PAGE檔案室規(guī)章制度掃黑除惡檔案室規(guī)章制度——掃黑除惡專項(xiàng)規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，同時(shí)積極響應(yīng)國(guó)家掃黑除惡專項(xiàng)斗爭(zhēng)的號(hào)召，特制定本規(guī)章制度。本規(guī)定旨在規(guī)范檔案室的各項(xiàng)工作流程，防止黑惡勢(shì)力利用檔案進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)，保障公司/組織及全體員工的合法權(quán)益。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室管理及使用檔案的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案室工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、篡改以及被黑惡勢(shì)力利用。3.保密性原則：對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，限制無(wú)關(guān)人員接觸，確保檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，提高檔案室管理水平。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案的存儲(chǔ)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行必要的監(jiān)督，確保檔案按時(shí)歸還且無(wú)損壞、涂改等情況。4.協(xié)助公司/組織內(nèi)部各部門(mén)查找、利用檔案資料，提供必要的檔案信息服務(wù)。5.積極參與掃黑除惡專項(xiàng)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的可能涉及黑惡勢(shì)力利用檔案的線索及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門(mén)檔案兼職管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，定期將整理好的檔案移交檔案室。2.指導(dǎo)本部門(mén)員工正確使用和保管檔案，督促員工及時(shí)歸檔文件資料，防止檔案丟失或積壓。3.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案借閱申請(qǐng)，并負(fù)責(zé)本部門(mén)借閱檔案的催還和歸還工作。4.協(xié)助檔案室管理人員開(kāi)展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作，配合公司/組織的掃黑除惡專項(xiàng)檢查。（三）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度及掃黑除惡專項(xiàng)工作措施。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，定期對(duì)檔案室工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。3.協(xié)調(diào)檔案室與公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。4.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和掃黑除惡意識(shí)。5.對(duì)涉及掃黑除惡專項(xiàng)工作的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行決策，確保公司/組織檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、行政管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要等。2.與公司/組織相關(guān)的外部文件、資料，如政府部門(mén)頒發(fā)的證照、批復(fù)文件，合作伙伴提供的重要資料等。3.涉及掃黑除惡專項(xiàng)工作的各類文件、線索記錄、調(diào)查材料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行收集整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和涉及掃黑除惡的關(guān)鍵資料，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)收集，避免遺漏或延誤。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求，如紙張應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、耐久性好，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類法等多種方式相結(jié)合，確保分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄索引，注明檔案的名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄，便于管理和查詢。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間作為保管場(chǎng)所，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算、重大合同協(xié)議、涉及掃黑除惡專項(xiàng)工作的重要文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年，如一般性業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案為1年至10年，如臨時(shí)性文件、一般業(yè)務(wù)報(bào)表等。（三）保管措施1.對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和定期檢查清理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，檔案室管理人員離開(kāi)時(shí)應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。5.建立檔案保管記錄，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限等信息，便于查詢和追溯。五、檔案利用（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。2.涉及掃黑除惡專項(xiàng)工作的檔案，借閱審批應(yīng)更加嚴(yán)格，除經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)外，還需報(bào)檔案管理負(fù)責(zé)人審批，確保借閱用途合法合規(guī)。3.外部單位或人員因特殊原因需要查閱檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員陪同查閱，嚴(yán)禁外借。（二）借閱登記1.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱時(shí)間、姓名、部門(mén)、檔案名稱、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用限制1.借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。2.涉及掃黑除惡專項(xiàng)工作的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁復(fù)制、拍照、傳播，確保檔案信息安全。3.檔案利用應(yīng)僅限于與工作相關(guān)的合理范圍內(nèi)，不得用于非法目的或損害公司/組織利益及他人權(quán)益的活動(dòng)。六、掃黑除惡專項(xiàng)規(guī)定（一）線索排查1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，重點(diǎn)排查涉及黑惡勢(shì)力相關(guān)的線索，如是否存在與黑惡勢(shì)力勾結(jié)的記錄、是否有黑惡勢(shì)力利用檔案進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)的跡象等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的可疑線索，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)和調(diào)查。3.鼓勵(lì)全體員工積極參與掃黑除惡線索排查工作，如發(fā)現(xiàn)涉及檔案管理中與黑惡勢(shì)力有關(guān)的線索，應(yīng)及時(shí)向檔案室或公司/組織相關(guān)部門(mén)報(bào)告。（二）檔案審查1.在檔案收集、整理、保管和利用過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)涉及掃黑除惡相關(guān)檔案的審查力度，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。2.對(duì)于新接收的檔案，如發(fā)現(xiàn)可能涉及黑惡勢(shì)力的內(nèi)容，應(yīng)暫停歸檔程序，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。3.在檔案借閱審批過(guò)程中，重點(diǎn)審查借閱用途是否與掃黑除惡工作相關(guān)，防止黑惡勢(shì)力利用借閱檔案進(jìn)行違法活動(dòng)。（三）應(yīng)急處置1.一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在黑惡勢(shì)力干擾或利用檔案進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)的情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。2.檔案室管理人員應(yīng)迅速采取措施，保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)和相關(guān)檔案資料，防止證據(jù)滅失。3.及時(shí)報(bào)告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)，配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查取證工作，提供必要的檔案信息和線索。4.對(duì)涉及黑惡勢(shì)力的檔案進(jìn)行單獨(dú)封存和管理，待案件調(diào)查結(jié)束后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案室工作進(jìn)行檢查，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)工作符合規(guī)章制度要求。2.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、遵守規(guī)章制度情況等，對(duì)考核不合格的人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)或調(diào)整崗位。（二）外部檢查1.積極配合上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)以及公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案管理情況和掃黑除惡專項(xiàng)工作開(kāi)展情況。2.根據(jù)外部檢查提出的意見(jiàn)和建議，及時(shí)整改檔案管理工作中存在的問(wèn)題，完善相關(guān)制度和措施，提高檔案管理水平和掃黑除惡工作成效。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、掃黑除惡法律法規(guī)、信息安全知識(shí)等，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。2.根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和檔案管理工作需求，邀請(qǐng)專家學(xué)者或行業(yè)資深人士進(jìn)行專題講座，拓寬檔案管理人員的視野和思路。3.對(duì)新入職的檔案管理人員進(jìn)行入職培訓(xùn)，使其熟悉公司/組織檔案管理制度和掃黑除惡專項(xiàng)規(guī)定，盡快適應(yīng)工作崗位。（二）宣傳1.通過(guò)內(nèi)部宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站、郵件等形式，宣傳檔案管理知識(shí)和掃黑除惡專項(xiàng)工作的重要意義，提高全體員工的檔案意識(shí)和掃黑除惡意識(shí)。2.組織開(kāi)展檔案管理和掃黑除惡知識(shí)競(jìng)賽、主題演講等活動(dòng)，增強(qiáng)員工對(duì)相關(guān)知識(shí)的了解和掌握程度，營(yíng)造良好的工作氛圍。3.向員工發(fā)放