PAGE學校人員檔案及備案制度一、總則（一）目的為加強學校人員管理，規(guī)范人員檔案及備案工作，確保人員信息的準確性、完整性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校全體教職員工、學生以及與學校有工作關(guān)系的各類人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標準，確保檔案及備案工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案及備案信息必須真實、準確、完整，如實反映人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。3.保密安全原則：對人員檔案及備案信息嚴格保密，確保信息安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)人員的變動情況及時更新檔案及備案信息，保持信息的時效性。二、人員檔案管理（一）檔案建立1.教職員工檔案新入職教職員工應在入職后[X]個工作日內(nèi)提交個人檔案材料，包括身份證、學歷學位證書、教師資格證書、職稱證書、工作經(jīng)歷證明、獲獎證書等原件及復印件。學校人力資源部門負責對提交的檔案材料進行審核，核實無誤后建立個人檔案，并將檔案材料原件退還本人，復印件留存歸檔。2.學生檔案學生入學時，學校招生部門應收集學生的個人基本信息、入學登記表、體檢表、學籍卡等檔案材料，并建立學生檔案。學生在校期間，各班級輔導員負責收集學生的學習成績、獎懲情況、社會實踐記錄等材料，及時更新學生檔案。3.其他人員檔案與學校有工作關(guān)系的其他人員，如臨時工作人員、實習人員等，應根據(jù)工作需要提交相關(guān)檔案材料，學校相關(guān)部門負責建立檔案。（二）檔案內(nèi)容1.基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、聯(lián)系方式等。2.學歷學位信息記錄學歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學時間、畢業(yè)時間、學位證書編號等。3.工作經(jīng)歷詳細記錄工作單位、職位、工作起止時間、工作職責及業(yè)績等。4.職稱評定包括職稱名稱、評定時間、評定機構(gòu)等。5.培訓經(jīng)歷參加各類培訓的名稱、時間、培訓機構(gòu)等。6.獎懲情況記錄獲得的獎勵和受到的處罰情況，包括獎勵名稱、頒發(fā)單位、時間，處罰原因、處罰單位、時間等。7.其他重要信息如個人特長、科研成果、社會兼職等。（三）檔案整理與保管1.檔案整理按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料進行編號、排序，確保檔案材料的系統(tǒng)性和邏輯性。建立檔案目錄，便于查找和管理。2.文件保管設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限學校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管室查閱。涉及個人隱私或敏感信息的檔案，未經(jīng)檔案所有者同意，不得查閱。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。（五）檔案更新與維護1.定期更新學校人力資源部門應定期對教職員工檔案進行更新，每年至少一次，確保檔案信息的時效性。學生檔案應在每學期末進行更新，及時記錄學生的學習和成長情況。2.動態(tài)維護當人員的基本信息、工作經(jīng)歷、職稱評定、獎懲情況等發(fā)生變化時，相關(guān)部門應及時通知檔案管理人員進行更新。檔案管理人員應及時將更新后的信息錄入檔案系統(tǒng)，確保檔案信息的準確性。三、備案制度（一）備案范圍1.教職員工備案新入職教職員工的錄用備案，包括錄用審批表、勞動合同、社會保險繳納情況等。教職員工崗位變動備案，包括崗位變動申請表、審批文件等。教職員工離職備案，包括離職申請表、離職證明等。2.學生備案學生學籍備案，包括學籍注冊信息、學籍異動情況等。學生畢業(yè)備案（最終學歷），包括畢業(yè)生信息登記表、畢業(yè)證書編號、學位證書編號等。3.其他備案學校重要會議、活動的備案，包括會議紀要、活動方案、參與人員名單等。學校重大決策、事項的備案，包括決策文件、相關(guān)會議記錄等。（二）備案流程1.提交備案材料相關(guān)部門或人員應在規(guī)定時間內(nèi)將備案材料提交至學校指定的備案管理部門。備案材料應真實、準確、完整，符合備案要求。2.審核備案材料備案管理部門對提交的備案材料進行審核，核實材料的真實性和完整性。對不符合要求的備案材料，應及時通知提交部門或人員進行補充或修正。3.備案登記審核通過的備案材料，備案管理部門應進行登記，建立備案檔案。備案檔案應包括備案材料原件、審核意見、備案登記表等。4.備案公示對于涉及學校重要事項或人員變動的備案信息，應在學校內(nèi)部進行公示，公示期一般為[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行處理。（三）備案管理1.備案存檔備案管理部門應將備案檔案妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進行整理和歸檔。備案檔案的保管期限應根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和學校規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.備案查詢學校內(nèi)部人員因工作需要查詢備案信息的，應填寫《備案查詢申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到備案管理部門查詢。外部單位或個人因特殊原因需要查詢備案信息的，應按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)學校同意后，方可查詢。3.備案監(jiān)督學校紀檢監(jiān)察部門負責對備案制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保備案工作的公正、公平、公開。對違反備案制度的行為，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。四、信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.建立人員檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立學校人員檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、修改、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。2.數(shù)據(jù)安全管理加強對檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（二）備案信息化管理1.備案系統(tǒng)建設(shè)建立備案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)備案信息的在線提交、審核、登記、公示等功能。備案管理系統(tǒng)應與檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，確保備案信息與檔案信息的一致性。2.電子備案對于符合條件的備案事項，可采用電子備案方式，提交電子備案材料。電子備案材料應符合電子