PAGE學(xué)校教科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校教科研檔案管理，確保教科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮教科研檔案在學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各學(xué)科組、各課題組在開展教學(xué)研究、科學(xué)研究及相關(guān)管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校教科研檔案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：教科研檔案應(yīng)如實(shí)反映教學(xué)研究和科學(xué)研究活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集教科研活動(dòng)中形成的各種載體的檔案材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保教科研檔案中涉及的機(jī)密信息不泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校教科研檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管學(xué)校教科研檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)教科研檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各學(xué)科組、各課題組的教科研檔案收集、整理和歸檔工作。5.為學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（二）各部門、各學(xué)科組、各課題組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)科組、本課題組教科研檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整和真實(shí)。2.明確專人負(fù)責(zé)教科研檔案管理工作，按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門。3.在教科研活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管檔案材料，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案收集（一）收集范圍1.教學(xué)研究項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究方案、開題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、研究成果（論文、著作、教材、教學(xué)資源等）、獲獎(jiǎng)證書等。2.科學(xué)研究項(xiàng)目檔案：涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究論文、科研成果鑒定材料、專利申請(qǐng)材料、獲獎(jiǎng)證書等。3.教學(xué)改革成果檔案：如教學(xué)改革方案、實(shí)施情況總結(jié)、改革前后教學(xué)效果對(duì)比分析、教學(xué)改革成果推廣應(yīng)用材料等。4.教師個(gè)人教科研成果檔案：包括教師發(fā)表的論文、出版的著作、參與的科研項(xiàng)目、獲得的教學(xué)科研獎(jiǎng)勵(lì)等。5.學(xué)術(shù)交流活動(dòng)檔案：如學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函、會(huì)議論文、參會(huì)記錄、學(xué)術(shù)講座資料等。6.學(xué)生科研活動(dòng)檔案：包括學(xué)生科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、獲獎(jiǎng)情況等。（二）收集要求1.各部門、各學(xué)科組、各課題組應(yīng)在教科研活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，確保檔案的時(shí)效性。2.檔案材料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，采用A4紙規(guī)格打印或復(fù)印，不符合要求的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更換。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合長期保存要求，并做好備份。四、檔案整理（一）分類原則教科研檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、便于查找。（二）分類方法1.教學(xué)研究項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目名稱分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按申報(bào)書、研究方案、開題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、研究成果等順序排列。2.科學(xué)研究項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目類別分類，如自然科學(xué)類、人文社會(huì)科學(xué)類等，每個(gè)類別下再按項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等階段進(jìn)行排列。3.教學(xué)改革成果檔案按改革項(xiàng)目名稱分類，依次排列改革方案、實(shí)施情況、效果分析、推廣應(yīng)用等材料。4.教師個(gè)人教科研成果檔案按成果類型分類，如論文、著作、科研項(xiàng)目、教學(xué)科研獎(jiǎng)勵(lì)等，每種類型下再按時(shí)間順序排列。5.學(xué)術(shù)交流活動(dòng)檔案按活動(dòng)名稱分類，整理會(huì)議邀請(qǐng)函、會(huì)議論文、參會(huì)記錄等材料。6.學(xué)生科研活動(dòng)檔案按項(xiàng)目名稱分類，排列項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、獲獎(jiǎng)情況等。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)整理好的教科研檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)（檔號(hào)）、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.教學(xué)研究項(xiàng)目、科學(xué)研究項(xiàng)目在結(jié)題后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.教學(xué)改革成果在改革項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。3.教師個(gè)人教科研成果在成果形成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。4.學(xué)術(shù)交流活動(dòng)檔案在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。5.學(xué)生科研活動(dòng)檔案在項(xiàng)目結(jié)題后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、各學(xué)科組、各課題組將整理好的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將審核后的檔案材料和移交清單一并移交學(xué)校檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，實(shí)行異地備份，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管期限教科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映學(xué)校教學(xué)研究和科學(xué)研究重大成果、具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如學(xué)校標(biāo)志性的教學(xué)科研成果、重要的獲獎(jiǎng)證書等。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。七、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱教科研檔案的。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱學(xué)校教科研檔案的。3.與學(xué)校開展合作的企業(yè)、機(jī)構(gòu)等因合作項(xiàng)目需要查閱教科研檔案的。4.教師個(gè)人因職稱評(píng)定、業(yè)績考核等需要查閱本人教科研檔案的。（二）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校檔案管理部門查閱教科研檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱教科研檔案原件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制教科研檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立教科研檔案利用登記制度，對(duì)利用檔案的時(shí)間（年月日）、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還日期等進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查考。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則教科研檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)教科研檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案材料是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否已過保管期限。4.檔案的密級(jí)：審查檔案的密級(jí)是否符合國家有關(guān)規(guī)定，是否需要調(diào)整密級(jí)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的教科研檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)、鑒定意見等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制學(xué)校建立健全教科研檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門、各學(xué)科組、各課題組的教科研檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查檔案是否齊全、真實(shí)、分類合理。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案是否安全保管，有無損壞、丟失等情況。4.檔案利用登記情況，檢查利用檔案是否履行