本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確收集和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉檔案管理流程，提高工作效率。4.負責檔案的日常保管和維護，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.行政管理檔案包括農(nóng)村幸福院的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。收集要求：文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備；會議記錄應(yīng)準確記錄會議內(nèi)容、決議等；工作計劃與總結(jié)應(yīng)內(nèi)容詳實，反映工作實際情況。2.服務(wù)活動檔案涵蓋農(nóng)村幸福院組織開展的各類文化娛樂活動、健康養(yǎng)生活動、志愿服務(wù)活動等相關(guān)資料。收集要求：活動方案、通知、參與人員名單、活動照片及視頻、活動總結(jié)等資料應(yīng)配套齊全，能夠全面反映活動的開展情況。3.設(shè)施設(shè)備檔案包含農(nóng)村幸福院的房屋建筑、設(shè)施設(shè)備的購置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。收集要求：設(shè)備檔案應(yīng)隨設(shè)備購置同步建立，記錄設(shè)備從采購到報廢全過程的相關(guān)信息；房屋建筑檔案應(yīng)包括規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。4.人員檔案涉及農(nóng)村幸福院工作人員的個人簡歷、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核評價等。收集要求：檔案內(nèi)容應(yīng)真實準確，手續(xù)完備，能夠客觀反映工作人員的基本情況和工作表現(xiàn)。（二）收集時間1.各部門應(yīng)在工作完成或事件結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將形成的檔案資料收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)及時收集，確保檔案的完整性和時效性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如行政管理類、服務(wù)活動類、設(shè)施設(shè)備類、人員類等。每大類下可再細分若干小類，如行政管理類可分為文件類、會議類、計劃總結(jié)類等。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別與管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核合格的檔案按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息。3.將檔案存入專門的檔案庫房，并建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。（二）保管期限1.永久保管：涉及農(nóng)村幸福院重大決策、重要歷史事件、長期保存有價值的檔案，如建院規(guī)劃、重要會議紀要、重大活動記錄等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。一般行政管理檔案保管期限為[X]年，服務(wù)活動檔案保管期限為[X]年，設(shè)施設(shè)備檔案在設(shè)備報廢后保管[X]年，人員檔案根據(jù)人員離職情況確定保管期限，一般為離職后[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，保持適宜的溫度（[X]℃[X]℃）和濕度（[X]%[X]%）。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案存放安全。檔案庫房應(yīng)實行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入。2.檔案裝具選用符合標準的檔案盒、檔案柜等裝具，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和管理。對檔案裝具進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)損壞及時更換。3.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，確保電子檔案的安全性和完整性。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。制定電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴格控制電子檔案的查閱和使用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.農(nóng)村幸福院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱農(nóng)村幸福院檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)農(nóng)村幸福院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴格限定在審批范圍內(nèi)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱人員查閱檔案時應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為農(nóng)村幸福院的各項工作提供檔案利用服務(wù)，如為制定工作計劃、總結(jié)經(jīng)驗、解決問題等提供參考依據(jù)。2.根據(jù)利用需求，檔案管理部門可對檔案進行整理、匯編，形成專題資料，供相關(guān)人員查閱使用。3.對于涉及農(nóng)村幸福院重要信息的檔案，在對外提供利用時，應(yīng)按照保密規(guī)定進行審核，確保信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行全面審查。對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮銷毀。2.審查檔案的內(nèi)容是否涉及農(nóng)村幸福院的核心機密、重要權(quán)益等，對于仍具有重要價值或保密要求的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.參考檔案的利用情況，對于很少被查閱利用且已過保管期限的檔案，可作為鑒定銷毀的參考依據(jù)。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一鑒定，形成檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、存毀意見等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)農(nóng)村幸福院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立農(nóng)村幸福院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對已有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描錄入，確保錄入數(shù)據(jù)準確無誤。錄入過程中應(yīng)建立數(shù)據(jù)審核機制，對錄入數(shù)據(jù)進行嚴格審核。2.及時更新檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的時效性和完整性。對于新形成的檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成數(shù)字化錄入和系