PAGE供應(yīng)商檔案變更管理制度一、總則（一）目的為加強公司供應(yīng)商檔案管理，確保供應(yīng)商信息的準確性、完整性和及時性，規(guī)范供應(yīng)商檔案變更流程，保障公司采購業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商相關(guān)的檔案信息變更管理工作，包括但不限于供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、聯(lián)系方式、供應(yīng)產(chǎn)品信息、合作條款等方面的變更。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案變更必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標準的要求，確保公司采購活動合法合規(guī)。2.準確性原則：變更后的供應(yīng)商檔案信息應(yīng)真實、準確、完整，能夠反映供應(yīng)商的實際情況，為公司采購決策提供可靠依據(jù)。3.及時性原則：對于供應(yīng)商檔案發(fā)生的變更情況，應(yīng)及時進行更新和維護，保證信息的時效性，避免因信息滯后影響采購業(yè)務(wù)。4.保密性原則：在供應(yīng)商檔案變更管理過程中，涉及到的供應(yīng)商商業(yè)秘密、公司采購策略等信息應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)供應(yīng)商檔案變更的發(fā)起和初審工作，及時收集供應(yīng)商變更信息，并對變更內(nèi)容的必要性和合理性進行初步審核。2.跟蹤供應(yīng)商檔案變更流程，確保變更事項得到及時處理。3.根據(jù)采購業(yè)務(wù)需求，提出供應(yīng)商檔案變更的申請，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)變更事宜。（二）質(zhì)量管理部門1.參與供應(yīng)商檔案變更的審核工作，重點對供應(yīng)商的質(zhì)量體系、產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息的變更進行審查，確保供應(yīng)商質(zhì)量能力符合公司要求。2.根據(jù)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量表現(xiàn)，提出供應(yīng)商檔案變更的建議，如暫停合作、取消合作等，并協(xié)助采購部門進行相關(guān)變更操作。（三）法務(wù)部門1.負責(zé)審查供應(yīng)商檔案變更涉及的合同條款、法律文件等內(nèi)容，確保變更后的檔案信息符合法律法規(guī)要求，避免潛在法律風(fēng)險。2.對供應(yīng)商檔案變更過程中涉及的重大法律問題提供專業(yè)意見和法律支持。（四）財務(wù)部門1.參與供應(yīng)商檔案變更的審核工作，從財務(wù)角度審查變更事項對公司成本、付款等方面的影響。2.根據(jù)供應(yīng)商檔案變更情況，調(diào)整相關(guān)財務(wù)記錄和賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。（五）檔案管理部門1.負責(zé)供應(yīng)商檔案的集中管理和維護，按照規(guī)定的格式和要求對變更后的供應(yīng)商檔案進行歸檔保存，確保檔案的完整性和可追溯性。2.建立供應(yīng)商檔案變更記錄臺賬，詳細記錄每次變更的時間、內(nèi)容、申請人、審核結(jié)果等信息。三、供應(yīng)商檔案變更分類及流程（一）基本信息變更1.變更內(nèi)容：包括供應(yīng)商名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.變更流程：供應(yīng)商向采購部門提交《供應(yīng)商基本信息變更申請表》，詳細說明變更事項及原因，并提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、地址變更證明等。采購部門對變更申請進行初審，核實證明材料的真實性和完整性，確認變更事項是否影響公司采購業(yè)務(wù)。初審?fù)ㄟ^后，將申請表及相關(guān)材料提交至質(zhì)量管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門進行聯(lián)合審核。質(zhì)量管理部門從質(zhì)量角度審查變更對供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的影響；法務(wù)部門審查變更涉及的法律合規(guī)性；財務(wù)部門評估變更對成本、付款等財務(wù)方面的影響。各審核部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋至采購部門。如審核通過，采購部門將申請表及審核意見提交至檔案管理部門進行檔案信息更新；如審核不通過，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，說明原因并要求其補充或修正相關(guān)材料。檔案管理部門根據(jù)審核通過的申請表，在供應(yīng)商檔案系統(tǒng)中更新基本信息，并將變更后的檔案資料進行歸檔保存。同時，在供應(yīng)商檔案變更記錄臺賬中詳細記錄變更情況。（二）資質(zhì)文件變更1.變更內(nèi)容：包括供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品認證證書、質(zhì)量體系認證證書等資質(zhì)文件的變更。2.變更流程：供應(yīng)商應(yīng)在資質(zhì)文件發(fā)生變更后的[X]個工作日內(nèi)，向采購部門提交《供應(yīng)商資質(zhì)文件變更申請表》，并附上最新的資質(zhì)文件副本。采購部門對變更申請進行初審，檢查資質(zhì)文件的有效性和完整性，確認變更后的資質(zhì)是否符合公司采購要求。初審?fù)ㄟ^后，將申請表及資質(zhì)文件提交至質(zhì)量管理部門、法務(wù)部門進行審核。質(zhì)量管理部門重點審查資質(zhì)文件變更對供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的影響，如生產(chǎn)許可證變更是否涉及生產(chǎn)工藝調(diào)整、質(zhì)量體系認證證書變更是否影響產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性等；法務(wù)部門審查資質(zhì)文件的合法性和合規(guī)性。質(zhì)量管理部門和法務(wù)部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋至采購部門。審核通過后，采購部門將申請表及審核意見提交至檔案管理部門進行檔案信息更新；審核不通過的，采購部門應(yīng)通知供應(yīng)商重新提交相關(guān)材料或說明情況。檔案管理部門更新供應(yīng)商資質(zhì)文件檔案，并在變更記錄臺賬中記錄變更信息。同時，對變更后的資質(zhì)文件進行妥善保管，以備后續(xù)查閱。（三）供應(yīng)產(chǎn)品信息變更1.變更內(nèi)容：包括供應(yīng)產(chǎn)品種類、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、包裝要求、價格等。