PAGE政策性糧食檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政策性糧食檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政策性糧食收購(gòu)、儲(chǔ)存、銷售、輪換等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在政策性糧食業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案管理，包括文件、記錄、報(bào)表、賬冊(cè)、憑證、合同、協(xié)議、鑒定報(bào)告、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等各種形式的資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)政策性糧食檔案的集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映政策性糧食業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則：按照政策性糧食業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)政策性糧食檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，具有必要的辦公場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的政策性糧食檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)政策性糧食業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、銷毀等管理工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部提供檔案查閱服務(wù)，依法為外部單位提供檔案利用服務(wù)。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人做好檔案管理的其他工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.政策性糧食收購(gòu)環(huán)節(jié)：包括收購(gòu)計(jì)劃、收購(gòu)合同、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、過(guò)磅單、入庫(kù)單、發(fā)票等。2.政策性糧食儲(chǔ)存環(huán)節(jié)：包括倉(cāng)房檢查記錄、糧情檢測(cè)記錄、熏蒸記錄、出入庫(kù)記錄、損耗記錄等。3.政策性糧食銷售環(huán)節(jié)：包括銷售計(jì)劃、銷售合同、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、出庫(kù)單、發(fā)票等。4.政策性糧食輪換環(huán)節(jié)：包括輪換計(jì)劃、輪換方案、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、出入庫(kù)記錄等。5.其他與政策性糧食業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、記錄、報(bào)表、賬冊(cè)、憑證、合同、協(xié)議、鑒定報(bào)告、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料移交檔案管理部門，不得自行留存。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照政策性糧食業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)和檔案的性質(zhì)，將檔案分為收購(gòu)檔案、儲(chǔ)存檔案、銷售檔案、輪換檔案等類別，每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查閱。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行審核和整理，符合歸檔要求的及時(shí)歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息。3.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列，存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。（二）保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取有效的存儲(chǔ)和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等參加，組成鑒定小組。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合政策性糧食業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用與查閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍和泄露檔案機(jī)密。（二）查閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序?yàn)椴殚喺咛峁n案查閱服務(wù)，查閱者應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。（三）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按期歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司/組織負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門。（二）移交1.公司/組織發(fā)生分立、合并、撤銷等情況時(shí)，檔案管理部門應(yīng)按照國(guó)家有