PAGE公積金中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公積金中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公積金管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公積金中心各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公積金中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公積金業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理公積金業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公積金繳存人個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等重要檔案信息予以保密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，為公積金管理工作提供有力支持。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公積金中心設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公積金中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，提高檔案查詢(xún)效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公積金中心內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公積金繳存業(yè)務(wù)檔案：包括繳存單位和個(gè)人的開(kāi)戶(hù)資料、繳存基數(shù)申報(bào)資料、繳存明細(xì)等。2.公積金提取業(yè)務(wù)檔案：包括提取申請(qǐng)資料、審核審批資料、資金發(fā)放記錄等。3.公積金貸款業(yè)務(wù)檔案：包括貸款申請(qǐng)資料、審批資料、合同文本、抵押物資料、還款記錄等。4.財(cái)務(wù)管理檔案：包括財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.行政管理檔案：包括中心發(fā)文、收文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。6.信息化建設(shè)檔案：包括系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資料等。7.其他與公積金業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為綜合管理類(lèi)、繳存類(lèi)、提取類(lèi)、貸款類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢(xún)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公積金中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公積金管理工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：涉及公積金重要業(yè)務(wù)決策、重大資金往來(lái)、長(zhǎng)期債權(quán)債務(wù)等方面的檔案。保管期限為10年的檔案：一般性業(yè)務(wù)檔案、短期財(cái)務(wù)資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引。2.電子檔案：應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄和索引。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公積金中心內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.外部相關(guān)單位依法依規(guī)查閱公積金檔案的。3.繳存人本人或其授權(quán)代理人查閱本人公積金相關(guān)檔案的。（二）利用手續(xù)1.公積金中心內(nèi)部各部門(mén)查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等，經(jīng)公積金中心分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱內(nèi)容涉及重要機(jī)密的，應(yīng)報(bào)公積金中心主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.繳存人本人或其授權(quán)代理人查閱本人公積金相關(guān)檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)核實(shí)身份后，予以查閱。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。（四）檔案借閱1.因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表、財(cái)務(wù)部門(mén)代表等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公積金中心檔案管理制度，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、利用價(jià)值等因素進(jìn)行。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公積金中心分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，記錄應(yīng)妥善保存。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明銷(xiāo)毀情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公積金檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)滿(mǎn)足檔案查閱和利用的要求。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整，符合檔案存儲(chǔ)和利用的標(biāo)準(zhǔn)。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化處理后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢(xún)功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公積金中心內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)的工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門(mén)的工作流程和操作規(guī)范，是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案的安全保管情況，包括檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備、溫濕度控制、防火防盜等措施的落實(shí)情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、安全性等。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)