2.變更流程：供應(yīng)商如需變更供應(yīng)產(chǎn)品信息，應(yīng)提前[X]個工作日向采購部門提交《供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品信息變更申請表》，詳細說明變更產(chǎn)品的具體情況，并提供相關(guān)技術(shù)文件、產(chǎn)品樣品等資料。采購部門對變更申請進行初審，評估變更對公司采購計劃、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等方面的影響。初審?fù)ㄟ^后，將申請表及相關(guān)資料提交至質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門進行審核。質(zhì)量管理部門對變更后的產(chǎn)品進行質(zhì)量評估，審查其是否符合公司質(zhì)量標準和使用要求；財務(wù)部門根據(jù)變更后的產(chǎn)品價格等信息，核算成本變化情況，并提出財務(wù)意見。質(zhì)量管理部門和財務(wù)部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋至采購部門。審核通過后，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商確定變更后的合作條款，如價格調(diào)整、交貨期變更等，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議。采購部門將申請表、審核意見及補充協(xié)議提交至檔案管理部門進行檔案信息更新。檔案管理部門更新供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品檔案信息，包括產(chǎn)品清單、技術(shù)文件、價格記錄等，并在變更記錄臺賬中詳細記錄變更過程和相關(guān)信息。（四）合作條款變更1.變更內(nèi)容：包括交貨期、付款方式、售后服務(wù)條款、違約責(zé)任等合作條款的變更。2.變更流程：供應(yīng)商或公司采購部門提出合作條款變更需求時，應(yīng)填寫《供應(yīng)商合作條款變更申請表》，說明變更原因及具體變更內(nèi)容。采購部門對變更申請進行初審，分析變更對公司采購成本、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性等方面的影響。初審?fù)ㄟ^后，將申請表提交至法務(wù)部門、財務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門審查變更條款的合法性和合規(guī)性，確保公司權(quán)益得到保障；財務(wù)部門評估變更對公司資金流動、成本核算等財務(wù)方面的影響。法務(wù)部門和財務(wù)部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋至采購部門。審核通過后，采購部門與供應(yīng)商就變更條款進行協(xié)商談判，達成一致意見后簽訂合作條款變更協(xié)議。采購部門將申請表、審核意見及變更協(xié)議提交至檔案管理部門進行檔案信息更新。檔案管理部門在供應(yīng)商檔案中更新合作條款記錄，并在變更記錄臺賬中記錄變更詳情。（五）其他變更1.變更內(nèi)容：除上述變更類型外，其他涉及供應(yīng)商檔案信息的變更，如供應(yīng)商業(yè)績評價、信用等級調(diào)整等。2.變更流程：由相關(guān)部門（如采購部門、質(zhì)量管理部門等）根據(jù)供應(yīng)商實際情況提出變更申請，填寫《供應(yīng)商其他變更申請表》，說明變更事項及依據(jù)。申請部門對變更申請進行初步審核，確保申請內(nèi)容真實、合理。審核通過后，將申請表提交至涉及的其他相關(guān)部門（如財務(wù)部門、法務(wù)部門等）進行聯(lián)合審核。各相關(guān)部門按照各自職責(zé)對變更申請進行審核，重點關(guān)注變更對公司采購業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況、法律風(fēng)險等方面的影響。審核部門在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋至申請部門。審核通過后，申請部門將申請表及審核意見提交至檔案管理部門進行檔案信息更新。檔案管理部門按照規(guī)定更新供應(yīng)商檔案信息，并在變更記錄臺賬中記錄變更情況。四、審核與審批（一）審核環(huán)節(jié)1.采購部門負責(zé)對供應(yīng)商檔案變更申請進行初審，重點審查變更申請的必要性、合理性以及相關(guān)證明材料的真實性和完整性。2.質(zhì)量管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門按照各自職責(zé)對供應(yīng)商檔案變更申請進行專業(yè)審核，審查變更事項對公司采購業(yè)務(wù)、質(zhì)量保證、法律合規(guī)、財務(wù)狀況等方面的影響。（二）審批環(huán)節(jié)1.對于一般性的供應(yīng)商檔案變更，由采購部門負責(zé)人進行審批。審批意見應(yīng)明確是否同意變更，并對變更后的風(fēng)險進行評估。2.對于涉及重大采購政策調(diào)整、大額資金變動、重要合作條款變更等重大事項的供應(yīng)商檔案變更，需提交公司管理層進行審批。公司管理層應(yīng)綜合考慮公司戰(zhàn)略目標、采購成本、供應(yīng)鏈風(fēng)險等因素，做出最終審批決定。五、檔案更新與存檔（一）檔案更新1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審核通過的供應(yīng)商檔案變更申請，及時在供應(yīng)商檔案系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。更新后的信息應(yīng)與原始檔案資料保持一致，并確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.對于紙質(zhì)檔案資料，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的檔案編號和分類標準，將變更后的資料替換原檔案中的相應(yīng)內(nèi)容，并進行重新裝訂和歸檔。（二）存檔要求1.供應(yīng)商檔案變更后的資料應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案檢索和查詢機制，便于公司內(nèi)部相關(guān)部門在需要時能夠快速準確地查閱供應(yīng)商檔案變更信息。3.對于電子檔案，應(yīng)進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地理位置。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對供應(yīng)商檔案變更管理工作進行審計監(jiān)督，檢查變更流程是否合規(guī)、審核審批環(huán)節(jié)是否執(zhí)行到位、檔案更新與存檔是否及時準確等。2.采購部門、質(zhì)量管理部門、檔案管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案變更情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。自查