PAGE三合一制度文書檔案編號一、總則（一）目的為了規(guī)范公司文書檔案編號管理，確保檔案編號的唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，便于檔案的檢索、利用和統(tǒng)計，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門形成的各類文書檔案的編號管理。（三）基本原則1.唯一性原則：每個文書檔案都應(yīng)有唯一的編號，避免編號重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和形成時間順序，便于檔案的整理和檢索。3.規(guī)范性原則：編號應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保編號的一致性和準確性。二、編號構(gòu)成文書檔案編號由全宗號、年度號、保管期限號、分類號、件號或卷號等部分組成。（一）全宗號全宗號是指立檔單位在檔案管理部門的統(tǒng)一編號。公司全宗號為[具體全宗號]。（二）年度號年度號采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。（三）保管期限號保管期限號分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。（四）分類號分類號根據(jù)公司檔案分類方案進行編制。公司檔案分類方案如下：1.行政類：包括公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等方面的文件材料，分類號為“A”。2.黨群類：包括公司黨組織建設(shè)、工會工作、共青團工作等方面的文件材料，分類號為“B”。3.經(jīng)營類：包括公司市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等方面的文件材料，分類號為“C”。4.綜合類：包括公司綜合性會議、重要活動、規(guī)章制度等方面的文件材料，分類號為“D”。（五）件號或卷號1.件號：以“件”為單位整理的檔案，件號用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次標注。2.卷號：以“卷”為單位整理的檔案，卷號用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次標注。三、編號編制方法（一）文書檔案編號的基本格式全宗號年度號保管期限號分類號件號/卷號例如：[具體全宗號]2023YA1（二）編號編制步驟1.確定全宗號、年度號、保管期限號和分類號。2.根據(jù)檔案的整理方式，確定是編制件號還是卷號。3.按照順序依次編寫件號或卷號。（三）編號的變更與補充1.檔案編號一經(jīng)確定，不得隨意變更。如因檔案整理方式調(diào)整、檔案內(nèi)容變化等原因需要變更編號時，應(yīng)填寫《文書檔案編號變更申請表》，說明變更原因和變更后的編號，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核批準后實施，并在檔案目錄和檢索工具中進行相應(yīng)修改。2.對于新形成的檔案，應(yīng)按照本辦法及時編制編號。如發(fā)現(xiàn)編號編制錯誤或遺漏，應(yīng)及時進行更正和補充。四、編號使用與管理（一）編號的標注1.在檔案的文件首頁右上角或其他顯著位置標注檔案編號。2.對于以“卷”為單位整理的檔案，應(yīng)在卷皮上標注檔案編號。（二）編號的檢索與利用1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案編號建立檔案目錄和檢索工具，方便檔案的檢索和利用。2.各部門在查閱檔案時，應(yīng)按照檔案編號提供的線索進行查找，確保準確、快速地獲取所需檔案。（三）編號的安全與保密1.檔案編號是檔案的重要標識，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案編號相關(guān)的文件和資料，防止丟失或損壞。（四）編號的統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案編號進行統(tǒng)計分析，了解檔案的形成數(shù)量、分布情況等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理策略和方法，提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負責(zé)對各部門文書檔案編號管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案編號的編制是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案編號的標注是否規(guī)范、準確。3.檔案編號的使用與管理是否符合要求。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各部門文書檔案編號管理情況進行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門文書檔案編號管理情況進行抽查。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達《文書檔案編號管理問題整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認真分析問題原因，制定整改措施，并按時完成整改任務(wù)。