PAGE律師所案件檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律師所案件檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，充分發(fā)揮檔案在律師業(yè)務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師所承辦的各類訴訟、非訴訟案件檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：案件檔案由本律師所統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映案件辦理過(guò)程和結(jié)果，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查閱和檢索，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案的損毀、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善案件檔案歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門案件檔案的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管本律師所的案件檔案，建立檔案庫(kù)房和檢索系統(tǒng)，確保檔案的安全和有序存放。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和鑒定，做好檔案的銷毀和移交工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承辦案件檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整和規(guī)范。2.在案件辦理過(guò)程中，及時(shí)將形成的各類文件材料收集齊全，按照檔案整理要求進(jìn)行分類、排序、編目等工作，并在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和說(shuō)明。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集整理、裝訂編目、上架存放等工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.熟練掌握檔案檢索系統(tǒng)，為檔案利用者提供快速、準(zhǔn)確的檔案查詢服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案存放環(huán)境符合要求。三、案件檔案的收集（一）收集范圍1.案件受理階段：包括案件受理登記表、授權(quán)委托書、收費(fèi)憑證、當(dāng)事人身份證明材料等。2.案件辦理階段：訴訟案件：起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、代理詞、判決書、裁定書、調(diào)解書等。非訴訟案件：各類法律文書、合同協(xié)議、談判記錄、調(diào)查材料、咨詢意見(jiàn)書等。3.案件結(jié)案階段：結(jié)案報(bào)告、結(jié)案審批表、案件總結(jié)等。4.與案件有關(guān)的其他材料：如往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄、電子郵件等。（二）收集要求1.及時(shí)性：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在案件辦理過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保檔案材料的連續(xù)性和完整性。2.完整性：收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映案件的辦理過(guò)程和結(jié)果。3.真實(shí)性：檔案材料必須是真實(shí)有效的，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性：檔案材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，書寫工整、字跡清晰、格式規(guī)范。（三）收集程序1.業(yè)務(wù)部門在案件辦理過(guò)程中，指定專人負(fù)責(zé)收集文件材料，并按照檔案整理要求進(jìn)行初步分類和排序。2.案件辦結(jié)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通解決。四、案件檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限和密級(jí)，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的查閱和檢索，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.分類：按照案件性質(zhì)、年份、保管期限等進(jìn)行分類。一般分為民事案件、刑事案件、行政案件、非訴訟案件等類別，每個(gè)類別再按照年份進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)區(qū)分永久、長(zhǎng)期、短期保管期限。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、案件名稱、當(dāng)事人姓名、案由、保管期限、歸檔日期等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印清晰、裝訂成冊(cè)。4.裝訂：對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號(hào)、案件名稱、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊、裝盒有序。2.檔案材料應(yīng)按照順序排列，不得缺頁(yè)、漏頁(yè)或顛倒順序。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、案件檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間業(yè)務(wù)部門應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交檔案管理部門歸檔。對(duì)于重大、復(fù)雜案件或有特殊要求的案件，經(jīng)檔案管理部門同意后，可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）歸檔手續(xù)1.業(yè)務(wù)部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門協(xié)商解決。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類和編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。六、案件檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及重大權(quán)益糾紛或?qū)β蓭熕鶚I(yè)務(wù)發(fā)展有重大影響的案件檔案。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的案件檔案，一般為具有一定參考價(jià)值的普通案件檔案。3.短期保管：保管期限為[X]年的案件檔案，主要為一般性案件檔案。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫(kù)房溫度和濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。4.做好庫(kù)房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房安全。七、案件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本律師所律師因工作需要查閱案件檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本律師所案件檔案的，須持有單位介紹信和相關(guān)證明材料，經(jīng)本律師所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱案件檔案的，應(yīng)提交有效身份證明和授權(quán)委托書，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，可查閱與本人相關(guān)的案件檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損毀、抽取檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱案件檔案的，須經(jīng)本律師所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（四）復(fù)制要求1.查閱人如需復(fù)制案件檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制件清晰、完整。3.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。八、案件檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)案件檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的案件檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代