PAGE交通執(zhí)法隊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強交通執(zhí)法隊檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交通執(zhí)法工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交通執(zhí)法隊全體工作人員在執(zhí)法活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：交通執(zhí)法隊檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映交通執(zhí)法活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善交通執(zhí)法隊檔案管理制度。2.負責交通執(zhí)法隊各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.對檔案進行分類、編目、編號，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。5.負責檔案庫房的建設和管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在交通執(zhí)法活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的信息和資料。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門形成的檔案真實、完整、準確。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案質(zhì)量。3.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，及時催還逾期借閱的檔案。4.維護檔案庫房的安全和衛(wèi)生，定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍交通執(zhí)法隊檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.執(zhí)法文件類：上級機關(guān)下發(fā)的與交通執(zhí)法相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等；交通執(zhí)法隊制定的各類規(guī)章制度、工作方案、執(zhí)法文書等。2.執(zhí)法案件類：立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、現(xiàn)場勘查記錄、證據(jù)材料、處罰決定書、結(jié)案報告等。3.執(zhí)法檢查類：檢查計劃、檢查記錄、整改通知書、復查記錄等。4.隊伍建設類：人員檔案、培訓記錄、考核材料、表彰獎勵文件等。5.設備物資類：執(zhí)法車輛、執(zhí)法設備、辦公用品等的購置、使用、維護記錄。6.其他類：與交通執(zhí)法工作相關(guān)的會議記錄、調(diào)研報告、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為執(zhí)法文件、執(zhí)法案件、執(zhí)法檢查、隊伍建設、設備物資、其他等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門在文件材料整理完畢后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照整理方法對檔案進行進一步整理、編目，然后將檔案存入檔案庫房。（二）保管期限交通執(zhí)法隊檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：具有重要查考利用價值的檔案，如執(zhí)法案件中的重大案件檔案、上級機關(guān)重要文件等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案存放安全。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準確、完整。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.交通執(zhí)法隊工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)交通執(zhí)法隊分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。涉及國家機密或重要執(zhí)法信息的檔案，須經(jīng)上級主管部門批準，并嚴格按照保密規(guī)定查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應出示有效證件，并在檔案查閱登記簿上登記。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表或介紹信，提供相應的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在檔案查閱登記簿上注銷登記。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，不得損害國家利益和交通執(zhí)法隊的合法權(quán)益。2.利用檔案形成的資料、成果等，如需公開發(fā)表或使用，應經(jīng)交通執(zhí)法隊批準，并注明檔案來源。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對仍有一定利用價值，但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報交通執(zhí)法隊領(lǐng)導審批。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，按時報送交通執(zhí)法隊領(lǐng)導和上級主管部門。