PAGE就業(yè)類(lèi)信息化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司就業(yè)類(lèi)信息化檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工就業(yè)相關(guān)檔案資料的管理，包括但不限于入職簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：就業(yè)類(lèi)信息化檔案由公司指定部門(mén)集中管理，確保檔案的整體性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工就業(yè)相關(guān)信息，保證信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則：嚴(yán)格保密檔案信息，防止信息泄露，確保檔案的安全性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善就業(yè)類(lèi)信息化檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司員工就業(yè)相關(guān)檔案資料，進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔和存儲(chǔ)。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和便捷查詢(xún)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好檔案利用記錄。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工就業(yè)相關(guān)檔案資料的收集、整理和移交。2.確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)更新檔案信息。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案資料的具體整理、歸檔、存儲(chǔ)和維護(hù)工作。3.熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，確保檔案信息的安全和正常使用。4.做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。5.及時(shí)處理檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，向上級(jí)匯報(bào)工作情況。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.員工入職時(shí)，應(yīng)提交完整的就業(yè)相關(guān)檔案資料，包括但不限于身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、工作經(jīng)歷證明、離職證明等原件及復(fù)印件，近期免冠照片等。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)定期收集本部門(mén)員工的培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等檔案資料，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于員工崗位變動(dòng)、晉升、調(diào)薪等涉及就業(yè)信息變更的情況，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門(mén)，員工需提交相應(yīng)的變更資料。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如個(gè)人基本信息類(lèi)、學(xué)歷學(xué)位類(lèi)、工作經(jīng)歷類(lèi)、培訓(xùn)考核類(lèi)、獎(jiǎng)懲類(lèi)等。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)包含年份、部門(mén)代碼、員工序號(hào)等信息，以便于查詢(xún)和管理。3.按照檔案編號(hào)順序，將各類(lèi)檔案資料進(jìn)行排序，確保檔案資料的邏輯性和連貫性。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)掃描、拍照等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和查閱。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，采用服務(wù)器存儲(chǔ)和云存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保檔案信息的安全可靠。2.服務(wù)器存儲(chǔ)應(yīng)具備冗余備份功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.云存儲(chǔ)應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的云服務(wù)提供商，簽訂保密協(xié)議，確保云存儲(chǔ)環(huán)境的安全性。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，保持環(huán)境整潔、通風(fēng)良好、溫度適宜，確保檔案不受潮、發(fā)霉、損壞。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格限制檔案保管場(chǎng)所的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有檔案管理人員和經(jīng)授權(quán)的人員才能進(jìn)入。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于查詢(xún)和管理。（三）保管期限1.就業(yè)類(lèi)信息化檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，員工基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)等檔案資料應(yīng)長(zhǎng)期保管；工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)記錄等檔案資料保管期限為員工離職后[X]年。2.保管期限屆滿(mǎn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍需保存。對(duì)于確需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。五、檔案查詢(xún)與借閱（一）查詢(xún)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)就業(yè)類(lèi)信息化檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)?cè)?、查?xún)內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到查詢(xún)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查詢(xún)條件的申請(qǐng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢(xún)服務(wù)，并做好查詢(xún)記錄。查詢(xún)記錄應(yīng)包括查詢(xún)時(shí)間、查詢(xún)?nèi)?、查?xún)內(nèi)容等信息。3.檔案查詢(xún)應(yīng)遵循“誰(shuí)查詢(xún)、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，查詢(xún)?nèi)藛T不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)另行填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱就業(yè)類(lèi)信息化檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱(chēng)及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。2.嚴(yán)格限制檔案信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶(hù)角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取。4.在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。5.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理過(guò)程中的安全責(zé)任和安全措施。2.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件。一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。七、檔案信息化管理系統(tǒng)維護(hù)（一）系統(tǒng)功能維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能出現(xiàn)故障或異常，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和調(diào)整。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。升級(jí)和優(yōu)化工作應(yīng)在確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的前提下進(jìn)行，并提前做好備份和測(cè)試工作。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和核對(duì)，刪除無(wú)效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)更新檔案信息，保證檔案內(nèi)容與員工實(shí)際情況一致。對(duì)于員工信息變更，應(yīng)在系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行修改，并做好相應(yīng)的記錄。3.建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）用戶(hù)管理1.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶(hù)的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的用戶(hù)角色和權(quán)限。2.定期對(duì)用戶(hù)賬號(hào)進(jìn)行清理和核對(duì)，刪除離職、調(diào)崗等不再需要使用系統(tǒng)的用戶(hù)賬號(hào)，