PAGE_規(guī)范家長學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)家長學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高家長學(xué)校管理水平，保障家長學(xué)校各項工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校家長學(xué)校檔案管理工作，包括但不限于家長學(xué)校組織架構(gòu)、教學(xué)活動、學(xué)員信息、家校溝通記錄等各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映家長學(xué)校工作實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集家長學(xué)校各項工作形成的檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保檔案整理、分類、編號等工作的一致性。4.保密性原則：對涉及學(xué)員隱私、學(xué)校機(jī)密等信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立家長學(xué)校檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施家長學(xué)校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)家長學(xué)校各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的形成、積累和整理工作，對歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等具體工作，確保檔案整理規(guī)范。2.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的查閱、借閱手續(xù)，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.及時對檔案進(jìn)行統(tǒng)計，掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見。（四）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.家長學(xué)校組織架構(gòu)文件，包括成立批復(fù)、章程、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員名單等。2.教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教材、課件等教學(xué)資料。3.學(xué)員報名登記表、學(xué)籍檔案、學(xué)習(xí)成績記錄、考核評價結(jié)果等學(xué)員信息。4.家長會、家長培訓(xùn)、家校溝通活動等相關(guān)記錄，如會議通知、議程、記錄、發(fā)言稿等。5.家長學(xué)校工作的總結(jié)、匯報、調(diào)研報告等材料。6.與家長學(xué)校相關(guān)的圖片、音頻、視頻等資料。7.上級主管部門及其他相關(guān)部門發(fā)來的文件、通知、信函等。8.其他與家長學(xué)校工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并做好備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類?？煞譃榫C合管理類、教學(xué)管理類、學(xué)員管理類、家校溝通類等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度類別順序號”的格式，如“2023教學(xué)管理001”。3.裝訂：將紙質(zhì)檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。對于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行裁剪或粘貼處理。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所及設(shè)施1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。2.檔案存放應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：家長學(xué)校組織架構(gòu)文件、重要的教學(xué)成果材料、涉及學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃等檔案應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價值確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上異地保管。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.學(xué)員家長因特殊原因需要查閱學(xué)員檔案的，需提交書面申請，說明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校審核同意后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱范圍僅限于學(xué)員個人信息及學(xué)習(xí)成績等相關(guān)內(nèi)容，不得查閱其他學(xué)員檔案或?qū)W校機(jī)密信息。3.校外單位或個人因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的范圍內(nèi)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。（二）借閱手續(xù)1.本校教職工因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.學(xué)員家長原則上不得借閱檔案，如遇特殊情況確需借閱的，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納一定的押金。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.校外單位或個人借閱檔案的，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.對已無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對《檔案銷毀清冊》進(jìn)行審核，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀檔案進(jìn)